ワークフローの割り当て: トラブルシューティング ガイド
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概要
Procore ワークフローの割り当てにより、各プロセス ステップに適切な人が参加できるようになります。中断は、ワークフロー テンプレートの構成への影響、ワークフローの進行のブロック、期限を過ぎた通知の送信など、さまざまな理由で発生する可能性があります。
ワークフロー割り当ての課題の理解と解決
以下の表は、一般的なトラブルシューティングの課題について詳しく説明しています。
| シナリオ | 原因 | 影響 | 解決策 |
|---|---|---|---|
| 無効または不適格な担当者 | 担当者または担当者グループ メンバーがディレクトリ ツールから削除されたか、権限の変更によってワークフロー ステップへの割り当てに不適格になりました。 | ワークフロー テンプレートの担当者設定が無効です。新しいワークフローを開始できません。 | プリセットから無効な担当者を削除してから、テンプレートを再構成します。 |
| ブロックされたワークフロー | システムは次のステップに進みましたが、アクセス許可が削除されたか、ディレクトリ アクセスが失われたか、動的ロールにメンバーがいなかったため、誰も割り当てられませんでした。 | 「割り当てが必要です」というエラーによりワークフローが停止し、すぐにワークフロー管理者に警告され、それ以上の進行が妨げられます。 | ステップを再割り当てするか、割り当て要件を削除するか、[続行] をクリックして再試行してください。 |
| 期限を過ぎた通知 | このステップの担当者は、ワークフローがアクティブな間、ディレクトリ ツールにアクセスできなくなりました。 | ワークフローが停止して期限が超過になり、ワークフロー マネージャーに通知されます。 | ロールを再割り当てするか、ロール要件を削除します。 |
不適格または無効な担当者
シナリオ
ユーザー レコードがディレクトリ ツールで非アクティブになっている場合、ツールへのアクセス権が削除されている場合、または権限レベルが変更されている場合、ワークフロー担当者をワークフロー ステップに割り当てることはできません。これは、まだ開始されていないワークフローの担当者グループのメンバーに影響します。
例
ワークフロー ステップに 3 人のユーザーが割り当てられており、ユーザー A がディレクトリ ツールへのアクセスまたは権限を失うと、ワークフロー テンプレートの担当者 (つまり、ユーザー A) は無効になるか、割り当てに不適格になります。ワークフロー管理者は、担当者の設定を更新する必要があります。これらの役割については、「ワークフロー ツールに関連付けられているさまざまな役割とは何ですか?」を参照してください。影響
実行中のワークフローはすぐには影響を受けません。アクセスまたは権限の変更の設定とタイミングによっては、システムがアクセスをブロックしたり、期限を過ぎた通知を送信したりする場合があります。「ファーストレスポンダー決定」を使用したワークフローは、通常どおり続行できます。ただし、新しいワークフローを開始する前に、間違った担当者設定を修正する必要があります。
解決
この課題を解決するために、ワークフロー管理者は次のことができます。
- 担当者を一括編集: ワークフロー担当者設定に移動し、一括編集機能を使用して間違った担当者を削除し、新しい担当者を追加します。これにより、ワークフロー ステップに達していない実行中のワークフローについて担当者が更新されます。
- 手動編集と再起動: ワークフロー担当者設定に移動し、無効な担当者を削除してから、影響を受けるアクティブなワークフローを手動で再起動します。
ブロックされたワークフロー
シナリオ
対応可能な担当者または適格な担当者なしでステップが開始されると、ワークフローは停止します。これは、次の場合に発生します。
- 管理者は、ワークフローが影響を受けるステップに到達する前に、ワークフロー担当者のユーザー プロファイルをディレクトリ ツールから削除するか、担当者のアクセスまたは権限を変更します。
- ワークフロー ステップは Procore の役割 ( 請求書送付先など) に割り当てられていますが、契約の [請求書送付先] フィールドは空です。
例
ワークフローを使用して請求書を承認する場合、請求書の契約上の対象ユーザーに「請求書送付先」の役割を割り当てる必要があります。請求書ワークフローがこのステップに到達したときにこのロールが割り当てられていない場合、ワークフローは停止します。影響
- ワークフローはすぐに停止します。
- [ 割り当てが必要です]というエラーメッセージが表示され、[ 続行]ボタンが表示されます。
- ワークフローテンプレートは、ブロックされたインスタンスの原因となっている問題が解決されるまで、一時的に使用できなくなります。
解決
この課題を解決するために、ワークフロー管理者は次のことができます。
- 担当者の再割り当て: 特定のワークフロー インスタンスのサイド パネルを使用するか、一括割り当て機能で編集して、有効な個人を必要なステップに再割り当てします。
- ステップ要件の削除: ステップが不要になった場合、ワークフロー管理者は影響を受けるステップの要件を削除できます。
- 割り当ての再試行: 誰かが担当者のディレクトリ ツールのアクセスまたは権限を最近変更した場合、[ 続行 ] をクリックして、その手順で使用可能な担当者を見つけます。
期限を過ぎた通知
シナリオ
担当者が期日に間に合わなかった場合、またはワークフロー ステップがアクティブである間にディレクトリ ツールへのアクセスが削除された場合、ワークフロー ステップは期限を過ぎています。これにより、ワークフローが直ちに停止し、システムは期限超過通知を送信します。
例
必須の承認者であるユーザー A が承認ステップ中にディレクトリ ツールから削除されたため、ワークフローは停止し、期限を過ぎてしまいます。
影響
- 割り当ての問題が修正されるまで、ワークフローは停止したままになります
- 期限を過ぎた通知はワークフロー管理者に警告し、ワークフロー管理者はアクションを実行します。
ヒント
今後のワークフローについてはどうでしょうか?ワークフローの実行中に担当者に適切な権限がなかったり、ディレクトリ ツールへのアクセス権が失われたりすると、ワークフロー テンプレートの担当者は無効になるか、割り当てに不適格になります。ワークフローの開始後にこれが発生した場合は、進行中のワークフローのみが影響を受けます。
解決
この課題を解決するために、ワークフロー管理者は次のことができます。
- 担当者の再割り当て: 特定のワークフローでは、サイド パネルまたは一括編集ツールを使用して、適切なアクセス権を持つ他のユーザーにステップを割り当てます。
- ロール要件の削除: 担当者の入力が不要になった場合、ワークフロー マネージャーはそのロールの要件を削除できます。
- 必須でないレスポンダー: 担当者がステップの必須回答者である場合 (例: ステップが「最初の応答者が決定」で構成されている場合)、ワークフローは中断することなく続行され、期限超過通知は送信されません。