コレクションを作成して編集する

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目的

プロジェクトレベルの文書管理ツールでプロジェクトのコレクションを編集します。

バックグラウンド

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

このチュートリアルでは、そこに表示されるファイルを絞り込む特定の属性 (フィルター) を使用してプロジェクト コレクションを設定する方法を学習します。

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

考慮すべきこと

1 管理者は、必要に応じて名前を変更し、フィルターを変更または追加できますが、削除または複製することはできません。

2 削除、複製、名前の変更はできず、フィルターは「公開済み」コレクション用に選択されたフィルターです。

3 管理者は必要に応じてフィルターを追加できますが、削除、複製、名前変更はできません。

4 削除、名前変更、複製はできず、フィルターはいかなる方法でも編集できません。

「文書管理ツールで特定の保存されたビューを編集または削除できない理由は何ですか?」を参照してください。

ステップス

注

文書管理ツールの設定は、プロジェクトの管理者ツールでも管理できます。「 管理者ツールで文書管理設定を構成する」を参照してください。

  1. プロジェクトの [ 文書管理 ] ツールに移動します。
  2. [設定を構成]icons-settings-gear.pngアイコンをクリックします。 
  3. [表示] タブをクリックします。
  4. 次のタスクから選択します。

コレクションを作成する

  1. [コレクションを作成] をクリックします。
  2. コレクションを構成するには、次のフィールドに入力します:
    • コレクション名:ユーザーがコレクション内で見つけることができる文書の種類を表す名前を付けます。
    • 形容： これは、ユーザーがドキュメント リストの上の階層リンクでコレクション名の横にある情報icon-info3.pngアイコンをクリックすると表示されます。
    • 既定の表示: コレクションの既定の表示を設定します。文書のすべての改訂版をリストに表示するか、最新の改訂版のみを表示するかを選択します。各ユーザーは、コレクションを表示しているときにいつでも手動で表示を切り替えることができます。文書をクリックした後、文書の改訂版を表示することもできます。
    • アイコン： [保存されたビュー] パネルの [コレクション名] の左側に表示されるアイコンを選択します。
    • 属性の選択:属性カテゴリを選択し、ドロップダウンを使用してコレクションに適用する属性 (フィルター) を選択します。
      たとえば、コレクションにプロジェクトの建設前の段階で承認された図面のみを含める場合は、次の属性を選択します。
      • プロジェクトの段階 > 施工前
      • [種類] > [DR - 図面]
      • AP >ステータス - 承認

手記： 属性カテゴリを選択したが、その属性を選択しない場合は、属性カテゴリを削除してコレクションを作成する必要があります。

  1. [作成] をクリックします。
    新しいコレクションは、[表示設定] ページと [文書] タブの [保存されたビュー] パネルに表示されます。

2024-04-29_Views Settings Page.png

コレクションを並べ替える

  1. 移動するコレクションの [グリップ] icon-reorder-grip.png アイコンにカーソルを合わせます。
    ポインタが手のアイコンに変わります。
  2. コレクションをクリックして上下にドラッグし、並べ替えます。リリースすると、コレクションが新しい場所にドロップされます。
    手記： このリストの一番上にあるコレクションによって、ユーザーが文書管理ツールを開いたときに自動的に読み込まれる保存済みビューが決まります。このツールでは、コレクション内の最初の保存されたビューは、常にそのコレクションのすべての文書を含むビューであり、これは、そのコレクションが管理者の「ビュー」設定ページの最初にリストされている場合に自動的に読み込まれる保存されたビューです。

2024-07-12_first saved view is where users land.png

以下もご覧ください