文書管理ツールのカスタムおよび既定のフィールドとフィールドのセットを管理する

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目的

文書管理ツールで文書のカスタムフィールド、既定のフィールド、およびフィールドオプションを管理すること。

考慮すべきこと

必要なユーザー権限:
- 会社レベルの管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
  
  注: 文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーは、[設定を構成] ページで特定のプロジェクトの既定のフィールドオプションを表示または非表示にすることができます。「設定を構成する: 文書管理」を参照してください。
追加情報：
- Procore に必要な既定のフィールドはオフにしたり削除したりすることはできません。「文書管理ツールの特定文書の「種類」をオフにできないのはなぜですか?」を参照してください。

ステップ

文書管理ツールのフィールドは、会社およびプロジェクトレベルで管理できます。次のオプションを参照してください:

プロジェクトのカスタムフィールド、フィールドのセット、および既定のフィールドを構成する
フィールドのオプションを表示または非表示にする

プロジェクトのカスタムフィールド、フィールドのセット、および既定のフィールドを構成する

カスタムフィールドの作成

会社レベルの [管理者] ツールに移動します。
サイドバーで、「ツール設定」まで下にスクロールし、[文書管理] をクリックします。
[ カスタムフィールド] タブをクリックします。
[ カスタムフィールドを作成] をクリックします。
名前を入力し、カスタムフィールドのフィールドの種類を選択します。
「作成」をクリックします。
これで、新しいカスタムフィールドを次のシナリオで使用できるようになりました。
- フィールドのセット
- 命名基準 - 会社、場所、数値、プレーンテキスト (短い)、または単一選択 (ドロップダウン) のいずれかのフィールドの種類である場合は、命名基準にカスタムフィールドを追加することを検討してください
- 文書のアップロード要件
- 権限グループ - 会社、場所、単一選択 (ドロップダウン) のいずれかのフィールドの種類である場合は、カスタムフィールドを権限標準に追加することを検討してください。
- 文書管理ツールの検索結果の列
- 列データをエクスポートする場合を含め、文書管理ツールの検索結果をフィルタリングします。

構成可能なフィールドのセットを作成および編集する

会社レベルの [管理者] ツールに移動します。
サイドバーで、[ツール設定] まで下にスクロールし、[ 文書管理] をクリックします。
[フィールドのセット] タブが自動的に開きます。
[新規作成] をクリックします。
フィールドのセット名を入力し、[作成] をクリックします。
「フィールドのセットの編集」ページで、次の選択を行います。
- をオフに切り替え るフィールドのセットで非表示にするフィールド。[アップロード日]、[ファイル (元のファイル名)]、[形式]、[サイズ]、[アップロード者]、および [バージョン] フィールドを非表示にすることはできません。
  手記： このフィールドのセットを使用して、1つ以上のプロジェクトで権限グループ、保存されたビューフィルター、またはアップロード要件にすでに含まれているフィールドを非表示にすると、Procore でフィールドが欠落しているエラーメッセージが表示されます。フィールドをオンに戻してエラーメッセージを削除するか、グループ、フィルター、要件を編集して非表示フィールドを使用しないようにすることができます。
- 必須にする追加フィールドの横にある [ 必須 ] チェックボックスをオンにします。名前、バージョン、ステータス、およびタイプのフィールドを必須にする必要があります。
- フィールドの詳細については、「文書管理ツールにはどのようなフィールドがありますか?」を参照してください。
随意： [ カスタムフィールドを追加 ] をクリックして、新しいカスタムフィールドを作成するか、既存のカスタムフィールドから選択します。
上部のバナーには、現在のフィールドのセットにすでに追加されている既存のカスタムフィールドの数が表示されます。カスタムフィールドが表示される場所については、「カスタムフィールドを作成する」を参照してください。
[保存する] をクリックします。
「プロジェクトに変更を適用しますか?」ウィンドウで、[プロジェクトの割り当て] をクリックしてフィールドのセットをプロジェクトに追加します。
- 「プロジェクトの割り当て」ウィンドウで、フィールドのセットを適用する各プロジェクトの横にあるチェックボックスをオンにして、[更新] をクリックします。
- 「プロジェクトに変更を適用しますか?」ウィンドウで、[確認] をクリックします。
オプション: フィールドのセットを新しいプロジェクトの既定として設定するには、[既定として設定] をクリックします。

既定のフィールドを編集する

会社レベルの [管理者] ツールに移動します。
サイドバーで、「ツール設定」まで下にスクロールし、[文書管理] をクリックします。
[既定のフィールド] タブをクリックします。
次のフィールドのオプションを管理できます:
- 専門分野: 「電気」など、この文書に関連する専門分野。
- ドキュメントステージ: ライフサイクルにおける文書の現在の目的 (「コンセプトデザイン」、「引き渡し」、「使用」など)。
- レベル： 建物または構造物のレベル (「レベル 1」、「B」、「アーチ」など)。
- ステータス: 「草案」、「レビュー中」、「承認済み」などのプロセス (通常は承認ワークフロー) を通過する文書の状態。
- 種類: 「図面」、「仕様」、「モデル」などの文書のさまざまなカテゴリ。
- ボリューム/システム: 「Volume16」など、1つの役割または目的のために連携して動作する設備の完全なセット。
フィールド名の横にある矢印アイコンをクリックすると、そのフィールドのオプションが表示されます。
[編集] をクリックします。
必要に応じてフィールドのオプションを変更します。
- オプションのコード 名を変更したり、説明を更新したりするには、フィールドをクリックして、更新されたテキストを入力します。
- オプションを非表示にするには、チェックボックスをオフにします。
- オプションを表示するには、チェックボックスをオンにします。
- オプションを追加するには、[オプションの追加] をクリックします。
- オプションを削除するには、[削除] アイコンをクリックします。
変更を保存する準備ができたら、[ 保存] をクリックします。

注

Procore では、 プロジェクト 管理者が文書管理ツール の [設定の構成] ページから 1 つのプロジェクトのフィールドオプションの説明を編集することもできます。「設定を構成する: 文書管理」を参照してください。

フィールドのオプションを表示または非表示にする

プロジェクトの文書管理ツール内で、複数のオプションがあるフィールドに表示されるオプションをカスタマイズできます。たとえば、「分野」フィールドは単一選択ドロップダウンメニューなので、どのオプションを表示するかを選択できます。

プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
[設定を構成]アイコンをクリックします。
[文書] タブをクリックします。
「文書フィールド」の横にある [矢印]アイコンをクリックしてセクションを展開します。
各フィールドは、名前、フィールドタイプ、説明とともにリストされます。
管理するフィールドをクリックします。
注: 現在、単一選択ドロップダウンフィールド (ステータス、種類、分野など) のフィールドオプションのみを管理できます。別のフィールド種類をクリックすると、そのフィールドに関する情報が表示されますが、「編集」ボタンは表示されません。
[フィールドの編集] をクリックします。
ツール内でユーザーが選択できるようにするフィールドオプションを選択します:
- オプションを非表示にするには、チェックボックスをオフにします。
- オプションを表示するには、チェックボックスをオンにします。
[保存する] をクリックします。