プロジェクトの役割をワークフロー ステップに自動割り当てする方法は?

プロジェクトの役割を通じてワークフロー担当者を自動的に更新したい場合は、何をする必要がありますか?

この機能より前から存在していたロール (以前は会社レベルのワークフローに自由に入力されていました) は、「カスタム ロール」と呼ばれるようになりました。これらを引き続き使用するには、通常のステップ割り当てプロセスに従います。

ただし、ワークフロー ステップの担当者がプロジェクト ディレクトリ内のプロジェクト ロールを介して割り当てられた個人に直接関連付けられる自動割り当てを有効にするには、会社レベルでワークフロー テンプレートを構成するときに、[ プロジェクト ロール ] ドロップダウン メニューから目的の役割を選択します。

この機能は、ワークフローの変更が行われたときの中断を防ぐのにどのように役立ちますか?

自動割り当てプロジェクト ロールを使用する場合、会社レベルのワークフローに追加された新しいステップには、手動による介入なしに、プロジェクト レベルの正しい担当者が自動的に含まれます。これにより、ワークフローが一貫して構成され、担当者の不在によって中断したり停止したりすることがなくなります。

カスタム ロール (「設計者」や「PM」などの自由入力ラベル) をまだ使用している場合は、ステップが追加または変更されるたびに、各プロジェクトのワークフローを手動で更新する必要があります。

プロジェクト ロールを使用してワークフローを構成し、それらのロールが後でディレクトリから削除されたり、応答する権限を失った場合はどうなりますか?

ワークフローの段階によっては、次のシナリオが発生する可能性があります。

• ワークフローがブロックされます。

• プロジェクトのワークフロープリセットが未設定としてマークされている。

• 影響を受けるステップが期限切れになり、ワークフロー マネージャーへの通知がトリガーされます。

「ワークフローの割り当て: トラブルシューティング ガイド」を参照してください。

会社管理者ツールのプロジェクト ロール (たとえば、「プログラム マネージャー」ロール) が削除された場合はどうなりますか?

削除されたプロジェクトの役割を使用しているプロジェクトプリセットは設定解除されます。削除されたロールに現在割り当てられている処理中のワークフローには、「 割り当てが必要です: ユーザーまたはロールを割り当ててください」 というエラーメッセージが表示されます。さらに、ステップは期限超過になり、ワークフロー管理者に通知されます。

特定のプロジェクトの役割に割り当てられている人を変更した場合、正確には何が更新されますか?

プロジェクトレベルのワークフロー テンプレートと、現在進行中の (まだ回答されていない) ワークフロー ステップの両方が自動的に更新され、この変更が反映されます。

会社レベルで (たとえば、設計者からプロジェクトマネージャーに) ロールの割り当てを変更した場合、どうなりますか?

このテンプレートを使用する今後のプロジェクトには、更新された割り当てが反映されます。処理中だがまだ実行されていないワークフロー ステップを含め、既存のプロジェクト テンプレートも更新されます。

ただし、ワークフロー ステップがすでに (たとえば、アーキテクトに) 割り当てられており、現在実行中の場合、既存のステップの割り当ては変更されません。必要に応じて、その手順の担当者を手動で更新する必要があります。

「ワークフロー テンプレートを作成する」の「担当者を追加する」セクションを参照してください。

処理中のワークフロー中に (ディレクトリ内の) プロジェクトの役割にタグ付けされた担当者を更新するとどうなりますか?

現在のワークフロー ステップは自動的に更新され、プロジェクトの役割に新しく割り当てられた個人が反映されます。

新しいユーザーがプロジェクトの役割を介してワークフロー ステップに割り当てられた場合、そのユーザーにはすぐに通知されますか?

いいえ、新しく割り当てられたユーザーにはすぐには通知されません。通知は、特定のワークフロー ステップがユーザーにアクティブに割り当てられると発生します。