会議を作成する

目的

プロジェクトの会議ツールを使って会議を作成すること。

背景

会議ツールを使用して、プロジェクト会議の詳細な議題を作成できます。プロセスの最初の手順は会議を作成することです。このプロセスでは、日付、時刻、場所、出席者を設定できます。このプロセスは、以下の手順で説明されます。会議を作成したら、カテゴリーの作成に進むことができます (「会議カテゴリーを作成する」を参照)。これは、会議案件を件名にグループ化するために使用されます。次に、個々の会議案件 (「会議案件を追加する」を参照) をカテゴリーに追加できます。

考慮すべきこと

• 必要なユーザー権限
• 会議はアジェンダ モードでなければなりません。これは、新しい会議を作成するときの既定の設定です。会議を議事録モードに変換する方法については、「会議を議事録モードに変換する」を参照してください。

ステップ

1. プロジェクトの [会議] ツールに移動します。
2. [+会議の作成] をクリックします。
3. [+ 新規] を選択するか、リストから会議テンプレートを選択します。
4. [会議情報] で、新しい会議について適切なフィールドに記入します。

• Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

• ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

• ミーティングリンク: 出席者がアクセスできるように、ビデオ会議のリンクをコピー & ペーストします。
  手記： 会議リンクをハイパーリンクとして表示するには、その URL 全体 (https:// で始まる) を含める必要があります。

• Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

• Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

• Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

• Timezone: Select a timezone for the meeting.

• Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

• End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

  SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

注: [開始時刻] または [終了時刻] が選択されていない場合、Procore はこれらを自動的に午前 12:00 に設定します。

• Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

• Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     手記： [議事録承認要求 ] フィールドで [はい] を選択すると、出席者の応答ワークフローがトリガーされます。

4. [作成してアジェンダに進む] をクリックします
   筆記：
   • 会議が作成されたことを確認するバナーが表示され、ページ タイトルが「アジェンダ 」に変わります
   • 会議に追加のカテゴリーを追加したい場合は、「会議カテゴリーを作成する」を参照してください。
   • 会議に会議案件 (アジェンダ案件とも呼ばれる) を追加したい場合は、「会議案件を追加する」を参照してください。
   • 「未区分項目」と呼ばれる１つのカテゴリーが、Procore によって自動的に会議に追加されます。名前を上書きすることで、このカテゴリの名前を変更することができます。次のオプションがあります:

次のステップ

• 会議カテゴリーを作成する
• 会議案件を追加する

関連項目

• 会議を表示
• 会議を編集する
• テンプレートから会議を作成する
• 出席者として議事録を承認、拒否、コメントする