ワークフロー ユーザー ガイド
目次
始めましょう
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このユーザー ガイドは、Procore ユーザーを対象に、Procore のワークフロー ツールを使用して、ワークフローを最初から最後まで構築して使用する方法に関する情報を提供します。 このガイドで学べる内容には次のようなものがあります: |
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ワークフロー
Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore.
What is a custom workflow?
Example
The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment.
Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?
Supported Tools
セットアップと構成
クイック スタート ワークフロー テンプレート
ワークフロー テンプレートを作成する
目的
会社のワークフロー ツールでワークフロー テンプレートを作成すること。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- ワークフロー テンプレートを表示、作成、または編集するには:
- 会社のワークフロー ツールに対する「管理者」レベルの権限。
又は - 会社のワークフロー ツールで「読み取り専用」または「標準」レベルの権限があり、権限テンプレートで「ワークフロー テンプレートを表示する」および「ワークフロー テンプレートを作成して編集する」詳細権限が有効になっていること。
- 会社のワークフロー ツールに対する「管理者」レベルの権限。
- ワークフロー テンプレートを表示、作成、または編集するには:
- Procore を英語で使用しているお客様は、事前に入力された財務ツール用のクイック スタート ワークフロー テンプレートから選択することもできます。これらのテンプレートは、そのまま使用することも、会社のニーズに合わせて編集することもできます。クイック スタート ワークフロー テンプレートは、現時点では英語圏以外ではご利用いただけません。
ステップ
ワークフローを追加する
- 会社レベルの [ワークフロー] ツールに移動します。
- 「作成」をクリックします。
これにより、「ワークフローの追加」ダイアログ ボックスが開きます。
- ワークフローの [名前 ] を入力します。
- [ ツール ] メニューからワークフローのツールを選択します。
注
一部の Procore ツールは、このリストの選択肢として表示するように有効にする必要があります。利用可能なツールのリストについては、「どの Procore ツールがワークフローをサポートしていますか?」を参照してください。 - 「作成」をクリックします。
Procore はワークフロー ビルダーを開き、「無題」の最初のステップを作成します。
ワークフローの最初のステップを更新する
- まず、ワークフローの開始時に使用するステップの種類 (応答ステップ、条件ステップ) を選択します。
- 選択したステップタイプの指示に従います。
ワークフローに回答ステップを追加する
- [一般情報] セクションに次の情報を入力します。
- ステップ名。ステップの名前を入力します。
- タイプ。[応答ステップ] を選択します。
- アイテムのステータス。このワークフロー ステップに関連付けられる案件のステータスを入力します。
- 完了までの日数。「担当グループ」がワークフロー ステップを完了するまでの日数を入力します。次に、ドロップダウンリストから [暦日] または [営業日] を選択します。設定した日数が経過すると、Procore はステップが完了するまでリマインダー電子メールを送信します。
- オプション: 通知受信者。 [ 完了までの日数] で指定した日数以内にワークフロー ステップが完了しない場合に自動通知を受け取るグループまたはロールを選択します。ここで指定した受信者は、ワークフロー ステップが完了すると電子メールも受信します。既定のグループには次のものが含まれます。
- ワークフロー マネージャー。ワークフロー管理者は、プロジェクトで指定されている必要がある Procore ユーザーです。
- アイテム作成者。案件作成者は、プロジェクトで案件を作成した Procore ユーザーです。
- 配信グループ。このワークフローを公開してプロジェクトに割り当てた後、プロジェクトレベルでワークフローを構成するときに、さまざまなグループ メンバーを定義できます。
- 会社のすべてのプロジェクト ユーザー。通知先リストから案件作成者の会社 を選択すると、プロジェクトに割り当てられている案件作成者の会社のすべてのプロジェクト ユーザーに自動的に通知されます。
担当者を追加する
- [ 担当者 セクションに入力します。
