コレクションを作成して編集する
目的
プロジェクトレベルの文書管理ツールでプロジェクトのコレクションを編集します。
バックグラウンド
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このチュートリアルでは、そこに表示されるファイルを絞り込む特定の属性 (フィルター) を使用してプロジェクト コレクションを設定する方法を学習します。 |
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考慮すべきこと
- 必須ユーザー権限:
- プロジェクトの文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
- プロジェクトには、最大 10 個のカスタム コレクションを含めることができます。
- 新しいプロジェクトには、次のコレクションと保存されたビューが自動的に含まれますが、これらはプロジェクトの最大 10 個のカスタム コレクションにはカウントされません。
- 発行済み 1 (コレクション)
- すべての公開済み文書 2 (保存されたビュー)
- 図面 3 (保存されたビュー)
- 仕様 3 (保存されたビュー)
- レビュー中 4 (コレクション)
- レビュー中のすべての文書 4 (保存されたビュー)
- 自分に割り当て済み 4 (保存されたビュー)
- 自分の会社に割り当て済み 4 (保存されたビュー)
手記：これにより、そのユーザーまたは会社のユーザーが、その文書改訂の保留中の担当者としてリストされているすべての文書がフィルタリングされます。
- すべての文書 4 (保存されたビュー) - [保存されたビュー] パネルの下部にあり、フィルターが適用されていないプロジェクトのすべての文書が一覧表示されます。保存されたビューは、そこから作成できません。
- 発行済み 1 (コレクション)
1 管理者は、必要に応じて名前を変更し、フィルターを変更または追加できますが、削除または複製することはできません。
2 削除、複製、名前の変更はできず、フィルターは「公開済み」コレクション用に選択されたフィルターです。
3 管理者は必要に応じてフィルターを追加できますが、削除、複製、名前変更はできません。
4 削除、名前変更、複製はできず、フィルターはいかなる方法でも編集できません。
「文書管理ツールで特定の保存されたビューを編集または削除できない理由は何ですか?」を参照してください。
- [保存されたビュー] パネルの最初のコレクションは、ユーザーが文書管理ツールを開いたときに自動的に開く保存されたビューを決定します。「コレクションを並べ替える」を参照してください。
ステップス
注
文書管理ツールの設定は、プロジェクトの管理者ツールでも管理できます。「 管理者ツールで文書管理設定を構成する」を参照してください。
- プロジェクトの [ 文書管理 ] ツールに移動します。
- [設定を構成]
アイコンをクリックします。 - [表示] タブをクリックします。
- 次のタスクから選択します。
コレクションを作成する
- [コレクションを作成] をクリックします。
- コレクションを構成するには、次のフィールドに入力します:
- コレクション名:ユーザーがコレクション内で見つけることができる文書の種類を表す名前を付けます。
- 説明： これは、ユーザーがドキュメント リストの上の階層リンクでコレクション名の横にある情報
アイコンをクリックすると表示されます。 - 既定の表示: コレクションの既定の表示を設定します。文書のすべての改訂版をリストに表示するか、最新の改訂版のみを表示するかを選択します。各ユーザーは、コレクションを表示しているときにいつでも手動で表示を切り替えることができます。文書をクリックした後、文書の改訂版を表示することもできます。
- アイコン： [保存されたビュー] パネルの [コレクション名] の左側に表示されるアイコンを選択します。
- 属性の選択:属性カテゴリを選択し、ドロップダウンを使用してコレクションに適用する属性 (フィルター) を選択します。
たとえば、コレクションにプロジェクトの建設前の段階で承認された図面のみを含める場合は、次の属性を選択します。- プロジェクトの段階 > 施工前
- [種類] > [DR - 図面]
- AP >ステータス - 承認
手記： 属性カテゴリを選択したが、その属性を選択しない場合は、属性カテゴリを削除してコレクションを作成する必要があります。
- [作成] をクリックします。
新しいコレクションは、[表示設定] ページと [文書] タブの [保存されたビュー] パネルに表示されます。
コレクションを並べ替える
- 移動するコレクションの [グリップ]
アイコンにカーソルを合わせます。
ポインタが手のアイコンに変わります。 - コレクションをクリックして上下にドラッグし、並べ替えます。リリースすると、コレクションが新しい場所にドロップされます。
手記： このリストの一番上にあるコレクションによって、ユーザーが文書管理ツールを開いたときに自動的に読み込まれる保存済みビューが決まります。このツールでは、コレクション内の最初の保存されたビューは、常にそのコレクションのすべての文書を含むビューであり、これは、そのコレクションが管理者の「ビュー」設定ページの最初にリストされている場合に自動的に読み込まれる保存されたビューです。
