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文書管理ツールのアップロード要件を編集する

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目的

プロジェクトの文書管理ツールで文書のアップロード要件を編集すること。

背景

文書管理ツールを使用すると、文書の属性に基づいてアップロード要件を設定し、文書が一貫した方法で必要なメタデータを使用してプロジェクトに追加されるようにすることができます。 文書属性は、個々の改訂版の権限を自動的に制御し、文書の整理と検索を容易にするために使用されます。 アップロード要件では、命名基準を適用する必要があるかどうか、および重複するリビジョン識別子を許可するかどうかを指定します。 アップロード要件は、文書の種類ごとにカスタマイズできます。

 重要
名前、タイプ、ステータス、および改訂版のフィールドは、すべての文書で常に入力必須です。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • プロジェクトの文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
  • 追加情報：
    • 文書管理ツールでの文書の検索、整理、および権限は、各文書の改訂版に関連付けられた属性に基づいているため、ファイルをアップロードする前に、文書の種類ごとに適切な情報を要求することが重要です。

ステップ

  1. プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
  2. [設定を構成]icons-settings-gear.pngアイコンをクリックします。 
  3. [文書] をクリックして文書設定ページを開きます。
  4. icon-arrow-expand.png[ アップロード要件] の横にある 矢印 アイコンをクリックしてセクションを展開します。
    pdm-upload-req.png
    手記： すべての文書が要件を満たす必要がある既定のルールを設定し、さまざまな文書タイプに対して必要に応じて条件付きルールを作成できます。条件付きルールが満たされていない限り、文書は既定のルールで設定された要件を満たす必要があります。
  5. 利用可能なアクションについては、以下の手順を参照してください。

既定のルールを編集する

プロジェクトにアップロードされるすべての文書は、条件付きルールが満たされていない限り、 既定のルールで設定された要件を満たす必要があります。

  1. 「既定のルール」セクションで、[ 編集 icon-edit2.png]アイコンをクリックします。
  2. 既定のルールを編集するには、次の情報を入力します。
    • 命名基準: 既定のルールに使用する命名基準を選択するか、命名基準を使用しない場合は「なし」を選択します。
    • 必須の文書フィールド:「必須」列のチェックボックスをオンまたはオフにして、どのフィールドを必須にするかを構成します。
      手記： 「名前」、「ステータス」、「種類」、「改訂」は常に入力必須フィールドです。
    • リビジョン設定: 既定のルールで重複するリビジョン識別子を許可するか、一意のリビジョン識別子を適用するかを選択します。
      手記： 重複するリビジョン識別子を許可すると、ユーザーは新しいリビジョンをアップロードし、そのリビジョン識別子を手動で編集して前のリビジョンの識別子と一致するようになります。これの一般的な使用例は、誰かが小さな変更を加え、アップロードを新しい改訂版と見なしたくない場合です。 [リビジョン] フィールドとは対照的に、[バージョン] フィールドは編集できず、代わりに一意識別子として使用できます。
  3. [保存] をクリックします。

pdm-edit-default-rule.png

新たな条件付きルールを作成する

条件付きルールは、既定ののルールとは別に作成され、特定の文書タイプに対して異なる要件をセットするために使用されます。

  1. 「アップロード要件」セクションで、[条件付きルールを作成します。]
  2. さまざまな要件を持つ文書タイプを選択して、条件付きルールを作成します。
    • 種類:条件付きルールの文書種類を選択します。
    • 命名基準: 命名標準が必要かどうかを選択します。
    • 必須の文書フィールド: 必須にする各フィールドの横にあるチェックボックスをオンにします。
      手記： 「名前」、「ステータス」、「種類」、「改訂」は常に入力必須フィールドです。
    • 改訂設定: 条件付きルールで重複する改訂識別子を許可するか、一意の改訂識別子を適用するかを選択します。
      手記： 重複するリビジョン識別子を許可すると、ユーザーは新しいリビジョンをアップロードし、そのリビジョン識別子を手動で編集して前のリビジョンの識別子と一致するようになります。これの一般的な使用例は、誰かが小さな変更を加え、アップロードを新しい改訂版と見なしたくない場合です。 [リビジョン] フィールドとは対照的に、[バージョン] フィールドは編集できず、代わりに一意識別子として使用できます。
    • [作成] をクリックして条件付きルールを保存します。

pdm-create-rule.png

条件付きルールを編集する

  1. 「アップロード要件」セクションで、編集する条件付きルールを見つけます。
  2. editicon-edit2.png アイコンをクリックします。 
  3. 必要に応じてルールを変更します。詳細については、上記の 「条件付きルールを作成する 」セクションを参照してください。
  4. [保存] をクリックします。

条件付きルールを削除する

注: 条件付きルールを削除すると、プロジェクト内のアップロードに対して文書タイプの要件が強制されなくなります。

  1. 「アップロード要件」セクションで、削除する条件付きルールを見つけます。
  2. deleteicon-delete-trash6.png アイコンをクリックします。 
  3. [提出] をクリックしてルールを削除します。