ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - 配信と改訂
注
このページでは、提出資料パッケージの使用で推奨されるベスト プラクティスを説明します。プロジェクトの提出資料ツールに関するチュートリアルや動画などを表示するには、こちらをクリックしてください。はじめに
この最後の提出資料パッケージの記事では、提出資料の終了、作成者への返却、改訂版の作成、その他有用な情報について説明します。
パッケージ配信
提出資料管理者は通常、提出資料ワークフローが終了すると、個々の案件を請負業者 (有責) または提出者に返送します。提出資料案件にはそれぞれワークフローや承認があるため、「提出資料を配信する」で説明したように、すべての提出資料案件は個別の電子メールで配信されます。
パッケージ改訂
配信と同様、提出資料案件は異なるワークフローで個別に承認されるため、パッケージ レベルの改訂版はありません。「ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - はじめに」を再び参照すると、これにより「業界」パッケージで指定した２つのオプションのうち１つを選択する必要がなくなります。再提出が必要な案件だけを処理することで、全体の承認時間が短縮されます。パッケージ内の案件の改訂を管理する方法は他にもありますが、最もよく使われるのはこの２つです:
オプション１: 案件を同じパッケージで再提出する
提出資料案件について改訂を作成すると、そのパッケージと以前のデータは自動的に引き継がれます。これは、提出資料の改訂をすべて同じパッケージに入れることを想定しています。特に「最新の改訂版」フィルターと組み合わせることで、すべてをまとめて素早く参照できるようになるため、このオプションは最も一般的で推奨される方法です。
「最新の改訂版」フィルター
このフィルターは、パッケージ ビューで適用された後、それを削除するまで、プロジェクトのユーザー アカウントに対して有効です。提出資料のステータスに関係なく、最新バージョンのみを表示するため、このフィルターは現場チームにとって非常に便利です (図面における「最新のセット」のようなもの)。フィルターのスクリーンショットを以下に示します:
フィルター オフ:
フィルター オン:
注
最初の案件の否認が配信されたらすぐに改訂版を作成することをお勧めする主な理由のひとつは、このフィルターにあります。そうすると、その案件がまだ提出待ちの状態であることを示す新しい項目が即座に作成されます。この結果、現場メンバーが未承認案件をクリックしてビルドする可能性は格段に低くなります。オプション２: 否認された案件を新しいパッケージで再提出する
このオプションを使用すると、改訂された提出資料を新たに作成したパッケージに含めることができます。プロジェクトの設計チームがパッケージの管理や番号付けを非常に厳しく要求する場合、これは役に立つかもしれません。欠点は、特定の案件を探すために多くのパッケージを調べなければならないことです。
特に「提出者」の役割を使用している場合は、案件が忘れ去られるのを防ぐため、最初の案件の否認が配信されたらすぐに改訂版を作成することをお勧めします ( 「提出資料の改訂版を作成する」を参照)。このプロセス中に設定された期日と、期限超過通知により、見落しを防ぐことができるでしょう。
結論
これらの記事により、Procore の提出資料パッケージ機能の目的と利点がより明確になったことと思います。この機能がすべてのチームやプロジェクトに理想的にマッチするわけではないことは理解していますが、次のプロジェクトで提出資料の整理方法を計画する際には、この結論を念頭に置いてください。
- パッケージから送信されるワークフロー通知がないと、提出資料パッケージは単なる整理ツールとしてしか使用されない可能性があります。提出資料案件を表示し、グループ化するためのもう一つの方法に過ぎないと考えられます。
- 提出資料パッケージの活用方法がまだ不明な場合は、幅の広い案件分類を試しに使ってみることをお勧めします。このオプションは、あなたがこれまで案件を扱ってきた方法に近いと思われるかもしれません。自分に合わないと判断すれば、多くの提出資料案件を管理する必要がなくなります。
- 提出資料パッケージの使用は、あなたのプロジェクトにとって今すぐには最適な選択肢ではないかもしれませんが、その機能は時間とともに進化し、将来、あるいは別のプロジェクトで、よりうまく機能する可能性があります。ぜひニュー リリース ウェビナーに登録し、新リリースの更新情報を入手してください。