送付伝票を作成する
目的
プロジェクトの送付伝票ツールを使用して 送付伝 票を作成すること。
背景
プロジェクトの送付伝票ツールを使用すると、ファックスや配送チャネルを介して他のユーザーに送信されたプロジェクト情報の記録を作成できます。送付伝票を作成し、そのコピーを受領者に電子メールで送信すると、送信者、受領者の名前、関連する日付など、すべての情報が取得され、Procore プロジェクトに保存されます。たとえば、ユーザーの電子メール システムがダウンしていて、正式な応答を送信する唯一の方法はファックスまたは電話であるとします。このような場合、伝達を追跡するために送付伝票を作成し、Procore で監査目的で履歴記録を使用できるようにします。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 送付伝票を作成するには、プロジェクトの送付伝票ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限が必要です。
- 送付伝票の「宛先」または「CC」フィールドに追加するには、ユーザーをプロジェクト ディレクトリに追加する必要があります。「 プロジェクト ディレクトリにユーザー アカウントを追加する」を参照してください。
ステップ
送付伝票を作成する
- プロジェクトの 送付伝票 ツールに移動します。
- 「作成」をクリックします。
- 次の手順を続けます。
送付伝票に一般情報を追加する
- [一般情報] までスクロールします。
- 次のようにデータ入力を完了します。
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数：Procore は、新しい送付伝票に順番に番号を自動的に割り当てます。この数値は必要に応じて変更できます。
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宛先：プロジェクトのディレクトリからユーザーまたは配信グループを選択します。このアクションにより、指名された個人に送付伝票が割り当てられます。[ 作成して電子メールで送信 ] ボタン (既存の送付伝票を編集する「管理者」ユーザーの場合は [保存して電子メールを送信]) をクリックすると、送付伝票に関する通知が受信者に自動的に電子メールで送信されます。
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CCの:プロジェクトのディレクトリからユーザーまたは配信グループを選択します。このアクションは、指定された個人に送付伝票をコピーします。[作成して電子メールで送信] ボタン (既存の送付伝票を編集する「管理者」ユーザーの場合は [保存して電子メールを送信]) をクリックすると、送付伝票に関する通知が受信者に自動的に電子メールで送信されます。
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送信方法:[ 添付] を選択して、Procore から送付伝票に項目を添付するか、 別のカバーの下に添付します。「 別カバー」を選択した場合は、「Eメール」、「 米国郵便」、「 手渡し」、「 FedEx」、「 UPS」、「 DHL」、「 速達」、「 ファックス」、「 その他」のいずれかのオプションも選択できます。
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プライベート：このチェックボックスをオンにすると、「管理者」レベルのユーザー、「宛先」フィールドと「Cc」フィールドで指定されたユーザー、および既定の配信グループのメンバーを除くすべてのユーザーに対して送付伝票が非表示になります (「 詳細設定を構成する: 送付伝票」を参照)。
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提出された:送付伝票が提出される理由に対応するチェックボックスをオンにします。次の選択肢があります: 承認、 使用、 要求に応じて、 レビューとコメント、または 追加処理。
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注記されたアクション:目的のアクションに対応するチェックボックスをオンにします。次の選択肢があります: 署名のために提出中、提出時に承認済み、メモ付き承認、提出、再提出、返却、修正のために返送、再提出、期日、受領済み、メモ付き受領 日、 送信日。(注: プロジェクトの管理者と協力して、環境内のこれらの各既定のアクションの適切な使用を定義することをお勧めします)。
- 「送付伝票に項目を追加する」に進みます。
送付伝票に項目を追加する
- [新しい送付伝票] ページで、[項目 ] 領域まで下にスクロールします。
- [ 形式 ] ドロップダウンリストから項目を選択します。
筆記：
- 送付伝票には複数の項目を追加できます。
- 送付伝票に項目を追加する場合、文書、プラン、印刷物、サンプル、および施工図の形式の複数のファイルを一度に添付できます。「 送付伝票に複数のファイルを一度に添付するにはどうすればよいですか?」を参照してください。
環境で有効になっている Procore ツールに応じて、次のオプションがある場合があります。
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屋根裏部屋ストック:屋根裏部屋の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します 次に、説明を入力し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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CDの:このオプションを選択すると、コンパクトディスクの送付伝票が作成されます。次に、説明を入力し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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委託契約・発注契約:下請契約用の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します (「下請契約を作成する」を参照)。次に、[説明] リストから下請契約を選択すると、下請契約の日付が自動的にキャプチャされ、コピー数を入力します。
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通信：プロジェクトの電子メール ツールで電子メール メッセージの送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。
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文書：このオプションを選択すると、プロジェクトの文書ツールから文書を選択するように求められます。
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他：別の種類の提出資料を作成するには、このオプションを選択します。次に、説明を入力し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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計画： 建設計画の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。次に、説明を入力し、項目にファイルを添付し、カレンダーから日付を選択して、コピー数を入力します。
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変更指示案: このオプションを選択すると、プロジェクトの元請契約ツールから変更指示案を選択するように求められます。
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元請契約:このオプションを選択すると、プロジェクトの元請契約ツールから契約項目を選択するように求められます。
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プリント：印刷用の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。次に、印刷物の説明を入力し、印刷物のファイルを添付し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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残工事項目:このオプションを選択すると、プロジェクトの残工事リスト ツールから残工事項目を選択するように求められます。
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発注請書:発注書の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します (「 発注書を作成する」を参照)。次に、[説明]リストから購買発注を選択すると、日付が自動的に設定され、部数が入力されます。
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情報提供依頼:このオプションを選択すると、プロジェクトの情報提供依頼ツールから情報提供依頼を選択するように求められます。
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サンプル：サンプルの送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。次に、サンプルの説明を入力し、項目にファイルを添付し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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施工図:施工図の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。次に、施工図の説明を入力し、案件にファイルを添付し、カレンダーから日付を選択して、部数を入力します。
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提出資料記録:提出資料の送付伝票を作成するには、このオプションを選択します。次に、[説明] リストから提出資料を選択し、部数を指定します。
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提出資料パッケージ:このオプションを選択すると、プロジェクトの提出資料ツールから提出資料パッケージを選択するよう促されます。
- [ 追加] をクリックします。
注: 送付伝票に複数のファイルを添付した場合、各ファイルは個別の項目として追加されます。
- 上記の手順を繰り返して、項目を追加します。
以下の図は、完成した [案件] 領域の例を示しています。
注: システムでは、既存の項目を編集することはできません。項目を修正する必要がある場合は、赤い「x」をクリックして削除します。次に、項目を再度追加します。
- 「送付伝票にコメントを追加する」に進みます。
送付伝票にコメントを追加する
- [新しい送付伝票] ページで、[ コメント] 領域までスクロールします。
- 送付伝票に関する追加情報を [コメント] ボックスに入力します。
- 「作成」 または「送付伝票を作成して送信する」に進みます。
送付伝票を作成または作成して送信する
- [新しい送付伝票] ページの一番下までスクロールします。
- 次のオプションから選択します:
- 「宛先」と「Cc」のフィールドにリストされている人に電子メールを送信せずに送付伝票を作成するには、[ 作成] をクリックします。
又は
- 送付伝票を作成し、「宛先」と「CC」のフィールドにリストされている人に電子メール通知を送信するには、[ 作成して電子メール] をクリックします。
注: 送付伝票が作成されると、システムは [関連項目]、[電子メール]、および [変更履歴] タブを表示します。[電子メール] タブでは、ユーザーは送付伝票を他のプロジェクトチーム メンバーに転送できます。「 送付伝票を電子メールで転送する」を参照してください。