文書管理の入門 - 文書の権限

概要

背景

単一の建設文書には、その存続期間中に数十回の改訂と数百回のマイナーバージョン更新が行われることがあります。これらの各改訂は、プロジェクトのさまざまな段階、目的、対象者に適しています。多くのプロジェクトでは、これらの改訂版はさまざまなフォルダーに分散しており、手動での権限管理が必要になります。ただし、Procore の文書管理ツールを使用すると、「コンテナ」内の個々の文書改訂版に対する権限を自動的に制御できます。ツールは、ステータス、段階、種類、分野などの改訂版の属性を使用して、権限を自動的に決定できます。

仕組み

文書管理ツールでは、ツール自体へのアクセスを許可する一般的な Procore ツール権限と、属性に基づいて個々の文書改訂版へのアクセスを許可する柔軟な「権限グループ」の２つの権限レベルが使用されます。

プロジェクトのさまざまなユーザーロールまたは会社ごとに権限グループを作成し、特定のルールを設定して、これらのグループがアクセスできる文書の改訂版とアクセス権のレベルを自動的に制御できます（例: ビューア、発注者、または管理者)。権限は、設定の構成ページの [権限] タブと、ワークフローツールの権限テンプレート内でさらにカスタマイズできます。

権限についての詳細はこちら

動画

注

ワークフローに関連する権限については、このガイドの次のセクションで説明します。

ベストプラクティス

文書管理ツールの権限を構成する前に、次の点を考慮してください:

プロジェクト文書への異なるレベルのアクセスを必要とする、プロジェクト上のユーザーロールの個別のセットとは何ですか?
これらのグループは何にアクセスでき、このアクセスを決定するにはどの文書フィールドが必要ですか?
- たとえば、プロジェクトマネージャーと文書コントローラーに、システム内のすべての文書改訂版に対する「管理者」アクセス権を付与し、現場チームには承認されたプロジェクト図面に対する「ビューア」アクセス権のみを付与することを検討できます。
文書管理ツール自体の設定を変更できるのは誰ですか?

例

Paul は文書管理チームのメンバーです。彼は会社の次の個人に権限を割り当てています:

Jake、彼の会社のもう一人の文書管理者。
彼の会社のプロジェクトマネージャー、Sarah。
コンクリート下請業者の職長を務める Matt。

プロジェクトのディレクトリツールで、Paul は、文書管理ツールのユーザーに割り当てる権限を「管理者」または「標準」レベルから選択します。

Paul は Jake と自分自身に「管理者」レベルの権限を割り当てます。
これにより、ツールを完全に制御できるようになり、文書ワークフローを対応開始および監視できるようになります。
Paul は Matt と Sarah に「標準」レベルの権限を割り当てます。
標準アクセスでツールを使用し、文書承認ワークフローに参加できます。ただし、ツール自体の設定を変更する権限はありません。

権限をさらに調整するために、Paul は、文書管理ツールで２つの異なる権限グループを使用します。

Paul は、Jake、Sarah、そして自分自身を「文書コントローラー」権限グループに追加します。
文書をアップロードして提出できるようになり、文書管理プロセスが合理化されます。
Paul は Matt を「コンクリート下請業者」権限グループに追加します:
彼には、文書のステータスに関係なく、彼の会社から発信されたすべての文書に対する「発注者」アクセス権が付与されます。さらに、他の分野に関連する建設用に発行された図面や技術提案に対する「ビューア」アクセス権も付与されます。