設定を構成する: 文書管理

リージョンの可用性
文書管理ツールは、一部の国でご利用いただけます。 米国ではまだ Procore アカウントでは利用できません。 詳細については、Procore の担当者にお問い合わせください。

目的

プロジェクトレベルの文書管理ツールの詳細設定を構成すること。

背景

文書管理ツールの重要な設定は、[設定を構成] ページで管理されます。たとえば、権限グループの作成と管理、文書の権限設定のカスタマイズ、文書メタデータのフィールドの標準化などです。

考慮すべきこと

動画

ステップ

注

文書管理ツールの設定は、プロジェクトの管理者ツールでも管理できます。「 管理者ツールで文書管理設定を構成する」を参照してください。

  1. プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
  2. [設定を構成]icons-settings-gear.pngアイコンをクリックします。
  3. 利用可能なアクションについては、次のセクションを参照してください。

「ビュー」タブ

[ ビュー ] タブをクリックして、プロジェクトのコレクションを作成します。コレクションは文書のフィルタリングと整理に役立つため、ユーザーは必要な改訂版をすばやく見つけることができます。コレクションに関連する次の記事を参照してください。

2024-07-03_Views tab in Configuration Settings.png

権限タブ

[権限] タブをクリックして、次の設定にアクセスします。

pdm-permissions-tab.png

権限グループ

[ 権限グループ] セクションでは、権限グループを作成および管理して、プロジェクト内の文書へのアクセスを制御できます。 権限グループに関連する次のチュートリアルを参照してください。

文書の権限

[文書権限] セクションでは、ユーザーやグループが文書に対して実行できるアクションをカスタマイズできます。「文書権限の設定の表示と管理」を参照してください。

ワークフローの権限

このセクションで選択される権限は、ワークフロー内の文書に固有です。ここで設定されたアクセス権限は、上記文書のアクセス権限で設定された通常のアクセス権限を無効にします。「文書管理ツールでのワークフロー権限の表示と管理」を参照してください。

 

文書タブ

[文書] タブをクリックして、次の設定にアクセスします。

pdm-settings-documents-tab.png

アップロード要件

[アップロード要件] セクションでは、文書のアップロードに必要な命名標準と必須フィールドを選択できます。「 文書のアップロード要件を編集する」を参照してください。

命名基準

[命名標準 ] セクションでは、アップロード済み文書に自動的に適用される命名標準を構築できます。 「文書の命名標準を編集する」を参照してください。

文書フィールド

[文書フィールド] セクションでは、文書メタデータ フィールドの表示、特定のフィールドを非アクティブまたはアクティブとしてマーク、およびフィールド オプションの説明の編集を行うことができます。

フィールド オプションの説明を編集するには 、「文書フィールド」セクション内から次の手順に従います。
手記： ここで行った変更は、現在のプロジェクトにのみ適用されます。

  1.  ドロップダウン メニューからユーザーに「ステータス」や「分野」などのオプションを提供するフィールドの名前をクリックします。
  2. [ フィールドの編集 ] ボタンをクリックします。
  3. 編集するオプションを見つけて、[説明] 列のテキストをクリックして変更します。
  4. 「 保存 」ボタンをクリックします。
    手記： 変更は現在のプロジェクトにのみ影響します。

会社レベルでのフィールド変更については、「文書管理ツールのカスタムおよび既定のフィールドとフィールドのセットを管理する」を参照してください。

ワークフロー タブ

[ワークフロー] タブをクリックして、次の設定にアクセスします。
注: 組織が Procore のワークフロー ツールを使用している場合にのみ、ワークフロー タブが表示されます。

Workflows tab_PDM Settings_2024-11-14_08-55-06.png

文書のワークフロー

プロジェクトに1つ以上のワークフローが割り当てられている場合は、このセクションでワークフローを表示および構成できます。

手記： 特定の種類の文書エラーが発生した場合、プロジェクト管理者は「アクション要」の保存されたビューでそれらを解決できます。

ワークフロー担当者を一括編集する

ワークフロー テンプレートの [担当者] または [ワークフロー管理者] を編集するには、次の手順に従います。

  1. 変更するテンプレートを見つけて、「役割」列の人アイコンをクリックします。
  2. 変更を進行中のワークフロー テンプレートとワークフローに適用するか、今後テンプレートを使用する文書のワークフロー テンプレートのみに適用する か を選択します。
    手記： 進行中のワークフローを含めることを選択した場合、[保存] をクリックすると、それらのワークフローに変更が反映され、削除された担当者は現在または今後のワークフロー ステップに応答できなくなります。 ただし、前の手順で既に行われた応答は保持されます。
  3. 必要に応じて担当者を変更します。 フィールド内をクリックして新しい名前を追加するか、名前の横にある [x] をクリックして削除します。
  4. 「保存」をクリックします。

その他のワークフロー テンプレート構成オプションについては、「 文書管理ツールのワークフローについて」または「プロジェクトでカスタム ワークフロー テンプレートを構成する」を参照してください。

関連項目