- デシジョンタイプ。ステップの既定の決定タイプの 1 つを選択します。この設定により、使用可能な回答要件オプションも決まります。
- ファーストレスポンダーが決定します。
- 複数のレスポンダーが決定します。
- 必要な応答者のみが決定します。ステップの最終決定を 、1人またはすべてのメンバーが応答する必要がある役割の応答者のみによって決定されるようにする場合は、このボックスをオンにします。
- デシジョンタイプ。ステップの既定の決定タイプの 1 つを選択します。この設定により、使用可能な回答要件オプションも決まります。
- [担当者を管理] をクリックします。
- プロジェクトの役割またはカスタムの役割の担当者タイプに基づいて担当者を管理できます。担当者の設定方法に応じて、関連する指示に従います。
- プロジェクトの役割の担当者:
個々の担当者を管理するために手動で更新する必要はありません。
担当者は、 プロジェクト ディレクトリから割り当てられたプロジェクトの役割に基づいて、各ワークフロー ステップに自動的に入力されます。
大事な： プロジェクト ディレクトリの役割が正しく割り当てられ、最新であることを確認します。「 プロジェクトの役割をワークフロー ステップに自動割り当てする方法」を参照してください。 詳しくは。
-
会社管理者ツール内でプロジェクトの役割を作成します。方法を学ぶ→
-
プロジェクト ディレクトリ ツール内のプロジェクトの役割に個人を割り当てます。方法を学ぶ→
-
会社レベルでワークフロー テンプレートを構成します。各ワークフロー ステップを構成するときに、そのステップに割り当てる関連するプロジェクトの役割を選択します。
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テンプレートが割り当てられているプロジェクトでは、会社レベルのワークフロー テンプレートの構成に従って、それらのプロジェクトの役割に関連付けられた個人が各ワークフロー ステップに自動入力されます。
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プロジェクト ディレクトリにリストされているすべてのメンバーが、各ツール内の案件に必要な適切な権限と適切なワークフロー権限を持っていることを確認します。
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構成を完了するには、ツールごとにプロジェクト テンプレートごとにワークフロー マネージャーを手動で構成する必要があります。プロジェクト ディレクトリはプロジェクトごとに管理され、ワークフロー マネージャーはツールによって異なる場合があるため、この手順が必要です。
- カスタムロールの担当者:
- [担当者] セクションの下のステップの詳細で [担当者を管理] をクリックします。
- カスタムロールの横にある [ メンバーの編集 ] をクリックします。
- 使用可能なプロジェクト ディレクトリ メンバーからユーザーを選択します。
注: ワークフロー ステップの各カスタム ロールには、少なくとも 1 人のユーザーが割り当てられている必要があります。 - (オプション) 決定タイプが 「複数回答者が決定」の場合、「 回答に必要ですか?」を使用して各メンバーの要件を設定できます。ドロップダウンリストをクリックします。
- [ 完了] をクリックして、担当者の更新を確認します。
- [ 保存 ] をクリックして変更を確定します。
手記： 必須フィールドに不足している情報がある場合は、ワークフロー ビューアの上部にバナーが表示されます。[詳細を表示] をクリックして、更新が必要なステップを確認します。
- プロジェクトの役割の担当者:
注
会社ディレクトリからプロジェクトの役割を一括で割り当てることもできます。回答を追加
ステップの担当者の役割が決まったら、次のステップは回答を追加することです。回答を追加するときに使用できるオプションは、ステップの決定タイプと、回答者が必要かどうかによって決まります。
回答を追加するステップは、決定タイプごとに分かれています。ステップで選択した決定タイプのステップに従います。
- ファーストレスポンダーが決定: の表示/非表示
- ステップ設定の [ 回答 ] カードで、以下を行います。
- [応答] の場合。ドロップダウン メニューから1つ以上の回答を選択します。
- ステップに進みます。この回答がステップの最終決定である場合は、ワークフローの次のステップを選択します。
- 随意： [回答を追加] をクリックして追加の回答を作成し、必要に応じて上記の情報を入力します。
- ステップ設定の [ 回答 ] カードで、以下を行います。
- 複数の回答者が決定: の表示/非表示
- ステップ設定の [回答] カードで、以下を行います。
- [必要な応答者のみが IS と判断する] にチェックが入る場合:
- 必要に応じて、レスポンダーが決定します。ドロップダウン メニューから1つ以上の回答を選択します。
- ステップに進みます。この回答がステップの最終決定である場合は、ワークフローの次のステップを選択します。
