提出資料を作成する

​一般情報を追加する

1. [一般] タブで以下ようにデータ入力を完了します:

• タイトル。提出資料の内容を最も的確に要約した名称。

• 仕様セクション。 プロジェクトの仕様書の該当箇所を示します。 「 提出資料ツールの『仕様セクション』ドロップダウンリストの選択項目はどこから来るのですか?」を参照してください。

• 番号と改訂版。提出資料番号とその改訂版番号。「Procore での提出資料の番号はどのように付けられますか?」を参照してください。

• 提出資料パッケージ。提出資料を含む提出資料パッケージ。Procore では、提出資料のパッケージへの追加はオプションです。提出資料を提出資料パッケージに追加するかどうかの決定は、会社やプロジェクトの管理チームが決定する、プロジェクトの要件に応じて行われます。ガイドラインについては、「提出資料パッケージを作成する」を参照してください。

• ステータス。提出資料の現在のステータス。提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーだけが、提出資料のステータスを変更できます。「Procore の既定の提出資料ステータスとは何ですか?」および「『草案』提出資料とは何ですか?」を参照してください。

       筆記：
提出資料が 未着手 で ワークフローがない場合、アクション待ちは提出資料管理者であり、案件は自分の未完了項目ツールに表示されます。
       提出資料が 未着手 で、 ワークフローがある場合、現在のワークフロー ステップの担当者がアクション待ちになります。ワークフローが完了すると、アクション待ちは提出資料管理者に戻ります。
       提出資料が 終了の場合、アクション待ちはクリアされます。

• 請負業者 (有責)。提出資料で指定された作業を完了する責任を負う請負業者/下請業者の会社名。

• 送信元。プロジェクトチームに提出資料の情報を提供した請負業者 (有責) の連絡先。

• 提出期限。請負業者/下請業者が、レビューのためにプロジェクトの設計チームに提出資料のすべての関連文書 (文書、図面、マニュアル、プランなど) を提出しなければならない期日を選択します。

• 提出日。請負業者/下請業者が、レビュー処理のためにプロジェクトチームに提出資料案件 (文書、プランなど) を提出した日。

• 受領日。提出資料情報を、提出資料に関連する作業を行う請負業者/下請業者から受領した日付。

• 最終期日。提出資料ワークフロー上のすべての承認者が回答を提出すべき期日。

  筆記：
  「最終期日」になると、システムは自動電子メール通知を送信し、ユーザーに提出資料の期限が過ぎていることを通知します。システムが順次承認を使用するように構成されている場合、通知は提出資料管理者と承認ワークフローのアクション待ち担当者に送られます。システムが並行承認を使用するように構成されている場合、通知は提出資料管理者と承認ワークフローのメンバーに送られます)。

• リードタイム。提出資料に必要な材料/サービスが到着するまでの予想暦日数。

• 現場での利用開始期日。提出資料に記載された作業に関連する資材が納入され、建設現場で利用可能でなければならない期日。

• 費用コード。提出資料の 費用コード。費用コードは、Procore の 作業分解構成図 の「費用コード」セグメントで管理されます。

• 提出資料管理者。提出資料管理者の名前。Procore でのライフサイクルを通して提出資料を監督する責任者です。それぞれの提出資料に異なる提出資料管理者を設定することもできますし、プロジェクトチームがすべての提出資料に対して「既定の提出資料管理者」を設定することもできます。「『提出資料管理者』の役割とは何ですか?」を参照してください。

• タイプ。 提出資料に関連付けられた情報の種類。 Procore の既定の種類選択には、文書、支払要求、賃金、プラン、印刷物、製品情報、製品マニュアル、サンプル、施工図、仕様、およびその他が含まれます。「 カスタム提出資料の種類を作成する」を参照してください。

• 非公開。提出資料のプライバシー設定を示します。提出資料を「非公開」とマークすると、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザー、提出資料ワークフローのユーザー、提出資料の配信先リストのメンバーだけが、提出資料を見ることができます。権限テンプレートで 「同じ会社内のユーザーに関連する非公開提出資料を表示する」アクセス権限が有効になっているユーザーは、会社内の別のユーザーが提出資料に関連付けられる場合に「非公開」とマークされた提出資料を表示することもできます。「提出資料を非公開としてマークする」を参照してください。

• 場所。提出資料の現場の場所。 これは、[場所] リストの既存の場所、または階層化された場所にすることができます。 「階層化された場所をプロジェクトに追加する」を参照してください。

• リンクされた図面。 プロジェクトの図面ツールに保存され、提出資料にリンクされているレンダリング。 「 図面に関連項目をリンク」を参照してください。

• 説明。提出資料を説明する有益な詳細、注記、および/または行動。

• 配信先リスト。 提出資料の ワークフローが進むにつれて Procore から電子メール通知を受信する人。 プロジェクトチームがプロジェクト ディレクトリに配信先リストを作成している場合は、ここでそれらのリストを選択できます。 「 Procore ディレクトリに配信グループを追加する」を参照してください)。

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提出資料スケジュール情報を計算する (有効な場合)

提出資料スケジュール計算はオプション機能で、有効にすることができます。「提出資料スケジュール計算を有効にする」を参照してください。有効にすると、提出資料ツールは、「現場での利用開始期日」、「リードタイム」、「設計チームのレビュー時間」、および「社内レビュー時間」フィールドの入力データ内容を分析し、提出者と承認者の提出資料ワークフローの「期日」に対する提案を提供します。また、「返却予定日」、「社内レビュー完了予定日」、「提出期限予定日」フィールドにも自動的に入力されます。

