文書管理ツールの「ステータス」フィールドを使用して、ISO 規格に記載されている文書の意図された目的を追跡できますか?
背景
文書管理ツールに文書をアップロードする場合、「進行中」、「情報用」、「建設用」などのラベル、または組織の ISO ステータス コードの解釈に沿った別のラベルを使用して、文書の目的を識別することができます。
文書管理ツールには「ステータス」フィールドが付属していますが、このフィールドはワークフローの各段階で適切なステータスが自動的に入力されるため、ワークフローが文書に適用されるときには編集できません。
答え
文書管理ツールでは、文書にワークフローが適用されている、または適用される予定の場合、「ステータス」フィールドは文書の意図された目的を追跡できません。ワークフローが文書に適用されると、ワークフロー テンプレートによって「ステータス」フィールドが制御され、編集できなくなります。たとえば、ワークフロー メンバーが文書のバージョンを承諾すると、文書は自動的に「レビュー中」から「承認済み」に変わります。
代わりに、会社管理者は、「進行中」や「情報」など、組織の選択に合わせたフィールド オプションを使用して、「文書ステータス」というカスタム フィールドを作成できます。ユーザーは、文書をアップロードするとき、または文書の有効期間を通じて必要に応じてフィールドに入力できます。新しいカスタムの「文書ステータス」フィールドは、文書の承認ワークフロー ステータスを追跡する「ステータス」フィールドとは別のままです。
文書用にカスタムの「文書ステータス」フィールドを設定するには、次のタスクを実行します。
- 会社管理者ツールで カスタム フィールド を作成し、必要なフィールド オプションを追加します。
- フィールドを 新規または既存のフィールドのセット に追加し、目的のプロジェクトに割り当てます。
手記： 標準項目と同様に、カスタム項目は選択した権限設定とグループに従います。