文書管理の添付書類と他のツールの添付書類の違いは何ですか?
答え
文書管理ツールを使用する Procore アカウントには、文書管理ファイルを他のツールの案件に添付するオプションがあります。文書管理ファイルは、従来の添付書類ではなく参照リンクとして共有されるため、他の Procore ツールの添付書類とは異なる動作をします。 これらの違いについては、以下をご覧ください。
文書管理添付書類は参照リンクです
文書管理添付書類は、文書管理ツール内のソース文書への参照であり、ソース文書のポイント・イン・タイム・コピーではありません。これにより、「添付書類」の閲覧者は、属性、マークアップ、ワークフロー、変更履歴、アクセス履歴、文書が添付されている他の Procore 項目への参照など、その文書に関連する最新かつ完全な情報を確実に見ることができます。 また、参照により、ユーザーが文書管理ツールからソース文書をダウンロードしていることも保証されます。
参照リンクの添付
文書管理ツールから添付する文書を選択すると、文書管理ツールの表と同様に、ファイルとその属性の表が表示されます。 これらのファイルを検索および選択する際には、次の機能と制限があります。
- キーワードまたは属性でフィルタリングし、文書のテーブルを並べ替えて並べ替えて、探しているものを見つけます。
- 以前の改訂版を添付する場合は、文書の最新の改訂版のみを表示するか、すべての改訂版を表示するかを切り替えます。 詳しくは、リビジョンの切り替えについての記事をご覧ください。
- 表の複数ページにわたって文書を選択します。
- 選択したファイルの総数はウィンドウの下部に表示され、他のツールと同様に、複数のツールから同時にファイルを選択できます。
- 文書管理ツールでアクセスできる特定のバージョンの文書のみを添付します。
- 「添付」または「キャンセル」をクリックした後、「ファイルの添付」ウィンドウを再度開くと、選択内容は保持されません。
添付書類の権限
文書管理添付書類は、文書管理ツールで構成された権限を尊重します。 添付書類に対する権限 のない ユーザーにはロックアイコンが表示され、文書を表示またはダウンロードできません。 文書管理管理者は、文書管理ツール内の権限グループにユーザーを追加して、ユーザーが文書を表示およびダウンロードできるようにすることができます。詳細については、「 文書権限の表示と管理 」を参照してください。
添付ファイルへのアクセスには認証と承認が必要
電子メールおよび PDF エクスポートに文書管理ファイルへの参照リンクが含まれている場合、それらの電子メールおよび PDF エクスポートの受信者は、文書を表示またはダウンロードするために Procore にログインし 、 文書管理ツールで文書に対する権限を持っている必要があります。
添付書類の一括ダウンロード
文書管理添付書類の「すべてダウンロード」ボタンをクリックすると、ZIP ファイルが機器にダウンロードされます。 添付書類がどのツールから来たかに応じて、次のいずれかのシナリオが発生します。
- 文書管理ファイルのみが添付されている場合は 1 つの zip ファイル。
- 文書管理ファイルが添付されていない場合は 1 つの zip ファイル。
- 文書管理ファイルと他のツールからのファイルの両方が添付されている場合は、2 つの zip ファイル。 これらの zip ファイルには、zip ファイル名に (1 of 2) と (2 of 2) が付加されています。
参照