プロジェクト、リソース、スケジュールの先読みメールを毎週送信する

目的

プロジェクトの関係者にスケジュール電子メールを送信します。

考慮すべきこと

• 必要なユーザー権限:
  • プロジェクトのスケジュール ツールの「管理者」権限。
    手記： スケジュール ツールの権限テーブル ページで情報を表示または編集するには、プロジェクトのディレクトリ ツールに対する「管理者」権限も必要です。
• 必要条件:
  • 毎週電子メールを送信するには、プロジェクトのディレクトリ ツールでスケジュール通知設定を有効にする必要があります。「スケジュール通知電子メールを構成する」を参照してください。
• 追加情報：
  • 指定された期間に To Do 項目やタスクがない場合、またはタスクが 100% 完了している場合、電子メールは自動的に送信されません。ただし、[今すぐ送信] をクリックすると、電子メールは送信されます。

ステップ

1. プロジェクトのスケジュールツールに移動します。
2. [設定の構成] アイコンをクリックします。
3. [電子メール配信] をクリックします。
4. 次のオプションから選択します。
   • 週次プロジェクト スケジュールを送信するには:
     1. トグルをクリックしてオンの位置にすると、プロジェクト スケジュールの今後のすべてのタスクを示す電子メールが、指定されたユーザーに毎週送信されます。 
     2. 電子メールを送信するタイミングと、電子メールに表示される週数を設定します。
     3. この情報の設定が完了したら、[ ユーザー権限] ページに移動します。
     4. [ 電子メール権限 ] 列で電子メールを受信するユーザーを選択します。
        注: 週次プロジェクト スケジュール電子メールが電子メール配信経由で送信され、ユーザーが週次プロジェクト スケジュール電子メールを有効にしている場合、ユーザーは電子メール設定に表示されている週数のスケジュールの電子メールを受信します。
     5. [保存する] をクリックします。
     6. 毎週のプロジェクト スケジュールをすぐに送信したい場合は、以下の手順に従ってください。
        1. [電子メール配信] ページに戻ります。
        2. [今すぐ送信] をクリックします。
   • 週次リソース スケジュールを送信するには:
     1. トグルをクリックしてオンの位置にすると、プロジェクト スケジュールの今後のすべてのタスクを示す電子メールが、指定されたユーザーに毎週送信されます。 
     2. 電子メールを送信するタイミングと、電子メールに表示される週数を設定します。
     3. この情報の設定が完了したら、[ ユーザー権限] ページに移動します。
     4. [ 電子メール権限 ] 列で電子メールを受信するユーザーを選択します。
        注: リソース電子メールが電子メール配信経由で送信され、ユーザーリソースがその期間内のスケジュールアクティビティに割り当てられている場合、リソース電子メールはその個々のユーザーに送信されます。
     5. [保存する] をクリックします。
     6. 週次リソース スケジュールをすぐに送信する場合は、以下の手順に従ってください。
        1. [電子メール 配信] ページに戻ります。
        2. [今すぐ送信] をクリックします。
   • 週次先読み電子メールを送信するには
     1. トグルをクリックしてオンの位置にすると、先読みスケジュールで今後のすべてのタスクを示す電子メールが、指定されたユーザーに毎週送信されます。 
     2. メールをいつ送信するかを設定します。
     3. この情報の設定が完了したら、[ メール配信] 列に移動します。
     4. [ 電子メール権限 ] 列で電子メールを受信するユーザーを選択します。
        注: 先読み電子メールが電子メール配信を介して送信され、ユーザーのリソース、会社、または個人が最新の先読みの先読みスケジュールアクティビティに割り当てられている場合、先読み電子メールはその個人ユーザーに送信されます。
     5. [保存する] をクリックします。
     6. 先読みメールをすぐに送信する場合は、以下の手順に従ってください。
        1. [電子メール配信] ページに戻ります。
        2. [今すぐ送信] をクリックします。

関連項目

• プロジェクト スケジュールを表示
• 毎週のプロジェクトおよびリソース スケジュールの電子メールを無効にする