文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング

文書を検索する

1. 検索バーに検索語を入力します。
   一致する結果が自動的に入力されます。
2. 検索をクリアしたい場合は、検索バーの [x ] をクリックします。
   

文書を絞り込む

1. 表の上部にある [ フィルター ] をクリックします。  このボタンは、すでにフィルターを適用している場合、または「保存されたビュー」を表示している場合、 [その他のフィルター ] と呼ばれます。
2. 検索結果を自動的に絞り込むには、1 つ以上のフィルターを選択します。
   先端：一部のフィルタータイプには、オプションとして「Me」があります。「自分」を選択すると、自分に割り当てられた文書、自分が作成した文書、自分が更新した文書などに結果が絞り込まれます。
3. 追加オプション:
   • フィルターの [ x ] をクリックして削除します。
   • すべてのフィルターを削除するには、[ すべてのフィルターをクリア ] をクリックします。

文書を並べ替える

1つ以上の列をクリックして、それらの属性でリストを並べ替えることで、検索結果の順序を決定します。

1. テーブルで、文書を並べ替える基準となる列名 (列ヘッダー) をクリックします。
   結果はすぐに並べ替えられます。もう一度クリックすると、矢印で示される昇順と降順が切り替わります。
   手記： 列設定 アイコンをクリックして、[この列で並べ替え] を選択することもできます。
2. 複数並べ替え: 2 つ以上のフィールドでリストの順序を決定する場合は、次の手順に従います。 たとえば、リストを主に「種類」で並べ替えるだけでなく、「名前」で並べ替えて、特定のファイルの種類の各セクション内で結果がファイル名のアルファベット順に並べることができます。
   1. 主要な並べ替え条件として使用する列ヘッダーをクリックします。
   2. キーボードの Shift キーを押しながら、第 2 の並べ替え条件として使用する別の列の列ヘッダーをクリックします。この手順を繰り返して、属性を追加します。
      正しく行われると、最初の選択肢には列ヘッダーに 1 が表示され、2 番目の選択肢には 2 が表示されます。
   3. すでに選択されている列を Shift キーを押しながらクリックすると、優先度が切り替わり、結果が並べ替えられます。たとえば、第 1 の優先度の属性が 2 番目の優先度に変わります。

文書内のテキストを検索する

注: 現在、PDF ファイルのみ検索できます。

1. 検索する文書を開きます。
2. 右側のツールバーで、[検索]アイコンをクリックします。
3. 検索語を入力し、キーボードの Enter キーまたは Return キーを押します。
   一致する結果は、文書上および検索結果リスト内で強調表示されます。