文書管理ツールのプレースホルダーとは何ですか?
回答
文書管理ツールでは、プレースホルダーは、予定されているがまだ利用できない文書のデジタル予約です。これにより、プロジェクトチームは、実際のファイルがアップロードされる前に、将来の成果物を追跡できます。現在、フェーズ 1 では、プレースホルダーにアップロードできるドキュメントは 1 つだけです。一括アップロード機能はフェーズ 2 で導入される予定です。
それはなんですか。
プレースホルダーは、以下を定義する構造化コンテナとして機能します。
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必要なもの: 文書の名前と種類。
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期限が来たら: 提出の具体的な締め切り。
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責任者: 下請業者またはコンサルタントに所有権を割り当てる。
なぜそれを使用するのですか?
断片化されたスプレッドシートに頼ったり、提出資料ツールを誤用したりする代わりに、プレースホルダーを使用すると次のことが可能になります。
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追跡の一元化: 期待されるすべての成果物を、外部のトラッカーではなく 1 か所に保管します。
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一貫性の確保: ファイルが存在する前に、命名規則とメタデータを事前に定義します。
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説明責任の推進: 不足している文書や期限を過ぎた文書を簡単に特定して、プロジェクトの遅延を回避します。
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計画に合わせる: MIDP と TIDP からの要件をシームレスに管理します。
実際のファイルの準備ができたら、プレースホルダーを置き換えるだけで、事前に設定されたすべての情報を即座に継承します。
文書管理ツールでプレースホルダーを作成および管理する方法を学びます。