- [必要な回答者のみが決定する] がチェックされていない場合:
- すべてのレスポンダーが決定した場合。ドロップダウン メニューから1つ以上の回答を選択します。
- ステップに進みます。この回答がステップの最終決定である場合は、ワークフローの次のステップを選択します。
- 随意： [回答を追加] をクリックして追加の回答を作成し、必要に応じて上記の情報を入力します。
さらにステップの種類を追加するには、以下を参照してください。
ワークフローに条件ステップを追加する
条件ステップを使用すると、ステップの条件が満たされているかどうかに応じて、ワークフロー パスを異なる方法でルーティングできます。条件ステップを作成するには、以下の手順に従います。
- [一般情報] セクションに次の情報を入力します。
- ステップ名。ステップの名前を入力します。
- タイプ。「条件ステップ」を選択します。
- と。条件ステートメントで仮説の最初の部分を選択します。ツールごとに異なる条件ステートメントが存在します。「 ツールによる条件ステートメント」を参照してください。
- より大きい。組織で指定された金額以上の金額について追加の署名が必要な場合は、このオプションを選択し、右側のフィールドに金額を入力します。
又は - より小さい。仮説が指定した数より小さい場合にステップを機能させたい場合。
- です。カスタム フィールドに対して特定のフィールドが選択されたときにステップを機能させる場合。
- にチェックが入っています。カスタム フィールドのチェックボックスがオンのときにステップを機能させる場合。
- 次のいずれかが含まれます。カスタム フィールドに対して 1 つ以上の複数選択オプションが選択されたときにステップを機能させる場合。
- より大きい。組織で指定された金額以上の金額について追加の署名が必要な場合は、このオプションを選択し、右側のフィールドに金額を入力します。
- それから。ドロップダウンリストからステップを選択するか、[ステップの追加] ボタンをクリックして新しいステップを作成します。
- そうでなければ。ドロップダウンリストからステップを選択するか、[ステップの追加] ボタンをクリックして新しいステップを作成します。これは、現在のステップの条件が満たされていない場合のワークフローの次のステップです。
- 次のオプションから選択します:
- [キャンセル] をクリックします。このボタンをクリックすると、行った変更が破棄されます。
- 下書きとして保存します。番号付きの「草案」ワークフロー バージョンを保存するには、このボタンをクリックします。このオプションは、ワークフローの作成作業中であれば選択してください。
又は - 保存して公開します。このボタンをクリックすると、ワークフローの新しく公開されたバージョンが作成されます。ワークフローをプロジェクトに割り当てる準備ができたら、このオプションを選択します。
ツール別の条件文
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予算変更... の表示/非表示
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コミットメント。。。 の表示/非表示
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委託契約・発注の変更指示... の表示/非表示
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伝達/カスタム ツール... の表示/非表示
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発注者への請求書... の表示/非表示
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元請契約... の表示/非表示
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元請契約変更指示... の表示/非表示
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下請業者請求書... の表示/非表示
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* プロジェクトの予算にリンクされた条件ステートメントは、会社レベルの管理者ツールにある カスタム レポート予算ビュー で選択した予算列の合計金額に基づいています。「カスタム レポート用の予算ビューの設定」を参照してください。
ステップタイプを追加する方法については、以下を参照してください。
終了ステップ (成功) をワークフローに追加する
終了ステップは、ワークフローの終了を定義します。終了ステップは、ワークフローが完了したことを示します。
- ワークフロービルダーの既存のステップに添付されている
アイコンをクリックし、[ステップ を終了する (成功)] を選択します。 - [一般情報] セクションに次の情報を入力します。
