文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング

文書を検索する

1. 検索バーに検索語を入力します。
   一致する結果が自動的に入力されます。

2. 検索をクリアしたい場合は、検索バーの [x ] をクリックします。

文書を絞り込む

1. テーブルの上部にある [ フィルター ] をクリックします。このボタンは、すでにフィルターを適用している場合、または保存されたビューを表示している場合 [その他のフィルター] と呼ばれます。

2. 検索結果を自動的に絞り込むには、1 つ以上のフィルターを選択します。
   ヒント！： 一部のフィルターの種類には、オプションとして [自分] があります。[ 自分 ] を選択すると、自分に割り当てられた文書、自分が作成した文書、自分が更新した文書などに結果が絞り込まれます。

3. プレースホルダー一致ビューとフィルターの場合: [アップロード] または [文書] タブ内で作業する場合、期限を過ぎた項目を分離したり、ファイル一致の競合を解決したりするための特殊なフィルターとビューを選択できます。

   • 完全一致:ビューをフィルタリングして、単一のプレースホルダー候補の名前、形式、メタデータに完全に一致するアップロード済みドキュメントを表示し、すばやく大量の ユーザー確認またはリサイクルできるようにします。

   • 近い一致: ビューをフィルタリングして、既存のプレースホルダーと名前と形式を共有しているが、手動のフィールド解決またはリサイクルを必要とするオプションのメタデータの競合を含むアップロード済みファイルを表示します。
     「文書管理ツールのプレースホルダーとは何ですか?」を参照してください。 文書管理ツールでプレースホルダーを作成および管理する方法。

4. 追加オプション:

   • フィルターの [ x ] をクリックして削除します。

   • すべてのフィルターを削除するには、[ すべてのフィルターをクリア ] をクリックします。

ヒント

右上のボタンを使用して、各文書の 最新の改訂版 のみを表示するか、[ すべての改訂版 ] を表示するかを切り替えることも、検索結果を絞り込む方法です。メインテーブルは、選択に応じて更新されます。

「すべての改訂版」を選択した場合、[改訂版] 列には文書の各改訂版の改訂版識別子が表示されます。文書の改訂版をリストにグループ化する場合は、「名前」列ヘッダーをクリックしてテーブルを並べ替え直す必要がある場合があります。

文書を並べ替える

1つ以上の列をクリックして、それらの属性でリストを並べ替えることで、検索結果の順序を決定します。

1. テーブルで、文書を並べ替える基準となる列名 (列ヘッダー) をクリックします。
   結果はすぐに並べ替えられます。もう一度クリックすると、矢印で示される昇順と降順が切り替わります。
   メモ：列設定 アイコンをクリックして、[この列で並べ替え] を選択することもできます。

2. 複数並べ替え: 2 つ以上のフィールドでリストの順序を決定する場合は、次の手順に従います。たとえば、リストを主に「種類」で並べ替えるだけでなく、「名前」で並べ替えて、特定のファイルの種類の各セクション内で結果がファイル名のアルファベット順に並べることができます。

   1. 主要な並べ替え条件として使用する列ヘッダーをクリックします。

   2. キーボードの Shift キーを押しながら、第 2 の並べ替え条件として使用する別の列の列ヘッダーをクリックします。この手順を繰り返して、属性を追加します。
      正しく行われると、最初の選択肢には列ヘッダーに 1 が表示され、2 番目の選択肢には 2 が表示されます。

   3. すでに選択されている列を Shift キーを押しながらクリックすると、優先度が切り替わり、結果が並べ替えられます。たとえば、第 1 の優先度の属性が 2 番目の優先度に変わります。

      ヒント

      どの列を表示、固定、その順序など、追加の列設定を構成するには、「 文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。列の設定を保存したビューに保存することもできます。

文書内のテキストを検索する

メモ： 現在、検索できるのはPDFファイルのみです。

1. 検索する文書を開きます。

2. 右側のツールバーで、[検索]アイコンをクリックします。

3. 検索語を入力し、キーボードの Enter キーまたは Return キーを押します。
   一致する結果は、文書上および検索結果リスト内で強調表示されます。