文書管理ツールで保存されたビューを編集する

regional availability
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目的

プロジェクトの文書管理ツールで 保存されたビュー を編集すること。

バックグラウンド

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

コレクションのフィルターは、その中の保存されたビューに対して選択できるフィルターに影響します。 たとえば、「レビュー中」コレクション内に「電気」保存ビューを構築する場合、コレクションは既に IR-レビュー中 ステータスの文書を除くすべての文書を除外しているため、 保存されたビューは、分野ドロップダウン メニューからフィルター E-Electrical を追加するだけで済みます。 「レビュー中」コレクションによって除外されるため、ユーザーは DR-Draft ステータスを追加できません。 つまり、コレクションと保存されたビューには親子関係があります。 保存されたビュー (子) は、コレクション (親) のフィルターを採用します。

考慮すべきこと

ステップ

  1. プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
  2. [ 文書] タブが表示されていることを確認します。
  3. 保存されたビュー パネルで、更新するビューをクリックします。
    手記： [保存されたビュー] パネルが非表示の場合は、表の上部にある [保存されたビュー icon-show-saved-views.pngを表示]アイコンをクリックします。
  4. 次のアクションが利用可能です:

保存されたビュー フィルターを更新する

作成した保存済みビューに表示される文書に変更を加える場合は、次のステップに従ってください。 管理者が作成した保存済みビューのフィルターを変更することもできますが、新しいフィルターを保存するには、新しい保存済みビューを作成する必要があります。

  1. 保存されたビューの名前をクリックします。
  2. [ その他のフィルター] icon-filter2.png メニューから、フィルターを追加または削除して、ビューに表示する文書を変更します。
    • 変更が加えられると、保存されたビューの名前の横に [更新] ボタンが表示され、代わりに まったく新しい保存されたビュー を作成する場合は [作成] ボタンがアクティブになります。
    • [更新] ボタンが表示されない場合、保存されたビューは自分が作成したものではないため、編集できません。
    • 最新改訂版/すべての改訂版フィルターの場所など、フィルタリングの詳細については、「文書の検索とフィルタリング」を参照してください。
  3. 保存されたビューの名前の横にある [ 更新 ] をクリックします。変更は保存されたビューに自動的に適用されます。
    2024-07-02_Update a saved view.png

保存されたビューの列を更新する

列の設定を保存して、保存されたビューの一部にすることができます。 列を変更し、保存されたビューの名前の横に表示される [更新] ボタンをクリックします。 表示する列、その順序、左または右に固定する列などの設定を保存できます。詳細なガイドラインに従い、「文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

保存されたビューの名前または説明を編集する

保存されたビューの名前または説明を変更する場合は、次のステップに従ってください。 文書管理ツールに対する「管理者」権限がある場合は、保存されたビューをプロジェクトの全員に表示されるように変更することもできます。

  1. [保存されたビュー] セクションで、詳細を編集する保存されたビューの横にある 垂直の省略記号 icon-ellipsis-vertical.png アイコンをクリックします。
    手記： このアイコンを表示して保存されたビューの詳細を編集するには、保存されたビューの作成者またはプロジェクトの管理者である必要があります。
  2. [ 名前と説明の編集] をクリックします。
    これにより、「保存されたビューの更新」ウィンドウが開きます。
  3. 必要に応じて [名前] フィールドと [説明] フィールドを更新します。
    手記： 文書管理ツールに対する「管理者」権限がある場合は、「表示アクセス」フィールドで「プロジェクト内の全員」を選択することで、個人の保存されたビューをプロジェクトの全員が表示できるビューに変更することもできます。ただし、プロジェクト表示を個人表示に戻すことはできません。
  4. 「 更新」をクリックします。
    2024-07-02_Edit name and description of saved view.png

関連項目