文書管理の入門 - 文書の編成と保存されたビュー
概要
背景
ほとんどの文書管理ツールでは、フォルダーを使用して文書を整理し、アクセスできるようにします。フォルダーでは、各文書の改訂版が実際にはフォルダー内に存在する必要があり、同時に２つ以上のフォルダー内に存在することはできないため、問題が発生する可能性があります。これは、アクセスが制限されている進行中の文書には有効ですが、文書がレビューのために提出され、その後拒否されるか、より広い対象者に公開されると問題になります。建設業界では、建設文書の改訂と時間の経過に伴うステータスの変化について、追跡可能な単一の履歴を維持することが不可欠です。異なる目的や対象者向けのフォルダー間で改訂版を手動でコピーまたは移動する必要がある場合、追跡可能性が失われ、チームが古い情報に基づいて作業するリスクが生じます。
Procore の文書管理ツールを使用すると、文書の改訂版にはそれを説明する属性がタグ付けされ、検索フィルターを使用してすばやく見つけることができます。たとえば、フィルターを使用して、承認された最新の建築図面を検索したり、会社から発行された拒否された文書を表示したりできます。これらの検索フィルターを「保存されたビュー」として保存すると、自分やチームが文書を見つけやすくなります。これにより、ファイルの重複によるリスクや欠点がなく、標準のプロジェクト フォルダー構造の利点が得られます。
仕組み
文書属性に基づく組織
文書の改訂版が提出されると、ユーザーは [文書] タブでその改訂版にアクセスできるようになります。プロジェクトに設定された権限グループとルールにより、各ユーザーが表示できる文書の改訂版が自動的に制御されます。各文書に関連付けられたメタデータにより、ユーザーは必要な文書にすばやくアクセスでき、アクセス権のある文書のみが表示されます。
チュートリアルを表示する動画
ベストプラクティス
保存したビューの構成を開始する前に、次の点を考慮してください:
- 通常、プロジェクトには標準のフォルダー構造を使用しますか? その場合は、保存されたビューを作成してフォルダー構造を複製し、文書へのアクセスを効率的に制御できます。
手記： 保存されたビューは、 コレクション内にネストされます。 - チームがすぐにアクセスできるようにしたいのは、どの種類の文書か?
- 現場チームが利用できるようにしたい建設文書とは何ですか?
例
フォルダー内の文書を手動で再編成する必要はなく、保存されたビューはフィルターによって制御されます。つまり、文書のリストは自動的に更新されます。
Paul という名前の文書管理者が、承認済みの電気図面の保存されたビューを作成したいとします。 Paul は、公開済みコレクション (既に承認済み文書をフィルター処理しています) から開始して、次の追加のフィルターを選択して、新しい保存されたビューを作成します。
- 分野:電気
- 種類: 図面
次のレッスン: 保存されたビューを使用した文書の整理 - 構成する
構成する
文書管理ツールで文書がどのように整理されるかについて学習したので、Procore で次のアクションを実行する準備が整いました:
アクション項目
保存済みビューを作成する
管理者がユーザーにすばやくアクセスできるようにしたいカテゴリの場合、保存されたビューのアクセス権を「プロジェクト内の全員」に設定できます。 さらに、すべてのユーザーが独自のパーソナライズされたビューを作成できます。
手記： 現在、プロジェクトの保存されたビューは各プロジェクト内で個別に作成する必要がありますが、将来的には、会社の複数のプロジェクト間で保存されたビューを標準化できるようになります。