- ステップ名。ステップの名前を入力します。
- アイテムのステータス。正常に完了したことを示す適切なステータスを選択します。ステータス オプションはツールによって異なります。
- オプション: 通知の受信者。 ワークフロー ステップの完了時に自動通知を受け取るグループまたはロールを選択します。既定のグループには次のものが含まれます。
- ワークフロー マネージャー。ワークフロー管理者は、プロジェクトで指定されている必要がある Procore ユーザーです。
- アイテム作成者。案件作成者は、プロジェクトで案件を作成した Procore ユーザーです。
- 配信グループ。このワークフローを公開してプロジェクトに割り当てた後、プロジェクトレベルでワークフローを構成するときに、さまざまなグループ メンバーを定義できます。
- 次のオプションから選択します:
- [キャンセル] をクリックします。このボタンをクリックすると、行った変更が破棄されます。
- 下書きとして保存します。このボタンをクリックすると、ワークフローの番号付きの「草案」バージョンが保存されます。このオプションは、ワークフローの作成作業中であれば選択してください。
又は - 保存して公開します。このボタンをクリックすると、ワークフローの新しく公開されたバージョンが作成されます。ワークフローをプロジェクトに割り当てる準備ができたら、このオプションを選択します。
ステップタイプを追加する方法については、以下を参照してください。
終了ステップ (失敗) をワークフローに追加する
- ワークフロービルダーの既存のステップに添付されているアイコンをクリックし、[ ステップの終了 (失敗)] を選択します。
- [一般情報] セクションに次の情報を入力します。
- ステップ名。ステップの名前を入力します。
- アイテムのステータス。正常に完了しなかったことを示す適切なステータスを選択します。ステータス オプションはツールによって異なります。
- オプション: 通知の受信者。 ワークフロー ステップの完了時に自動通知を受け取るグループまたはロールを選択します。既定のグループには次のものが含まれます。
- ワークフロー マネージャー。ワークフロー管理者は、プロジェクトで指定されている必要がある Procore ユーザーです。
- アイテム作成者。案件作成者は、プロジェクトで案件を作成した Procore ユーザーです。
- 配信グループ。このワークフローを公開してプロジェクトに割り当てた後、プロジェクトレベルでワークフローを構成するときに、さまざまなグループ メンバーを定義できます。
ステップタイプを追加する方法については、以下を参照してください。
ワークフロー テンプレートの保存
ワークフロー テンプレートを保存するには、次のオプションを使用できます。
- 下書きとして保存します。このボタンをクリックすると、ワークフローの番号付きの「草案」バージョンが保存されます。[草案として保存] をクリックしてもワークフロー ビルダーは閉じないため、作業内容を保存することができます。草案のワークフロー テンプレートはプロジェクトでは使用できません。
又は - 保存して公開します。このボタンをクリックすると、ワークフローの新しく公開されたバージョンが作成されます。公開されたワークフローはプロジェクトで使用できます。
又は - [キャンセル] をクリックします。このボタンをクリックすると、行った変更が破棄されます。
ワークフロー テンプレートをプロジェクトに割り当てる
ワークフローが 公開されたら、次のステップはワークフローをプロジェクトに割り当てて構成できるようにすることです。次の手順では、会社のワークフロー ツールでプロジェクトにワークフロー テンプレートを割り当てる方法を示します。
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish.
- Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.
- In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s).
- To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box.
- Click Update.
Assign a Workflow Template to New Projects
A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created.
- Navigate to the Company Workflows tool.
- In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
- Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
- Click Assign.
- A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.
