文書管理ツールのワークフローで文書をレビューする

目的

文書管理ツールのワークフローで文書をレビューして回答すること。

背景

ワークフローの一環として文書のレビューを依頼された場合は、文書を表示し、マークアップなどのオプションにアクセスして、回答を入力できます。 「カスタム ワークフローに回答する」を参照してください。 文書管理ツールのワークフローの詳細については、「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

考慮すべきこと

• 必要なユーザー権限:
  • 文書管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。
    かつ、
    ワークフローのステップの担当者として追加されました。「文書管理ツールでの権限の仕組み?」を参照してください。
• 追加情報:
  • 文書を表示する権限を持つすべてのユーザーは、ワークフローが関連付けられているかどうかに関係なく、その文書を表示できます。ただし、ワークフロー パネルが表示されるのは、ワークフローのステップに割り当てられているユーザーのみです。

動画

ステップ

1. プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
2. [ 文書 ] タブが表示されていることを確認します。
3. 「レビュー中」コレクションにある [ 自分に割り当て 済み] という保存済みビューをクリックします。
   手記： これらの文書には、下部の [すべての文書] など、他の保存済みビューからアクセスすることもできます。
4. 確認したい文書をクリックします。
5. ビューアで、ワークフローアイコンをクリックします。
   これにより、ワークフローパネルが開きます。
6. 随意： マークアップを追加する場合は、マークアップ ツールバーのツールを使用します。「 文書管理ツールでマークアップを追加する」を参照してください。
7. 随意： 「ワークフローマネージャーになれる」アクセス権限がある場合は、 垂直の省略記号 アイコンをクリックして、次のアクションにアクセスできます。
   • [担当者を管理]: ワークフローのこのステップ中に他の人に文書をレビューしてもらう必要がある場合は、追加の担当者を招待できます。追加の担当者を招待するための情報を入力します。
   • [ワークフローを再起動]: ワークフローを再起動する必要がある場合は、最初に戻すことができます。確認するには [再起動] をクリックします。
     注: これを行うには、以前に完了したすべての手順を繰り返す必要があり、以前のコメントと添付書類が削除されます。案件の作成後にワークフロー ステップに追加された担当者も削除されます。新しいワークフローでは、最新のテンプレートと構成が使用されます。
     • 別のワークフロー テンプレートを適用する必要がある場合は、「文書管理ツールでワークフローを開始する」を参照してください。
   • [ワークフロー テンプレートの表示]: クリックして、 ワークフロー テンプレートの図を表示します。詳細は、サイド パネルに表示されます。
8. 文書を確認し、回答を追加する準備ができたら、[ 応答] をクリックします。
   手記： 複数の文書に対して同じ回答を提出する場合は、「 一括回答 」セクションを参照してください。
9. 回答を入力してください:
   • [回答]: ドロップダウン メニューから回答を選択します。
   • [添付書類]: 回答に添付ファイルを追加する場合:
     1. [ファイルをアップロード] または [プロジェクトから添付] をクリックします。コンピューターからこの領域にファイルをドラッグ・アンド・ドロップすることもできます。
     2. １つ以上のファイルを選択し、[添付] をクリックします。
   • [回答理由]: 必要に応じて、回答を説明するコメントを入力します。
10. 回答を提出する準備ができたら、[送信] をクリックします。

関連項目

• カスタム ワークフローに回答する
• 文書管理ツールで文書を表示
• 文書管理ツールでマークアップを追加する
• 文書管理ツールでワークフローを開始する
• 文書管理ツールのワークフローについて