文書管理入門 - アップロード要件

概要

背景

前のレッスンで説明したように、文書管理ツールは文書属性を使用して、個々の改訂版に対するユーザー権限を制御し、命名基準を生成し、文書を簡単に取得できるように整理します。したがって、アップロードされた文書に十分な属性がない場合、後で簡単に見つけられないという大きなリスクがあります。そのため、ファイルをアップロードする前に、どのフィールドが必須であるかを設定することが非常に重要です。さらに、これらのアップロード要件は文書書類ごとにカスタマイズでき、命名基準を適用する必要があるかどうかを指定できます。

重要

名前、種類、ステータス、および改訂版のフィールドは、すべての文書で常に入力必須です。

仕組み

ツールの「設定の構成」ページの「アップロード要件」セクションでは、すべての文書が従う必要がある既定のルールを設定できます。既定のルールを上書きし、特定の文書種類にのみ適用する条件付きルールを作成することもできます。

これらのルールにより、アップロードされた文書のどのメタデータフィールドに入力する必要があるか、およびプロジェクトの命名基準が強制されるかどうかが決まります。

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ベストプラクティス

文書管理ツールのアップロード要件をセットする前に、次の点を考慮してください:

種類に関係なく、システムにアップロードされるすべての改訂版にはどのような属性と命名要件が存在する必要がありますか?
文書の種類に応じてどのような要件を変える必要がありますか?
注: プロジェクト全体で使用できる命名基準は１つだけですが、文書の種類ごとにそれを適用するかどうかを決定できます。
プロジェクトでは重複するリビジョン識別子が許可されますか? 既定では、[リビジョン] フィールドは編集可能なフィールドとして設定されますが、[バージョン] フィールドは常に編集不可能な一意の識別子です。以前のアップロードのリビジョン番号と一致するように [リビジョン] フィールドを手動で編集するオプションがあるため、ユーザーは、まったく新しいリビジョンと見なすことなく、軽微な編集を施したファイルをアップロードできます。ただし、管理者は、必要に応じて、特定の文書タイプに対して改訂版が一意であることを要求できます。

次のレッスン: アップロード要件 - 構成する

構成する

文書管理ツールのアップロード要件について学習したので、Procore で次のアクションを実行する準備が整いました:

動画

1. 既定のルールを編集する

「設定の構成」ページの「アップロード要件」セクションで、既定のルールを確認し、必要に応じて変更します。命名基準を適用するかどうかを選択したり、アップロードされた文書に必要なフィールドを選択したり、重複したリビジョン識別子を許可するかどうかを決定したりできます。
手記： ステータス、種類、改訂版、および名前フィールドは、文書管理ツールの会社のフィールドのセット内で必須にすることを決定したその他のフィールドと同様に、常に入力必須です。