文書管理 - 構成ガイド
背景
Procore の文書管理ツールを初めて使用する前に、機能を活用するためにいくつかの設定と情報を構成する必要があります。文書管理ツールの機能の概要については、「文書管理ツールについて」を参照してください。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 会社レベルの管理ツールで設定を構成するには、会社レベルのディレクトリ ツールに対する「管理者」権限。
- プロジェクトレベルの管理ツールで設定を構成するには、プロジェクトレベルのディレクトリ ツールに対する「管理者」権限。
- 文書管理ツールで設定を行うには、文書管理ツールに対する「管理者」権限。
- 文書管理ツールの権限に関するその他の考慮事項については、「文書管理ツールで、権限はどのように機能しますか?」を参照してください。
動画
会社レベルの構成
管理者ツール
構成可能なフィールドのセットと既定フィールドを管理する
会社管理者は、会社レベルの管理者ツールの文書管理ツール ページで、文書フィールドのフィールドのセットとオプション (分野、ステータス、っ種類など) を管理できます。「文書管理ツールの構成可能なフィールドのセットと既定のフィールドを管理する」および「文書管理ツールのさまざまなフィールドとは何ですか?」を参照してください。
注: 文書管理ツールの [設定の構成] ページで、プロジェクトレベルでフィールド オプションを表示するか非表示にするかを選択できます。以下の「フィールド オプションの表示または非表示」セクションを参照してください。
カスタム プロジェクト ステージの追加または管理
Procore 管理者は、プロジェクトに使用するカスタム プロジェクトの段階を追加および管理できます。「カスタム プロジェクトの段階を追加する」および「プロジェクトの構築段階を変更する」を参照してください。管理者ツールで設定した段階は、文書管理ツールの文書の「段階」フィールドに入力されます。「段階」は文書の入力必須フィールドとして設定することもできます。「アップロード要件を編集する」を参照してください。
ワークフロー ツール
文書のワークフロー テンプレートを設定する
文書の承認ワークフローを使用する場合は、ワークフロー テンプレートを設定し、プロジェクト用に構成する必要があります。「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。
プロジェクトレベルの構成
管理者ツール
プロジェクトの場所を追加または更新
命名標準を使用してファイル名に基づいてデータ入力を自動化している場合 (「文書管理ツールにファイルをアップロードする際に、Procore が自動的に入力できるものは何ですか?」を参照)、プロジェクト内の場所コードが、ファイル名で使用されているコードと一致していることを確認する必要があります。「階層化された場所をプロジェクトに追加する」を参照してください。
例
ファイル名がVTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdf で、L01 が場所を示す場合、プロジェクト内の場所のコードとして「L01」を入力する必要があります。場所のコードを追加するには:
- プロジェクトレベルの [管理者] ツールの [場所] ページに移動します。
- 「場所の設定」で、「オプションのコードを含める」の横にあるチェックボックスをオンにします。
- プロジェクトに追加する場所ごとに、「コード」フィールドにコードを入力します。
ファイル名に場所コード セグメントが含まれるファイルを文書管理ツールにアップロードすると、一致するコードが場所フィールドに自動的に入力されます。
プロジェクト コードを追加する
プロジェクトレベルの管理者ツールの「コード」フィールドは、ファイルのアップロード用のプロジェクト フィールドにデータを入力するために使用されます。「プロジェクト作成ページの「コード」フィールドとは何ですか?」を参照してください。文書をアップロードする前に、プロジェクトの「コード」フィールドに必ずコード (通常は「Vortex」の場合は「VTX」などの接頭辞または略語) を入力してください。
ディレクトリ ツール
プロジェクトレベルのディレクトリにユーザーを追加する
文書管理ツールの権限グループを作成する前に、ディレクトリにユーザーと会社を追加する必要があります。「プロジェクト ディレクトリにユーザーと会社を一括追加する」または「プロジェクト ディレクトリにユーザー アカウントを追加する」を参照してください。
注: 命名基準の「作成者」フィールドを使用する場合は、ディレクトリ内の会社の「略称」フィールドに入力する必要があります。
文書管理ツール
権限を設定する
文書管理ツールでは、ツール自体へのアクセスを許可する一般的な Procore ツール権限と、属性に基づいて個々の文書改訂版へのアクセスを許可する柔軟な「権限グループ」の２つの権限レベルが使用されます。
プロジェクトのさまざまなユーザーロールまたは会社ごとに権限グループを作成し、特定のルールを設定して、これらのグループがアクセスできる文書の改訂版とアクセス権のレベルを自動的に制御できます（例: ビューア、発注者、または管理者)。権限は、設定の構成ページの [権限] タブと、ワークフロー ツールの権限テンプレート内でさらにカスタマイズできます。
権限の詳細については、「文書管理ツールでの権限の仕組み」を参照してください。詳細な手順については、次のチュートリアルを参照してください:
ヒント
権限グループが作成された後、ディレクトリ ツールで新しいユーザーに文書管理権限グループを割り当てるオプションが利用できます。「新しいユーザーの文書管理権限グループを設定する」を参照してください。文書の設定を構成する
[文書] タブでは、文書のルールを構成できます。「設定の構成: 文書管理」を参照してください。
フィールド オプションの表示または非表示
以前に会社レベルの管理者ツールで文書フィールドを構成した後 (上記の「構成可能なフィールドのセットと既定のフィールド」セクションを参照)、プロジェクト内の単一選択ドロップダウン フィールドで選択できるフィールド オプションを管理できます。フィールド オプションを表示または非表示にする方法については、「フィールドのオプションを表示または非表示にする」を参照してください。
命名基準を構成する
施工不良につながるファイルの重複を避けるために、文書に一意の名前を付けることが不可欠です。文書命名基準は、文書管理ツールで文書命名基準を作成して適用するために使用され、会社、国、またはプロジェクトに存在する可能性のある文書要件を満たすことを保証するのに役立ちます。
命名基準に従って、Procore は各文書名に対応する一意の文書コンテナを作成します。これにより、同じ文書の改訂版が一緒に保持され、ファイルの重複のリスクが軽減され、全員が最新の情報に基づいて作業できるようになります。さらに、アップロード前に命名基準に従ってファイルに名前を付けると、Procore は文書属性を自動的に入力できます。「文書管理ツールにファイルをアップロードするときに Procore が自動的に入力できるデータは何ですか?」を参照してください。
命名基準をセットする方法については、「命名基準を編集する」を参照してください。
アップロード要件を設定する
文書が必要なメタデータと一貫した方法でアップロードされるようにするには、さまざまな種類の文書に特定の条件付きルールを使用して、プロジェクトのアップロード要件を構成します。
これらの要件により、特定の種類の文書をアップロードするときに必要なメタデータ フィールドと、さらに 2 つの文書で重複した改訂版識別子 (番号) が許可されるかどうかが決まります。文書の種類ごとに異なるアップロード要件を設定できます。
アップロード要件を設定する方法については、「アップロード要件を編集する」を参照してください。
プロジェクトの保存されたビューを作成する
ファイルをフォルダーに整理する代わりに、ユーザーが文書を簡単に見つけてアクセスできるようにする保存済みビューを作成できます。
プロジェクト文書の保存済みビューを作成する方法については、「文書管理ツールで保存済みビューを作成する」を参照してください。