文書管理ツールのプレースホルダーとは何ですか?

それはなんですか。

プレースホルダーは、以下を定義する構造化コンテナとして機能します。

• 必要なもの:文書の名前と種類。

• 期限が来たら:提出の具体的な締め切り。

• 責任者:下請業者またはコンサルタントに当事者意識を持つことを割り当てる。

なぜそれを使用するのですか?

断片化されたスプレッドシートに頼ったり、提出資料ツールを誤用したりする代わりに、プレースホルダーを使用すると次のことが可能になります。

• 追跡の一元化:期待されるすべての成果物を、外部のトラッカーではなく 1 か所に保管します。

• 一貫性の確保:ファイルが存在する前に、命名規則とメタデータを事前に定義します。

• 説明責任の推進:不足している文書や期限を過ぎた文書を簡単に特定して、プロジェクトの遅延を回避します。

• 計画に合わせる:MIDP と TIDP からの要件をシームレスに管理します。

実際のファイルの準備ができたら、プレースホルダーを置き換えるだけで、事前に設定されたすべての情報を即座に継承します。

プレースホルダーを管理する

• プレースホルダーを 1 つ手動で作成できますか?
  はい。個々のプレースホルダーを作成するには、[アップロード] タブから [追加] をクリックして [手動で作成] を選択します。これにより、インポート テンプレートを使用せずに新しい行に文書属性を入力できます。

• プレースホルダーを複製するにはどうすればよいですか?
  [アップロード] タブの既存のプレースホルダー行の横にあるチェックボックスをオンにして、[行を複製] をクリックします。
  メモ：[プレースホルダーの作成] をクリックする前に、改訂段階や文書段階などの一意の属性を少なくとも 1 つ変更する必要があります。Procore では、同一のプレースホルダーを作成することはできません。

• プレースホルダーにアップロードされたファイルをプレビューできますか?
  はい。プレースホルダー行にファイルをアップロードした後、[レビュー] アイコンをクリックしてビューアで文書を開きます。ファイルが正しくない場合は、[削除]アイコンをクリックしてファイルを削除し、送信する前に新しいバージョンをアップロードしてください。

• プレースホルダー アクションは変更履歴で追跡されますか?
  はい。文書の変更履歴に、プレースホルダーが作成されたとき、ファイルがアップロードされたとき、正式に提出されたときなど、プレースホルダー固有のイベントが含まれるようになりました。

プレースホルダー電子メール通知

プレースホルダーの電子メール ダイジェストは、毎日午後 4:00 (ローカル プロジェクト時間) に管理者が構成した受信者に送信されます。これらの通知は、次の 5 つの異なるイベントの種類を集計します。

1. 割り当てられたプレースホルダー: プレースホルダーがユーザーに割り当てられたとき。

2. 期限 Tomorrow: プレースホルダーの締め切りが翌日の場合。

3. 期限切れ: 過去 90 日以内に期限を過ぎたプレースホルダーの場合。

4. アップロードされたファイル: ファイルがプレースホルダーに直接アップロードされた場合。

5. 提出済み: 文書がプレースホルダースロットに正式に提出されたとき。

ユーザーは電子メールから [Procore で表示] をクリックして、項目のフィルタリングされたリストを表示したり、プレースホルダー リストのオフライン CSV ファイルの概要をダウンロードしたりできます。

完全一致と近接一致の違い

以下は、ファイルをアップロードするときの完全一致と完全一致の違いを示しています。

• 完全一致: ファイル名、形式、およびメタデータは、1 つのプレースホルダー スロットと完全に一致します。システムは、ユーザーによる迅速な確認を待って、それらを自動マージします。

• 近い一致:ファイル名と形式は一致しますが、オプションのメタデータ フィールドに不一致があるか、1 回のアップロードに一致するプレースホルダーが複数あります (その逆も同様です)。ユーザーは、ファイルとプレースホルダーを手動でペアリングし、マージする前にフィールドの競合を解決する必要があります。

文書管理ツールでプレースホルダーを作成および管理する方法を学びます。