文書管理の入門 - ワークフロー ツールを使用した文書のレビューと承認

背景

建設会社では、建設文書のステータスが進行中からレビュー中、承認済みへと移行するたびに、フォルダーやサイロ化されたシステム間で建設文書を手動で移動しなければならないことがよくあります。これにより、多くのオーバーヘッドが発生し、ミスや施工不良が発生する可能性があります。Procore 文書管理を使用すると、文書のステータスが変わっても文書を移動する必要がなくなり、承認ワークフローが完了すると、改訂版へのアクセスが自動的に変更されます。さらに、文書管理ツールに組み込まれたワークフロー エンジンはカスタマイズ性が非常に高く、あらゆる種類の文書の単純な承認シナリオから複雑な承認シナリオまで対応できます。

仕組み

カスタム ワークフロー テンプレートを作成し、それを文書管理ツールにアップロードされた文書に割り当てることができます。ワークフローが開始されると、文書を確認し、必要に応じてマークアップでコメントし、承認結果を提供するようにワークフローの参加者に通知されます。

文書の改訂版がレビューされ、承認または拒否されると、改訂版のステータスが Procore で自動的に更新されます。つまり、文書が承認された後、権限設定を手動で変更したり、フォルダーやツール間で改訂版を移動したりする必要はありません。PDF 文書のワークフローが作成されると、ワークフロー担当者はワークフロー内の自分のステップで PDF に直接マークアップを追加できます。ワークフローが完了すると、すべてのワークフローの決定、マークアップ、追加のファイル添付書類は保存され、後で参照できるようになります。

ベストプラクティス

文書管理ツールのワークフロー テンプレートを構成する前に、次の点を考慮してください:

• どのような文書のレビューと承認プロセスを、どのような種類の文書に対して実施しますか?
• 承認フローは、文書の目的、種類、またはソースによってどのように異なりますか?
• 各ステップでどのような回答オプションが必要ですか (例:承認済み、コメント付きで承認済み、拒否)?
• 文書ワークフローの作成と構成を誰に許可する必要がありますか?
• アクティブな文書ワークフローの管理 (例:再起動する、またはフローの途中で担当者を変更する) を許可すべきユーザーは誰ですか?

次のレッスン: ワークフローを使用した文書承認 - 構成する

1. ワークフロー権限を割り当てる

まだ設定していない場合は、ワークフローの権限をセットします。

2. 文書管理ワークフロー テンプレートを作成する

次に、会社レベルのワークフロー ツールでワークフロー テンプレートを作成します。

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3. ワークフローをプロジェクトに割り当てる

ワークフロー テンプレートを作成したら、それを使用するプロジェクトに割り当てる必要があります。

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4. プロジェクトのワークフローを構成する

文書管理ツールでワークフローを使用する前に、プロジェクトのワークフローを構成する必要があります。これには、個々のステップにレビュー担当者を割り当てることが含まれます。また、新しくアップロードされた文書の既定としてこれらのテンプレートのいずれかを使用するかどうかも設定できます。

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5. 文書のワークフローを開始する

文書をプロジェクトにアップロードすると、「割り当てられたワークフロー」列で文書にワークフローを割り当てることができます。文書が提出されると、割り当てられたワークフローが最初のステップから開始され、レビュー担当者に通知されます。

注: 文書を一括提出すると、レビュー担当者は、個別に提出された文書ごとに個別の電子メールを受け取るのではなく、注意が必要なすべての文書を１つの電子メールにまとめて受け取ります。

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次のレッスン: 保存されたビューを使用した文書の整理 - 概要