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Procore

伝達事項内の文書管理ファイルを共有する

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regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

目的

文書管理ツールから伝達事項にファイルを添付して文書を共有すること。

背景

伝達ツールを使用して伝達事項を作成し、文書管理ツールから文書を簡単に共有できます。添付書類は文書管理ツールから直接リンクされるため、文書の完全な履歴、コンテキスト、および権限が維持されます。

重要

プロジェクトで伝達ツールを表示し、伝達事項を作成するには、会社レベルの管理者ツールに伝達タイプが存在する必要があります。「新しい伝達タイプを作成する」を参照してください。

伝達ツールの詳細については、「伝達ユーザーガイド」を参照してください。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • プロジェクトの文書管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。
      そして
    • 項目の伝達の種類に対する「標準」もしくは「管理者」レベルの権限、または権限テンプレートで「案件を作成する」アクセス権限が有効になっている案件の伝達の種類に対する「読み取り専用」レベルの権限。
  • 追加情報:
    • 添付したファイルにユーザーがアクセスできるように、文書管理ツールで必要な権限グループにユーザーが追加されていることを確認してください。「文書権限の表示と管理」を参照してください。
    • 文書管理ファイルを伝達事項に添付すると、文書管理ツールのファイルの icon-info3.png情報パネルに伝達事項へのリンクが表示され、ユーザーはファイル共有を追跡できます。
    • 文書管理の添付書類の動作の違いについて学習する: 文書管理の添付書類と他のツールの添付書類の違いは何ですか?
    • 現在、次の状況が存在します。
      • 文書管理の添付書類を表示またはダウンロードするには、ユーザーは Procore にログインする必要があります。
      • 文書管理ファイルは、伝達事項内のカスタム フィールドまたはユーザー応答に添付できません。

ステップ

注

添付したファイルにユーザーがアクセスできるように、文書管理ツールで必要な権限グループにユーザーが追加されていることを確認してください。「文書権限の表示と管理」を参照してください。

伝達事項の作成または編集

  1. プロジェクトの [伝達] ツールに移動します。
  2. 新しい伝達事項を作成するには、[作成] メニューをクリックし、使用可能な伝達タイプを選択します。
    または
    既存の伝達事項にファイルを追加するには、その項目の [編集] をクリックします。
  3. 必要に応じて、伝達事項の情報を追加または編集します。
  4. [添付書類] セクションで、[ファイルの添付]　をクリックします。
  5. [文書管理]　をクリックします。
  6. 共有したいファイルを見つけます。次のアクションが利用可能です:
    • [検索] バーと [フィルター] メニューを使用して、タグまたはキーワードとファイル属性でフィルターします。
    • 以前の改訂を表示するには、[改訂を表示] の横にあるトグルをクリックします。
    • 列ヘッダーをクリックして、ファイルの並べ替え方法を変更します。
    • 列の 垂直の省略記号 icon-ellipsis-vertical.pngアイコンをクリックすると、列を基準にピン留め、サイズ自動調整、または並べ替えができます。
  7. 添付する各ファイルの横にあるチェックボックスをオンにするか、上部にあるチェックボックスをオンにして使用可能なファイルを選択します。
    correspondence-pdm-files.png
  8. [添付] をクリックします。
  9. 添付文書は文書管理ツールのデータテーブルに表示されます。
    pdm-data-table-corro.png

    必要に応じて、添付文書を確認または編集できます。
    • [ファイル名] をクリックすると、ビューアで開きます。
    • ファイルを削除する必要がある場合は、次のようにします。
      • 1つのファイルを削除するには、ファイルの上にマウスを置き、 削除 icon-delete-trash6.png アイコンをクリックします。
      • 複数のファイルを削除するには、各ファイルの横にあるチェックボックスをオンにして、テーブルの上にある の削除icon-delete-trash6.png アイコンをクリックします。
  10. 伝達事項を保存する準備ができたら、次の操作を行います。
    • 新しい伝達事項の場合は、[作成して発行] または [草案として保存] をクリックします。
    • 既存の項目を編集した場合は、[ 保存] をクリックします。
      手記： ファイルを伝達事項に添付すると、文書管理ツールのファイルのicon-info3.png情報パネルに伝達事項へのリンクが表示され、ユーザーはファイル共有を追跡できるようになります。

文書管理ファイルを使用した電子メールの送信

伝達ツールを使用すると、ユーザーが表示およびダウンロードできる安全な文書管理ファイル リンクを含む電子メールを自動または手動で送信できます。

自動電子メール

Procore は、プロジェクトの伝達ツール内の伝達事項に対して特定のアクションが完了すると、電子メール通知を送信します。伝達事項に文書管理ファイルが添付されている場合、それらのファイルへのリンクが、配信時の各ファイルの改訂版識別子とステータスとともに電子メール ダイジェストに含まれます。

手動電子メール

伝達ツールからファイルを手動で送信するには、次の手順に従います:

  1. プロジェクトの [伝達] ツールに移動します。
  2. 関連する伝達事項を開きます。
  3. 省略記号icon-vertical-ellipsis-box-pfcp.pngアイコンをクリックします 
  4. [電子メール] を選択します。
  5. ユーザーにアクセス権を与える文書管理ファイルを添付するなど、電子メール フォームに入力します。


ユーザーが伝達事項内および伝達電子メール内の添付書類を表示またはダウンロードする方法については、「伝達事項内の文書管理ファイルの表示とダウンロード」を参照してください。