文書管理のパッケージについて知っておくべきことは何ですか?

回答

パッケージは、関連文書とプレースホルダーをグループ化し、マイルストーン コンテキストを確立し、リアルタイムの進捗統計を追跡し、順次文書レビューを実行するための専用のワークスペースを Document Management 内に提供します。以下のよくある質問を確認してください。

• 文書管理のパッケージとは何ですか?
  パッケージは、関連するドキュメントとプレースホルダーのファーストクラスのグループ化コンテナです。専用のメタデータ、リアルタイムの進行状況ロールアップ(コンテンツの内訳、プレースホルダーのフルフィルメント、ワークフローの完了)、およびイベント履歴ログを備えています。

• 文書をパッケージに追加すると、その権限は変わりますか?
  いいえ。文書へのアクセスは、文書レベルの権限によって完全に制御されます。ユーザーがアクセス権限のない文書を含むパッケージを表示すると、それらの制限されたファイルは非表示になり、進行状況の統計は表示可能なファイルのみを反映するように自動的に調整されます。

• 1つの文書を複数のパッケージに属することはできますか?
  はい。1 つの文書の改訂版、バージョン、またはプレースホルダーを複数のパッケージに同時に割り当てることができます。

• 「アップロード」タブからパッケージを作成できますか?
  はい。ユーザーは、文書管理ツール内のすべてのタブ (文書、アップロード、およびパッケージ) から新しいパッケージを作成できます。

• パッケージを特定のユーザーに制限できますか?
  いいえ。パッケージ機能へのアクセスは、文書管理権限グループ (作成、表示、項目の追加、編集、削除) を介してプロジェクトごとにグローバルに制御されます。個々のパッケージの非公開または制限された視程設定はサポートされていません。

• パッケージをゴミ箱に移動するとどうなりますか?
  パッケージをゴミ箱に移動すると、パッケージシェルのみが論理的に削除されます。基になるすべてのドキュメントとプレースホルダーは、[文書] タブの影響を受けません。このリリースでは、リサイクルされたパッケージを表示または回復する手段はありません。

• すべての文書ワークフローが完了すると、パッケージ ステータス自動更新されますか?
  いいえ。このリリースでは、パッケージ ステータス更新は厳密に手動です。

• パッケージ案件に対してワークフロー アクションを大量ので実行できますか?
  はい。選択したすべての文書がまったく同じワークフロー テンプレートを共有し、同じ現在のレビュー ステップにあり、自分のアカウントが応答者として割り当てられている場合、[パッケージ案件] セクション内で複数の文書を選択して [ワークフロー回答を提出] をクリックできます。

• 「レビュー パッケージ」はファイルを 1 つの PDF に結合しますか?
  いいえ。「レビュー パッケージ」は、ビューア内のすべてのパッケージ項目に対して、パフォーマンスが最適化された順次表示フローを提供します。マークアップ、コメント、ワークフローの回答は、基になる各文書に保存されたままになります。

• パッケージの種類とパッケージ ステータスの値はどこで設定されていますか?

  パッケージの種類とパッケージ ステータスは、[Procore 管理者ツール] > [ツール設定] > [文書管理> 既定のフィールド] の会社レベルで設定します。

  • 既定の パッケージ ステータス値: AR - Archived、CL - Closed、DR - 草案 、IP - In Progress、OP - Open。

  • 既定の パッケージタイプの値: EX - External、IN - Internal。

    プロジェクト管理者は、プロジェクト管理者ツール設定内でこれらの値をさらに有効/無効にしたり、カスタム コード + 値のペアを追加したりできます。

以下もご覧ください

• 文書管理ワークフローでは、どのようなアクセス権限を利用できますか?
• 文書管理ツールのさまざまなフィールドとは何ですか?