文書管理ツールについて

Procore が文書用の新しいツールを構築することを決めたのはなぜですか?

Procore のオリジナルの文書ツールは、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって複数の関係者にサービスを提供できる機能として業界で依然として広く賞賛されていますが、Procore の顧客のニーズは急速に進化しています。これらのニーズの中には、ISO 19650 や 9001 などの規制要件によって推進されるものもあります。その他のニーズは、情報へのより良いアクセスと情報との共同作業をサポートするためにワークフローを最適化したいという要望によって引き起こされます。

この新しいソリューションの目標は、顧客のコンプライアンスとワークフローのニーズをサポートするだけでなく、Procore のプラットフォームとツールに完全に統合された方法でそれを行うことです。これにより、お客様は建設前から閉鎖まで、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって情報を適切に管理できるようになります。

Procore の文書と文書管理ツールの違いは何ですか?

2つのツールの比較については、「Procore の'文書'ツールと『文書管理』ツールの違いは何ですか?」を参照してください。

現場のユーザーが携帯 機器で承認された建設文書を表示するにはどうすればよいですか?

携帯ユーザーは、iOS および Android 用の Procore 携帯アプリケーションの文書管理ツールで承認された文書を表示できます。承認された文書のみにアクセスを制限できます。ユーザーが閲覧するために文書を開くと、その時点で文書が機器にダウンロードされます。

どのメタデータを自動的に入力できますか?

「ファイルを文書管理ツールにアップロードする際に Procore が自動的に入力できるデータは何ですか?」を参照してください。

文書にマークアップを追加できるのは誰ですか?

ワークフロー担当者のみが.pdfにマークアップを追加できますドキュメント。「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

文書管理ツールはフォルダをサポートしていますか?

フォルダは、文書が唯一の信頼できる情報源を失う可能性が高まるため、文書管理ツールではサポートされていません。

フォルダと同様に視覚的な方法でファイルを整理するには、ユーザーが特定の文書にすばやく簡単にアクセスできるようにする「保存されたビュー」を作成できます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。 従来のフォルダとは異なり、保存されたビューには、適用されたフィルターと文書のアクセス権限に基づいて、関連する文書が自動的に表示され、各文書の信頼できる単一の情報源が維持されます。

簡単に閲覧できるように文書をグループ化して整理するにはどうすればよいですか?

カスタムの「保存されたビュー」を作成して、いつでも特定のドキュメントにすばやく簡単にアクセスできます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。すべてのユーザーは独自の個人ビューを作成でき、文書管理ツールに対する'管理者'権限を持つユーザーは、プロジェクトの全員が使用できるビューを作成できます。

保存されたビューの他に、文書を参照する方法もいくつかあります。

• フィルターを適用し、結果を並べ替えます。「自分」でフィルタリングして、自分が作成または更新した文書を表示することもできます。「文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング」を参照してください。

• 任意のデータ列を表示、非表示、または並べ替えます。「文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

新しいドキュメントが利用可能になったとき、ユーザーはどのように通知を受け取りますか?

承認ワークフロー ステップに割り当てられているユーザーは、文書を承認する番になると電子メールで通知されます。現時点では、文書管理ツールによって他の自動通知は送信されません。

文書にどのような変更がいつ行われたかを表示できますか?

はい、適切な権限を持つ管理者とユーザーは、文書の属性とメタデータに対するすべての変更を、それらの変更がいつ発生したかとともに表示できます。「文書管理ツールで文書の変更履歴を表示する」を参照してください。

文書管理ツールは図面ツールに接続しますか?

はい、図面ツールで文書管理ファイルを開くことができます。両方のツールで同じ文書を完全なアップロード プロセスにかけるのではなく、文書管理ツールで一度行います。次に、図面ツールのファイル セレクターからその文書を見つけ、すべてのメタデータが添付された状態ですばやく取り込みます。詳細はこちら:「文書管理ファイルを図面ツールにインポートするとどうなりますか?」を参照してください。

文書管理は第三者アプリケーションと統合されていますか?

文書管理ツールは、Microsoft SharePointとのネイティブ統合を特徴としており、資格のあるユーザーは安全に認証し、ファイルを文書管理アップロードに直接リンクできるようになりました。追加の 第三者 アプリケーション 統合用のパブリック API エンドポイントはまだ利用できませんが、Procore は将来のソース コネクタとワークフローをサポートするための基本的な 統合 インフラストラクチャを継続的に構築しています。

文書管理ツールは会社レベルの文書ツールと統合されていますか?

いいえ、会社ツールやプロジェクトレベル 文書ツールに統合はありません。ただし、プロジェクト文書が Microsoft SharePoint の外部でホストされている場合、プロジェクト会社の従業員は SharePoint 統合のネイティブ リンクを利用して、ファイルを文書管理アップロードに大量の直接効率的に取り込むことができます。 

文書ツールから文書管理ツールへのファイルの移行はありますか?

いいえ、文書と文書管理ツールの間でのデータの自動移行は行われません。２つのツール間でデータを転送したい場合は、文書ツールから文書をダウンロードし、文書管理ツールにアップロードする必要があります。