文書管理ツールの命名標準を編集する
目的
文書管理ツールで文書の命名標準を編集する方法。
背景
文書管理ツールの命名基準は、プロジェクト間で文書が一貫して作成、命名、アクセスされるようにするために使用されます。命名基準に基づいて、Procore は各文書の「名前」となる一意の文書コンテナを作成します。これにより、同じ文書の改訂版が一緒に保持され、ファイルの重複のリスクが軽減され、全員が最新の情報に基づいて作業できるようになります。
さらに、アップロードする文書がすでに命名基準に従って名前が付けられている場合、Procore は文書のアップロード中にメタデータを自動的に入力してプロセスを高速化できます。「文書管理ツールにファイルをアップロードするときに Procore が自動的に入力できるものは何ですか?」を参照してください。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- プロジェクトの文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
- 追加情報:
- 命名基準を使用してデータ入力を自動化する場合は、Procore で文書フィールドが構成されていることを確認する必要があります。これらのフィールドを設定する方法については、「文書管理ツールの設定可能なフィールドのセットと既定のフィールドを管理する」および「文書管理 - 構成ガイド」を参照してください。
- 同じ文書の改訂版を単一の文書コンテナ内で追跡する場合、命名基準には、ステータス、改訂版コード、作成者、日付などの改訂版固有のフィールドを含めないでください。
ステップ
- プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
- [設定を構成]
アイコンをクリックします。 - [文書] をクリックして文書設定ページを開きます。
- 「命名基準」の横にある矢印
アイコンをクリックしてセクションを展開します。 - [編集]
アイコンをクリックします。 - 必要に応じて命名基準のフィールドを編集します:
注: 会社でプロジェクトの命名基準からの自動データ入力を使用する場合は、必ず種類フィールドを含めてください。
- フィールドの順序を変更するには、１つ以上のフィールドをクリックして新しい位置にドラッグします。
- フィールドを削除するには、フィールド上の [x] をクリックします。
- フィールドを追加するには:
- プラス アイコンをクリックします。
- 追加する各フィールドの横にあるチェックボックスをオンにします。
- [提出] をクリックします。
- 変更を保存する準備ができたら、[保存] をクリックします。