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配信情報を更新

• 配信予定日
  配信予定日に表示されている日付を表示します。これは、「リードタイム」から提出資料が配信されるまでの日付で、提出資料の作成時には入力されません。この日付は、提出資料が配信された時点で Procore によって計算されます。「提出資料を配信する」を参照してください。​​
• タスクのスケジュール
  プロジェクトでスケジュール ツールを有効にし、Asta Powerproject、Microsoft Project、またはOracle Primavera スケジュールを Procore と統合している場合、スケジュール ツールに対して「読み取り専用」レベル以上の権限が付与されているユーザー アカウントを持っていれば、[タスクのスケジュール] ドロップダウンリストからプロジェクトのタスクを選択できます。これは参考のみを目的としています。
• 「確認済み納品日」
  下請業者または仕入業者が貨物の到着を確認した日を、確認済み納品日カレンダーを使用して選択します。
• 実際の納品日
  実際の納品日カレンダーを使用して、資材が現場に到着した日付を選択します。通常、この値はプロジェクト現場監督が更新します。

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提出資料ワークフロー テンプレートを適用する

プロジェクトの提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーは、１つ以上の提出資料ワークフロー テンプレートを作成することができ、それを新しい提出資料を最初に作成する際に追加することができます。この機能により、提出資料を作成するたびに新しい提出資料ワークフローを追加する必要がなくなり、データ入力の時間を節約することができます。

1. 提出資料ワークフローで、次のようにします:
   
   
   
   1. テンプレートを選択します。ドロップダウンリストより、ワークフロー テンプレートを選択します。
      注:
      • このドロップダウンリストは、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーだけが、表示、利用できます。
      • このアクションは、提出資料ワークフロー テンプレートで指名された個人を提出資料に割り当てます。
      • 提出資料ワークフロー テンプレートの作成方法については、「提出資料ワークフロー テンプレートを管理する」を参照してください。
2. 続けて、[名前]、[役割]、[提出/回答までの日数] フィールドを提出資料に合わせて変更します。変更は提出資料のワークフローにのみ影響し、提出資料のワークフロー テンプレートには影響しません。
3. (オプション) 「提出資料ワークフローへユーザーを追加する」の手順を続行します。

 提出資料ワークフローへユーザーを追加する

1. 提出資料ワークフローで、提出資料の目的の各項目について以下を実行します:
   • 名前。最初に [検索] ボックスにプロジェクト ユーザーの名前を入力します。次に、リストから適切なユーザーを選択します。
     • ユーザーからの回答が必要な場合は、ユーザー名の横にあるチェックボックスをオンにします。
       または
     • ユーザーからの回答を求めない場合は、チェックボックスをオフにします。
       注: 並行承認ワークフロー グループに複数のユーザーを追加している場合、グループ内で「必要」とマークされたすべてのユーザーが提出資料に対する回答を提出すると、「アクション待ち」の責任は次のワークフロー グループに移ります。
   • 役割。リストから承認者 または提出者を選択します。「提出資料における提出者と承認者の違いは何ですか?」を参照してください。
     注:
     • 承認者として指定されるには、その個人がプロジェクトレベルのディレクトリ ツールに存在し (「プロジェクト ディレクトリにユーザー アカウントを追加する」を参照)、提出資料ツールに対する「管理者」または「標準」レベルの権限も付与されている必要があります (「提出資料ツールのユーザー権限を設定する」を参照)。
     • あなたが提出資料ツールに対する「標準」レベルの権限を持つユーザーである場合、ワークフローに追加できるのは「管理者」レベルの権限を持つユーザーのみです。
     • 提出資料に提出者を追加する場合、提出資料の順次承認ワークフローの最初の承認者として提出資料管理者を指定することをお勧めします。これにより、提出資料管理者は、提出資料が提出ワークフローの次のステップでユーザーに送信される前に、社内のステークホルダーによって提出資料が十分に確認される機会を得ることができます。
     • あなたが提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーであれば、ワークフローに対する「管理者」または「標準」レベルの権限を持つユーザーを追加することができます。
       注: 提出資料ワークフローで順次承認を使用する場合は、ワークフローの各項目にユーザーを１人のみ追加してください。提出資料ワークフローのステップで並行承認を使用する場合は、１項目に２人以上のユーザーを追加します。
   • 期日。 提出資料回答の期日をカレンダーから選択します。
     手記： 「期日」フィールドは、提出資料ツールの [設定の構成] ページで指定された既定の日数に基づいて自動的に入力されます。 「設定を構成する: 提出資料ツール」を参照してください。 期日には、プロジェクトの「稼働日」として設定した日も考慮されます。 「プロジェクト稼働日を設定する」を参照してください。
2. [ステップを追加] をクリックします。
3. ワークフローに別のユーザーを追加するには、この手順を繰り返します。
4. ワークフロー ステップの順序を変更したい場合は、次ようにします:
   1. 縦方向のグリップ (⋮⋮)で項目をつかみます。
   2. ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、項目を希望の順序に移動します。
      
      

レビューのための提出資料の更新と送信

上記手順が終了したら、以下オプションを１つを選択します:

• 提出資料ワークフローのメンバー、配信先リストのメンバー、および提出資料管理者に電子メールを送信せずに変更を保存するには、[作成] をクリックします。
  または
• 変更を保存して提出資料ワークフローのメンバーに注意喚起する電子メール通知を送信し、配信先リストのメンバーに注意喚起するには、[電子メールの作成と送信] をクリックします。