伝達ツールから始める

伝達ツールの紹介

伝達ツールは非常に柔軟性が高いため、電子メールの外部に格上げして代わりに正式な Procore 記録システムで維持したいほぼすべての通信を管理するために使用できます。

以下は、現在の顧客による伝達ツールの使用方法に基づいて、伝達ツールで何ができるかについてのアイデアです。

管理者の手順:

伝達ツールは、Procore の他のツールとは異なります。ほとんどの Procore ツールは情報提供依頼などの特定のビジネス プロセスに適用され、関連するフィールドのセットがあらかじめテンプレート化されています。たとえば、すべての情報提供依頼には「担当者」フィールドと「期日」フィールドがありますが、伝達ツールは自由に設定できます。会社に新しい伝達タイプを設定する場合、どのデータ フィールドをそれに関連付けるかを決定することも含めて、基本的に「カスタム Procore ツール」を最初から構築することになります。つまり、初期構成手順がいくつか必要になります。

Procore は、伝達タイプ用に、以下の事前に構築されたテンプレートを提供していることに注意してください。

• 付録
• 公示
• 変更依頼
• クライアントのガイドライン
• 制約
• 早期警告通知書
• 工期延長
• 一般の通信
• 学んだ教訓
• 書簡
• 基本合意書
• 材料依頼
• 軽減プラン
• 遅延通知書
• 着工通知書
• 事後請求通知
• 許可申請
• プロジェクト依頼
• リスクの識別
• 現場作業指示書

事前に構築されたテンプレートは、会社レベルの管理者ツールで見つけることができます。「伝達タイプのテンプレートを追加する」を参照してください。これらのテンプレートは、伝達ツールの使用を開始するための簡単な方法です。独自の伝達タイプを作成する準備ができたら、以下の手順に従ってください。

以下では、チームに新しい伝達タイプを設定するための推奨手順について説明します。会社用に複数の伝達タイプを作成できます。次のガイドラインでは、１つの伝達タイプを設定する手順を説明します。

• 通信タイプを作成する
• フィールドのセットの作成と適用
• 権限を調整する
• プロジェクトで詳細設定を構成する

考慮すべきこと

• 伝達タイプに付ける名前は、その使用目的を明確に説明する必要があります (いくつかの例が上記のリストに示されています)。種類は、プロジェクトチームがプロジェクト内で新しい伝達を開始する時に最初に目にするものであるため、チームが認識して理解できるタイプの名前を選択してください。
  • [推奨] - プロジェクトチームが理解しやすく、認識しやすいように、伝達タイプ名内に接頭辞を定義します。これにより、プロジェクトチームは、図面マークアップツールで使用する時や他のツールにリンクする時に、伝達タイプをすぐに認識しやすくなります。
• 権限は種類レベルで適用され、テンプレート ベースです (通常は会社レベルの権限ツール内の役割ごと)。したがって、 誰が この伝達タイプを表示および使用する必要があるかを検討し、別の対象者との伝達に対応するために別の種類を作成します (例えば、下請業者への一般通知書は、発注者への一般通知書とは別の種類になります)。詳細については、「 伝達: 権限」を参照してください。
• [推奨] - 伝達タイプを作成する時に「既定で非公開」を選択します。伝達権限は役割ベースであるため、この手順を実行すると、(すべての下請業者ではなく) 特定の関係者 (特定の下請業者など) のみが、割り当てまたは配信された伝達を参照できるようになります。(反対に、伝達タイプの目的が、特定プロジェクト役割のすべてのメンバーに情報を放送することである場合 [例:すべての下請業者]、「既定で非公開」オプションの選択を解除する必要があります。)
• 伝達タイプは、プロジェクト ホームページのプロジェクト概要チャートの独自の行にも表示されます。このようにして、各伝達タイプ内の項目のステータスを簡単に追跡できます。
• 会社がカスタム ツール (Procore カスタム ソリューションズ チームによって構築された) を使用している場合、カスタム ツール名と一致する伝達タイプを持つことはできません。すでにカスタム ツールに関連付けられている伝達タイプを使用する場合は、カスタム ツール名を変更することをお勧めします。

ステップ

考慮すべきこと

• このステップでは、どの情報 (またはデータ フィールド) をこの伝達タイプに関連付けるかを決定します。追加するフィールドは、プロジェクトチームが実際のプロジェクトでこの伝達タイプを使用するときに「実際に」どのような情報を収集するかを決定します。例えば、この伝達タイプには期日、添付書類フィールド、または費用への影響を文書化する場所が必要ですか?
• フィールドを「必須」または「オプション」としてマークしたり、完全に非表示にしたりできます。
• カスタム フィールドを追加して、フィールドのセットをさらにカスタマイズできます。
• さまざまなプロジェクトの種類のデータ ニーズの変化に対応するために、特定の伝達タイプに対して複数の異なるフィールドのセットを作成できます。

ステップ

伝達タイプを作成したら、その伝達タイプのフィールドのセットの作成を完了できます。

考慮すべきこと

• 伝達の権限設定はテンプレート ベース (通常は役割に従って) であり、会社の権限ツールで処理されます。
• 他の Procore ツールと同様に、各伝達タイプは独自の権限セットを取得します。権限設定には、なし、読み取り専用、標準、管理者、およびアクセス権限が含まれます。

ステップ

1. 会社の [権限] ツールに移動します。
2. [プロジェクト権限テンプレート] タブをクリックします。
3. アクセス権限を付与するテンプレートの横にある [アクション] をクリックし、[テンプレートの編集] を選択します。
4. 「伝達タイプとカスタム ツール」セクションまでスクロールします。
5. 各伝達タイプの行の「なし」、「読み取り専用」、「標準」、または「管理者」列のボタンを選択します。
6. 山括弧 > アイコンをクリックして、伝達タイプごとにアクセス権限メニューを開閉します。
   注: このアイコンは、[読み取り専用] または [標準] のボタンが選択されている場合にのみ表示されます。
7. 「すべてオンにする」チェックボックスをオンにして、権限テンプレートで伝達ツールのアクセス権限をすべて有効にします。
   注: 伝達ツールのアクセス権限がすべて有効になっている場合、このチェックボックスの名前は「すべてオフにする」に変わります。
   または
   権限テンプレートで有効にするアクセス権限ごとにチェックボックスをオンにします。

8. [保存する] をクリックします。

ステップ

計画

伝達は非常に柔軟であるため、チームのニーズに最適な効率的な方法で伝達を使用できるように、事前に包括的なプランを立てることが重要です。

除外する

除外と導入を成功させるには、チームが参加して新しい機能を使い始める必要があります。つまり、人々はその機能、その使用に対する期待、そしてヘルプやフィードバックが得られる場所を認識する必要があるということです。