提出資料を作成する

​一般情報を追加する

1. [一般] タブで以下ようにデータ入力を完了します:

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       筆記：
提出資料が 未着手 で ワークフローがない場合、アクション待ちは提出資料管理者であり、案件は自分の未完了項目ツールに表示されます。
       提出資料が 未着手 で、 ワークフローがある場合、現在のワークフロー ステップの担当者がアクション待ちになります。ワークフローが完了すると、アクション待ちは提出資料管理者に戻ります。
       提出資料が 終了の場合、アクション待ちはクリアされます。

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  筆記：
  「最終期日」になると、システムは自動電子メール通知を送信し、ユーザーに提出資料の期限が過ぎていることを通知します。システムが順次承認を使用するように構成されている場合、通知は提出資料管理者と承認ワークフローのアクション待ち担当者に送られます。システムが並行承認を使用するように構成されている場合、通知は提出資料管理者と承認ワークフローのメンバーに送られます)。

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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提出資料スケジュール情報を計算する (有効な場合)

提出資料スケジュール計算はオプション機能で、有効にすることができます。「提出資料スケジュール計算を有効にする」を参照してください。有効にすると、提出資料ツールは、「現場での利用開始期日」、「リードタイム」、「設計チームのレビュー時間」、および「社内レビュー時間」フィールドの入力データ内容を分析し、提出者と承認者の提出資料ワークフローの「期日」に対する提案を提供します。また、「返却予定日」、「社内レビュー完了予定日」、「提出期限予定日」フィールドにも自動的に入力されます。

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配信情報を更新

• 配信予定日
  配信予定日に表示されている日付を表示します。これは、「リードタイム」から提出資料が配信されるまでの日付で、提出資料の作成時には入力されません。この日付は、提出資料が配信された時点で Procore によって計算されます。「提出資料を配信する」を参照してください。​​
• タスクのスケジュール
  プロジェクトでスケジュール ツールを有効にし、Asta Powerproject、Microsoft Project、またはOracle Primavera スケジュールを Procore と統合している場合、スケジュール ツールに対して「読み取り専用」レベル以上の権限が付与されているユーザー アカウントを持っていれば、[タスクのスケジュール] ドロップダウンリストからプロジェクトのタスクを選択できます。これは参考のみを目的としています。
• 「確認済み納品日」
  下請業者または仕入業者が貨物の到着を確認した日を、確認済み納品日カレンダーを使用して選択します。
• 実際の納品日
  実際の納品日カレンダーを使用して、資材が現場に到着した日付を選択します。通常、この値はプロジェクト現場監督が更新します。

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提出資料ワークフロー テンプレートを適用する

プロジェクトの提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーは、１つ以上の提出資料ワークフロー テンプレートを作成することができ、それを新しい提出資料を最初に作成する際に追加することができます。この機能により、提出資料を作成するたびに新しい提出資料ワークフローを追加する必要がなくなり、データ入力の時間を節約することができます。

1. [提出資料ワークフロー] で、以下を行います:
   
   
    
   1. テンプレートを選択します。ドロップダウンリストより、ワークフロー テンプレートを選択します。
      注:
      • このドロップダウンリストは、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーだけが、表示、利用できます。
      • このアクションは、提出資料ワークフロー テンプレートで指名された個人を提出資料に割り当てます。
      • 提出資料ワークフロー テンプレートの作成方法については、「提出資料ワークフロー テンプレートを管理する」を参照してください。
2. 続けて、[名前]、[役割]、[提出/回答までの日数] フィールドを提出資料に合わせて変更します。変更は提出資料のワークフローにのみ影響し、提出資料のワークフロー テンプレートには影響しません。
3. (オプション) 「提出資料ワークフローへユーザーを追加する」の手順を続行します。

 提出資料ワークフローへユーザーを追加する

1. 提出資料ワークフローで、提出資料の目的の各項目について以下を実行します:
   • 名前。最初に [検索] ボックスにプロジェクト ユーザーの名前を入力します。次に、リストから適切なユーザーを選択します。
     • ユーザーからの回答が必要な場合は、ユーザー名の横にあるチェックボックスをオンにします。
       または
     • ユーザーからの回答を求めない場合は、チェックボックスをオフにします。
       注: 並行承認ワークフロー グループに複数のユーザーを追加している場合、グループ内で「必要」とマークされたすべてのユーザーが提出資料に対する回答を提出すると、「アクション待ち」の責任は次のワークフロー グループに移ります。
   • 役割。リストから承認者 または提出者を選択します。「提出資料における提出者と承認者の違いは何ですか?」を参照してください。
     注:
     • To be designated as an approver, the person must exist in the Project level Directory tool (see Add a User Account to the Project Directory) and must also be granted 'Admin' or 'Standard' level permissions to the Submittals tool (see Set User Permissions for the Submittals Tool).
     • あなたが提出資料ツールに対する「標準」レベルの権限を持つユーザーである場合、ワークフローに追加できるのは「管理者」レベルの権限を持つユーザーのみです。
     • 提出資料に提出者を追加する場合、提出資料の順次承認ワークフローの最初の承認者として提出資料管理者を指定することをお勧めします。これにより、提出資料管理者は、提出資料が提出ワークフローの次のステップでユーザーに送信される前に、社内のステークホルダーによって提出資料が十分に確認される機会を得ることができます。
     • あなたが提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザーであれば、ワークフローに対する「管理者」または「標準」レベルの権限を持つユーザーを追加することができます。
       注: 提出資料ワークフローで順次承認を使用する場合は、ワークフローの各項目にユーザーを１人のみ追加してください。提出資料ワークフローのステップで並行承認を使用する場合は、１項目に２人以上のユーザーを追加します。
   • 期日。 提出資料回答の期日をカレンダーから選択します。
     手記： 「期日」フィールドは、提出資料ツールの [設定の構成] ページで指定された既定の日数に基づいて自動的に入力されます。 「設定を構成する: 提出資料ツール」を参照してください。 期日には、プロジェクトの「稼働日」として設定した日も考慮されます。 「プロジェクト稼働日を設定する」を参照してください。
2. [ステップを追加] をクリックします。
3. ワークフローに別のユーザーを追加するには、この手順を繰り返します。
4. ワークフロー ステップの順序を変更したい場合は、次ようにします:
   1. 垂直グリップ (⋮⋮) で項目をつかみます。
   2. ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、項目を希望の順序に移動します。
      
      

レビューのための提出資料の更新と送信

上記手順が終了したら、以下オプションを１つを選択します:

• 提出資料ワークフローのメンバー、配信先リストのメンバー、および提出資料管理者に電子メールを送信せずに変更を保存するには、[作成] をクリックします。
  または
• 変更を保存して提出資料ワークフローのメンバーに注意喚起する電子メール通知を送信し、配信先リストのメンバーに注意喚起するには、[電子メールの作成と送信] をクリックします。