財務ポートフォリオで入札会場から契約会場を設定する
目的
財務ポートフォリオの入札会場から契約会場を設定すること。
背景
落札先の入札者を選択すると、契約設定ページが表示されます。このページでは、建材業者との契約のデジタル版を設定します。設定が完了すると、入札会場は契約会場に変換されます。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- プロジェクトへの「制限付き」アクセス権以上。
手記： 「制限付き」アクセス権を持つユーザーは、プロジェクトの入札会場チームに属している必要があります。
- プロジェクトへの「制限付き」アクセス権以上。
- 追加情報：
- [契約設定] ページでは、署名された契約を反映するように契約の価値表を設定します。ただし、Procore の外部で署名済みの契約を取得する必要があります。
前提条件
動画
ステップ
契約会場の設定は、複数のステップからなるプロセスです。リンクをクリックすると、この記事のセクションにジャンプします。
ステップ1: 契約概要情報を入力する
- 必要に応じて、[ 契約概要] セクションの情報を確認して入力します。
- 合計契約金額: 契約金額の合計。
- 費用内訳: 入札フォームに複数の項目が含まれている場合、費用内訳は既定で有効になります。トグルを [オン] の位置にすると、契約を項目ごとに分類したり、一括で残したりすることができます。
- リマインダー: 日付を選択すると、Procore は選択した日付に建材業者に請求書と変更指示を提出するようリマインドする電子メール通知を自動的に生成します。
- リマインダー電子メールを有効にするには、[ リマインダー] ドロップダウン メニューをクリックし、日を選択します。
- 保留金: この契約の保留金を有効または無効にすることを選択できます。保留金は既定では無効になっています。
- 留保金を有効にして留保金の割合を設定するには:
- [保留金] の横にあるトグルをクリックしてオンの位置にします。
- 保留金の既定の割合は 10% です。別のパーセンテージを入力する場合は、パーセンテージ フィールドをクリックして新しい値を入力します。
- 留保金を有効にして留保金の割合を設定するには:
- 建材業者: 入札を落札した建材業者の名前。
- [契約日]: 署名された契約の日付。
- 契約日を入力するには、フィールドをクリックし、カレンダーから日付を選択します。
ステップ2: 価値表の確認
価値表は、契約プロセス中に発生した変更を反映するように変更できます。これは、契約に代替案を追加するポイントでもあります。
手記： 財務ポートフォリオでこの費用項目を入札すると、価値表には、選択した最新の入札の項目が入力されます。
次のアクションが利用可能です。
項目を追加するには:
- [価値表] セクションの下部にある [ + 項目を追加 ] をクリックします。
手記： 新しい項目が表示されます。 - 新しい項目の [ラベル ] を入力します。
- 新しい項目の [ 費用] を入力します。
- フィールドの外をクリックして変更を保存します。
項目を編集するには:
- 項目の [ラベル ] または [ コスト ] フィールドをクリックします。
- 新しいラベルまたは費用を入力します。
- フィールドの外をクリックして変更を保存します。
項目を並べ替えるには:
- 項目の横にあるグリップ
アイコンの上にマウスを置きます。 - 項目をクリックしてドラッグし、新しい場所に移動します。
項目を削除するには:
- 削除する項目の横にある [ x] アイコンをクリックします。
手記： 削除された項目は、ページ下部の [削除された入札項目] の下に表示され、必要に応じて復元できます。
削除した項目を復元するには:
- ページの [削除された入札案件] セクションまでスクロールします。
- 削除された項目をクリックすると、その項目が価値表に復元されます。
入札から代替案を追加するには:
- [代替] セクションまでスクロールします。
- 代替案をクリックして価値表に追加します。
手記： 代替案を削除するには、項目の横にある [x] アイコンをクリックするか、[代替] セクションのチェックボックスをオフにします。
ステップ3: 文書を追加する
ヒント
ベンダーとの契約書の署名済みのデジタルコピーをここに添付することをお勧めします。追加のドキュメントを添付することもできます。
次のアクションが利用可能です。
契約書に文書を添付するには:
- [文書] セクションで、アップロードするファイルをドラッグ・アンド・ドロップするか、[ 文書を追加] をクリックします。
ステップ4: 契約を確認して確定する
株式契約のステップに進む前に、契約の詳細と価値表を確認し、必要な変更を行うことをお勧めします。共有契約のステップに進む準備ができたら、次の操作を行います。
- [続行 ] をクリックして、新しく作成した契約会場を開きます。
ステップ5:ベンダーと契約を共有する
契約が設定されると、契約会場へのアクセスを共有できるようになります。これにより、建材業者は請求書と変更指示を提出できるようになります。アクセスは個別に与えられます。つまり、契約は仕入先会社の個々の連絡先と共有する必要があります。
重要
追加された連絡先は、Procore を通じて契約を確認し、変更指示と請求書を提出できるようになります。建材業者に連絡先を追加しないと、建材業者は請求書や変更指示を提出できません。
以下のセクションの手順に従います。
建材業者の連絡先を選択するには:
手記： 追加された連絡先は、Procore を通じて契約を確認し、変更指示と請求書を提出できるようになります。
- 確認ウィンドウで連絡先の名前の横にあるチェックボックスをオンにして、連絡先を選択します。
手記： ここに表示される連絡先は、入札プロセス中に招待された連絡先を含む、その建材業者のすべての連絡先です。探している連絡先が見つからない場合は、手動で追加できます。 - 随意： 契約を共有する新しい建材業者の連絡先を追加するには:
- [ + [建材業者名] からさらに連絡先を招待する] をクリックします。
- 連絡先の名、姓、メールアドレスを入力します。
- 「 保存」をクリックします。
手記： この方法で追加した連絡先は、この建材業者に関連付けられた連絡先のリストに追加されます。
メッセージをパーソナライズし、落札した入札者に通知するには:
- 随意： テキスト ボックスをクリックしてメッセージを編集することで、落札者に送信される既定のメッセージをパーソナライズします。
- 契約を落札しなかった入札者に事前にフォーマットされた拒否電子メールを送信するかどうかに応じて、[ 落札した入札者に通知する] の横にあるチェックボックスをオンまたはオフにします。
手記：このオプションはデフォルトで有効になっており、メッセージを編集できません。
契約を建材業者と共有するには:
- 契約を建材業者と共有する準備ができたら、[ 共有] をクリックします。
これにより、落札した入札者と、通知を選択した場合は落札した入札者に電子メール通知が送信されます。