会社レベルのワークフローでコメント投稿者の役割を構成して使用する

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バックグラウンド

コメント投稿者の役割を使用すると、担当者は正式な決定ステータス (承認や拒否など) を選択せずに、ワークフローステップに関するフィードバック、添付書類、マークアップを提供できます。これにより、重要なアドバイザリのインプットが Procore ワークフロー内で直接取得され、アドバイザリのレビュー担当者に意思決定の責任を割り当てる必要がなくなります。

考慮すべきこと

テンプレート管理の場合:会社レベルワークフローツールに対する'管理者'レベルの権限。
処理中のワークフロー編集の場合:親ツールに対する'管理者'レベルの権限、または指定されたワークフロー管理者権限。
役割の要件:すべてのワークフローステップには、少なくとも 1 つのレスポンダーが割り当てられている必要があります。ステップをコメンターだけで構成することはできません。
ワークフローの進行:
- 複数のレスポンダーが決定するステップでは、必要なコメンターはステップに進む前に入力を送信する必要がありますが、フィードバックは方向ルーティングに影響しません。
- ファーストレスポンダーが決定するステップでは、コメンターは定義上オプションであり、最初のレスポンダーが決定を送信するとすぐにステップに進みます。
二重ロールの割り当て:異なる役割のレスポンダーとコメントターの両方としてステップに割り当てられている場合は、レスポンダーの割り当てが優先されます。1 つの回答を提出すると、両方の割り当てが満たされます。
タスクの追跡: 必須のコメント投稿者は、保留中のワークフロータスクを Web の [自分の未完了項目] リストに表示します。オプションのコメント投稿者には、[自分の未完了項目] に保留中のタスクが表示されません。
サポートされているツール:支払い、予算、文書管理、請求書管理、元請契約、委託契約・発注 (単一階層の変更指示、変更指示案)、および直接費。

ステップス

ワークフローテンプレートにコメント投稿者の役割を追加する

会社レベルの [ワークフロー] ツールに移動します。
変更するワークフローテンプレートの横にある [編集] をクリックします。
ターゲット応答ステップを選択します。画面の横に「応答ステップ」パネルが開きます。
[担当者を管理] をクリックします。[担当者の管理] パネルが開きます。
担当者の役割を追加または選択し、ステップの決定タイプに基づいてコメント担当者の役割を設定します。
- 複数のレスポンダーの場合は、手順を決定します。[コメント投稿者] セクションの [種類] ドロップダウンメニューから [すべてのメンバー]、[少なくとも 1 人のメンバー]、または [メンバーなし] を選択します。これらは、それに応じてコメントする権限を取得します。
- ファーストレスポンダーが手順を決定する場合:担当者の役割の横にある [コメントのみ] チェックボックスをオンにします。選択したロールが更新され、そのメンバーがコメント投稿者として指定されます。

メモ:コメント投稿者は、ワークフローを別のステップに移動したり、別のステップにルーティングしたりすることはできません。ステップでコメント投稿者からの入力が必要な場合、その入力が提供されるまでワークフローは自動的に一時停止します。

少なくとも 1 つの割り当てられたロールがレスポンダーとして設定されていることを確認します。テンプレートは、ステップごとに少なくとも 1 人の意思決定者を必要とするルールを満たしています。
「変更の保存」をクリックします。ウィンドウが閉じ、更新がビジュアルキャンバスに適用されます。
[Save & Publish] をクリックします。

メモ:ワークフロー履歴には、回答者には個別のアイコンが表示され、コメント投稿者には個別のラベルが表示されます。回答要件に応じて、ワークフロー履歴の視程が変わります。たとえば、すべてのメンバーがコメント投稿者として応答する必要があるか、少なくとも 1 人のメンバーがコメント投稿者として応答する必要があるかなどです。

処理中のワークフローでコメント投稿者を管理する

アクティブなワークフローに移動します。
'ワークフロー'サイドパネルを開き、垂直の省略記号をクリックします。
[担当者の管理] を選択します。「担当者を管理」ウィンドウが開きます。
必要に応じて、以下のいずれかのアクションを実行します:
- 既存のロールの種類を [応答者] と [コメント投稿者] の間で変更します。
- 「追加の担当者」セクションで個々のユーザーをコメント投稿者として追加します。更新されたユーザーまたはロールの割り当てがウィンドウに一覧表示されます。
「変更の保存」をクリックします。ウィンドウが閉じ、新しく割り当てられたコメント投稿者に通知電子メールが自動的に送信されます。

ウェブ上のコメント投稿者としてフィードバックを送信する

案件に移動するか、[自分の未完了項目] からタスクを開きます。案件の詳細とワークフロー回答フォームが表示されます。[ステータス/回答の決定] ドロップダウンメニューは非表示になります。
「コメント」フィールドにフィードバックを入力します。コメントエントリーボックスにテキストが表示されます。
オプション:[ファイルを添付] 面積を使用して、ファイルをアップロードするか、マークアップを追加します。添付ファイルまたはマークアップされた文書は、[添付書類] セクションの下に一覧表示されます。
「送信」をクリックします。提出記録。自分の役割がラベル付けされた新しいエントリーがワークフロー履歴パネルに表示され、必須のコメント投稿者には、自分の未完了項目リストからクリアされた案件が表示されます。