プロジェクトでのワークフロー テンプレートの構成
ワークフロー テンプレートをプロジェクトに割り当てたら、個々のツールの設定で構成する必要があります。これは、ワークフロー ステップが特定のユーザーに割り当てられ、応答する必要がある日数が設定されるプロセスです。既定のワークフローを適用して項目の承認に使用する前に、関連付けられているツールにも既定のワークフローを設定する必要があります。
目的
ツールでワークフロー テンプレートを構成すること。
背景
ワークフロー テンプレートを公開してプロジェクトに割り当てた後、使用するにはプロジェクトで構成する必要があります。構成には、「ワークフロー マネージャー」として機能する人の割り当て、ワークフローへの適切な配信グループと担当者の割り当てが含まれます。また、特定のテンプレートを使用する 前に 、ツールの「既定」として設定する必要があります。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 構成中のプロジェクト ツールに対する「管理者」レベルの権限。
ステップ
- (オプション) プロジェクトレベルのワークフロー テンプレートを有効にすると、プロジェクトチームが会社レベルの権限に依存することなく、プロジェクト環境内で直接ワークフローを作成およびカスタマイズする自律性を提供できます。
- ワークフローを構成するツールに移動します。
- [設定を構成]
アイコンをクリックします。
メモ： 伝達ツールの場合は、ワークフロー テンプレートの特定の 伝達タイプの 設定を選択します。 - (オプション) プロジェクトレベルのワークフロー テンプレートを複製して、既存のものと同じ、または非常によく似た新しいワークフロー テンプレートを作成できます。
注
複製機能を使用するには、プロジェクトレベルのワークフロー テンプレートを有効にする 必要があります 。 - 右ペインの「ワークフロー設定」をクリックします。
手記： 請求書管理および伝達ツールには、専用の「ワークフロー設定」ページがありません。請求書管理ツールの [設定を構成する] の一番下までスクロールして、請求書管理ワークフロー構成にアクセスします。 - 構成するワークフローの横にある [構成] ボタンをクリックして、ワークフロー ビューアを開きます。
例
- ワークフロー ビューアの上部で、ドロップダウン リストからプロジェクト ユーザーを選択して、ワークフロー マネージャーを割り当てます。
- 「保存」をクリックします。
手記： 必須フィールドに不足している情報がある場合は、ワークフロー ビューアの上部にバナーが表示されます。[詳細を表示] をクリックして、更新が必要なステップを確認します。
省略可能な手順。ワークフロー要件に基づいて完了します。
- 配信グループの割り当て。このリストから配信グループを選択します。これらは、ワークフローで特定のアクションが発生したときに Procore から通知電子メールを受信するユーザーのグループです。
- 完了までの日数。 担当者がステップで回答を提出する必要がある日数を入力します。手順の詳細の「一般情報」セクションの「 完了までの日数」で、最初のボックスに日数を入力し、ドロップダウンリストから「暦日」または「営業日」を選択します。
手記： 担当者が定義された期間内に回答を提出しない場合、担当者は自動リマインダー電子メールを受信します。
既定のワークフローを設定する
案件でワークフローを開始する 前に 、既定のワークフローを選択する 必要があります 。
- 「ワークフロー設定」テーブルの「既定のワークフロー」列にマウスを置きます。
- 既定にしたいワークフローの行で [既定として設定 ] をクリックします。
手記： 既定のワークフローが既に設定されている場合は、同じアクションによってワークフローの既定の指定が元に戻されます。 - 既定のワークフローを選択すると、ワークフローの [既定のワークフロー] 列にチェックマークが表示されます。
ワークフローを開始する
ワークフロー ツールの設定でセルフサービス ワークフロー エンジンを有効にしている場合は、プロジェクトレベルの案件でワークフローを使用する準備が整いました。プロジェクトでテンプレートを作成して構成したら、次のステップは、承認のためにワークフローが必要な案件を作成することです。下請業者請求書のワークフローは自動的に開始されますが、契約やその他の項目のワークフローは手動で開始する必要があります。以下のガイドラインは、ワークフローを開始する方法を示しています。
Objective
After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
OR - Users with the 'Can Start Workflows' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
OR - Users with the 'Can be Workflow Manager' granular permission enabled on their permissions template. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
- 'Admin' level permissions on the company's Directory tool.
Steps
- Navigate to the tool and item containing the workflow.
- Click Start Workflow at the top right corner of the item.
ワークフローに応答する
Objective
To respond to a workflow on a project level item.
Background
After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.
Things to Consider
- Required User Permissions:
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- Must be the assignee of the contract's current workflow step.
- To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
- Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
- The invoice must be associated with an open billing period.
- Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings.
- To respond to a workflow on a budget change:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
- Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
- To respond to a workflow on a correspondence item:
- 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
- Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.
- To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
Steps
- Navigate to the Project item containing the workflow.
- In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow.
Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed. - Select your response for the workflow at the bottom of the right pane.
Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step. - Optional: Upload or attach files to the workflow.
- Optional: Enter a reason for your response.
Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template. - Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.
See Also