文書管理ツールのフィールドオプションをインポートする

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目的

文書管理ツールの文書に使用するカスタムフィールドをインポートすること。

背景

文書管理フィールドに多数のフィールドオプションを追加する場合、CSV ファイルテンプレートをダウンロードしてオプションをインポートできます。

考慮すべきこと

必要なユーザー権限:
- 会社レベルの管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
  
  注: 文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーは、[設定を構成] ページで特定のプロジェクトの既定のフィールドオプションを表示または非表示にすることができます。「設定を構成する: 文書管理」を参照してください。

前提条件

フィールドをインポートできるのは、すべてのフィールドが削除された後でのみです。以下の「フィールドオプションを削除する」セクションを参照してください。

ステップ

会社レベルの [管理者] ツールに移動します。
サイドバーで、[ツール設定] まで下にスクロールし、[ 文書管理] をクリックします。
[既定のフィールド] タブをクリックします。
オプションを管理するフィールド (分類、専門分野、ステータス、種類、ボリューム/システム) の横にある矢印アイコンをクリックします。
以下の手順に従います。

ステップ１: 既存のフィールドオプションを削除する

注: フィールドオプションを削除すると、どのプロジェクトでもそのオプションを使用できなくなります。ただし、これらのオプションは、それらを使用している現在の文書から削除されません。

フィールドの垂直の省略記号アイコンをクリックし、[すべて削除] を選択します。
[オプションの削除] をクリックして削除を確認します。
しばらくしても変更が表に表示されない場合は、ページを更新して表に戻ります。

ステップ２: テンプレートをダウンロードして記入する

フィールドの垂直の省略記号 アイコンをクリックして、[テンプレートのダウンロード] を選択します。
CSV ファイルがコンピューターにダウンロードされます。
CSV ファイルを開き、提供された列の下のフィールドオプションを入力します。テンプレートの見出しを変更したり、列を追加したりしないでください。
ファイルを保存します。

ステップ３: テンプレートをインポートする

フィールドの垂直の省略記号 アイコンをクリックして、[テンプレートのインポート] を選択します。
更新したファイルを選択します。
テンプレートに以前に削除された１つ以上のオプションが含まれている場合は、「オプションを回復」ウィンドウが表示されます。
- オプションを元に戻すには、[続行] をクリックします。
- インポートに戻って独自のフィールドオプションを作成するには、[キャンセル] をクリックします。
- 変更を加えずにインポートを続行するには、[無視] をクリックします。
フィールドオプションは自動的に追加されます。必要に応じて変更を加えることができます。詳細については、「文書管理ツールの構成可能なフィールドのセットと既定フィールドを管理する」を参照してください。

関連項目