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Procore

プロジェクトレベルの文書ツールからファイルとフォルダを電子メールで送信

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目的

プロジェクトレベルの文書ツール内のファイルとフォルダを他のユーザーに電子メールで送信すること。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • 文書ツールに対する「標準」または「管理者」権限。
  • 追加情報:
    • Procore の文書ツールから電子メールで送信されるファイルとフォルダは、指定された会社固有の電子メール アドレスを使用して受領者に送信されます。ただし、電子メールの送信者名が送信者名として表示されます。
    • 既定では、電子メールは「非公開」としてマークされます。これは、「管理者」ユーザー、指定された電子メール受領者、および送信者のみが、ファイルまたはフォルダの電子メール記録レポートの下にある電子メールの記録を表示できることを意味します。
    • 「非公開」電子メールは、送信されたファイルまたはフォルダの記録がプロジェクトの他のユーザーから隠されたままになるようにプライバシー設定を維持しながら、Procore で機密電子メールの伝達を文書化して保存するのに最適です。
    • ファイルまたはフォルダを電子メールで送信できるのは、ディレクトリ ツールに存在する連絡先または配信グループのみです。プロジェクトレベルでは、プロジェクト ディレクトリに存在するユーザーとグループに制限されます。ファイルとフォルダは、プロジェクトの文書ツールで「なし」アクセス権を持っているユーザーであっても、ディレクトリ内の任意のユーザーに電子メールで送信できます。
    • 電子メールの受領者は、受信トレイから直接電子メールに返信できます。返信メールの添付書類は、電子メール メッセージの本文と一緒に含まれます。電子メールに返信すると、電子メールの記録に新しいデータが作成されます。

ステップ

文書を電子メールで送信

文書ツールからファイルまたはフォルダを電子メールで送信する場合、システムは、すべての送信伝達と受信返信をファイルまたはフォルダに自動的に関連付ける特定の通信スレッドを使用します。あなたが電子メールの受領者の場合は、電子メールの返信機能を使用してメッセージに応答を送信できます。電子メールに返信すると、メッセージのコピーが文書ツールのファイルまたはフォルダの [電子メール] セクションに保存されます。

  1. [文書] ツールに移動します。
  2. 電子メールで送信するファイルまたはフォルダを見つけます。
  3. ファイルまたはフォルダを右クリックし、documents-email.png[電子メール] をクリックします。
    注: ファイルまたはフォルダにマウスを移動するか、または選択して、アクションにアクセスすることもできます。
  4. 必要に応じて、次のフィールドに入力します:

    email a document.png
    • 宛先: 文書を電子メールで送信する宛先となる１人以上のユーザーまたはグループを選択します。
    • CC : CC フィールドを使用して、他のユーザーを含め、常に情報を伝えます。あなた (送信者) は電子メールに自動的に CC され、ユーザーが電子メールに返信した場合、あなたにも電子メールが届くようになります。
    • [非公開]: 電子メールを「管理者」ユーザーおよび電子メールの指定された受領者のみが閲覧できるようにする場合は、チェックボックスをオンにします。
    • [件名]: このフィールドには、「FW: [フォルダまたはファイル]: [フォルダまたはファイル名]」が自動的に入力されます。ただし、「件名」行は必要に応じて手動で変更できます。
    • [添付書類]: プロジェクトからの追加ファイルまたはコンピューターからのファイルを添付できます。フォルダ内のファイルまたは選択したファイルは、電子メール内で自動的にリンクされます。添付ファイルのプレビュー サムネイルは表示されません。
    • [メッセージ]: 電子メールの本文にメッセージを入力します。
  5. [送信] をクリックします。

​​​​注:

  • 電子メールに CC を付けていた場合は、ファイルをダウンロードするためのリンクが記載された電子メールが受信トレイに届いているはずです。受領者は、電子メール内のハイパーリンクを使用してファイルをダウンロードするか、「オンラインで表示」テキスト リンクをクリックして Procore のウェブ アプリケーションで文書を表示できます。
  • ファイルが Procore から電子メールで送信されると、電子メールの記録がそのファイルの電子メール セクションに保存されます。[電子メール] セクションでは、「非公開」の文書譲渡用電子メールの配信先リストに載っていないユーザーからの電子メール伝達記録が自動的に非表示になります。ただし、「管理者」ユーザーは、電子メールの配信先リストに含まれていない場合でも電子メールを表示できます。

文書に関連付けられた電子メールの表示とエクスポート

文書ツールにアップロードした各ファイルとフォルダについて、システムは、アセットが会社ディレクトリ内の他のユーザーに送信されたときの履歴記録を保持します。また、ファイルまたはフォルダの通信スレッドに送信された応答も追跡します。送信者が電子メール伝達を非公開としてマークした場合、電子メール記録は受領者と、文書ツールで「管理者」を持つユーザーにのみ表示されます。

ファイルまたはフォルダの電子メール記録から電子メールをエクスポートするには、次の手順を実行します。

  1. [文書] ツールに移動します。
  2. ファイルまたはフォルダを選択します。
  3. [情報]icon-info2.pngアイコンをクリックして情報パネルを開きます。
  4. 下にスクロールして [電子メール] をクリックします。
    注: 送信された電子メールはすべて、[電子メール] ウィンドウに表示されます。
  5. エクスポートしたい電子メールの [エクスポート]icon-export.pngアイコンをクリックします。