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文書管理ツールで保存されたビューを作成する

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regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

目的

プロジェクトの文書管理ツールで保存されたビューを作成すること。

バックグラウンド

A saved view is a saved set of search filters for quick access to documents in the Document Management tool. Saved views visually organize your documents while also meeting the needs of a particular context, such as the saved view 'Published Electrical Drawings' for electricians who only want to see the latest approved versions of a specific document type. Unlike traditional folders, saved views don't require users to specify an upload location; they automatically absorb past, present, and future revisions of the same document. 

Admins can create saved views for everyone on the project, and individual users can create saved views that are only visible to them. Each saved view is kept inside a collection, which is a parent category with its own set of filters determined by project Admins. 

保存されたビューは コレクション 内に 作成されるため、コレクションのフィルターは、その中の保存されたビューに対して選択できるフィルターに影響します。たとえば、「レビュー中」コレクション内に「電気」保存ビューを構築する場合、コレクションは既に IR-レビュー中 ステータスの文書を除くすべての文書を除外しているため、 保存されたビューは、分野ドロップダウン メニューからフィルター E-Electrical を追加するだけで済みます。 「レビュー中」コレクションによって除外されるため、ユーザーは DR-Draft ステータスを追加できません。 つまり、コレクションと保存されたビューには親子関係があります。 保存されたビュー (子) は、コレクション (親) のフィルターを採用します。

2024-07-31_Explaining Saved Views 70percent.png

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • 自分だけが表示できる個人の保存されたビューを作成するには、プロジェクトの文書管理ツールに対する「標準」レベル以上の権限。
    • プロジェクト内の全員に対して保存されたビューを作成するには、プロジェクトの文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
  • 追加情報:
    • 保存されたすべてのビューは 、コレクション内に存在する必要があります。
    • [作成] ボタンは、文書のリストに少なくとも1つの新しいフィルターを適用するまで表示されません。
    • 個人の保存されたビュー (アクセス レベルとして「自分」が選択されている) は、それを作成した個人のみが表示できます。
    • プロジェクトに保存されたビュー (「プロジェクトの全員」アクセス レベル) は、後で個人ビューに変更することはできません。ただし、ツールに対する「管理者」権限がある場合は、後で個人用の保存されたビューをプロジェクト ビューに変更できます。「文書管理ツールで保存されたビューを編集する」を参照してください。

ステップ

  1. プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
  2. [ 文書] タブが表示されていることを確認します。
  3. [保存されたビュー] パネルで、太字のコレクション名の下にリストされている保存されたビューをクリックします。たとえば、「公開済み」というコレクション内の「すべての公開済みドキュメント」をクリックします。
    手記： [保存されたビュー] パネルが非表示の場合は、表の上部にある [保存されたビュー icon-show-saved-views.pngを表示]アイコンをクリックします。
    先端： 開始点として選択するコレクションの保存されたビューを決定するには、使用するフィルターを検討してください。この コレクション 記事の情報icon-info3.png アイコンを使用してコレクションのフィルターを表示する方法を学びます。文書管理ツールのコレクションとは何ですか?
  4. [ フィルター] メニューを使用して、現在保存されているビューのフィルターに少なくとも 1 つの変更を加えます。 次のヒントを考慮してください。
    • 各文書の最新の改訂版のみが必要な場合は、[ 最新の改訂版] ボタンをクリックします。 それ以外の場合は、[ すべてのリビジョン] を選択します。
      • 「最新リビジョン」はコンテキストに依存します。 ユーザー権限、コレクションのフィルター、および 改訂の順序付け 方法はすべて、保存されたビューに表示される改訂にインテリジェントに影響します。
    • コレクション自体が既にフィルターで除外されている文書を含むフィルターを追加する場合は、目的の保存されたビューに対してより適切なコレクションを見つける必要があります。
      • コレクションのフィルターが何であるかを調べるには、情報icon-info3.pngアイコンをクリックします。
  5. 随意： 「 文書管理ツールでビューを構成する」の手順に従って、新しく保存されたビューの列を構成します。 表示する列、表示順序、左または右にピン留めする列があるかどうかなどの設定を保存できます。
  6. 保存されたビューを作成する準備ができたら、[ 作成] をクリックします。
    手記： [作成] ボタンが非アクティブの場合、フィルターがコレクションのパラメーターの外部にあるか、保存されているビューとは異なるフィルターをまだ選択していません。
    2024-08-08_creating saved view 80percent.png
  7. 次の情報を入力します:
    アスタリスク (*) の付いたフィールドは入力必須です。
    • [名前]*: 保存されたビューの名前を入力します。この名前は、[保存されたビュー] リストに表示されます。
    • [説明]: 保存されたビューの説明を入力します。
    • [ビュー アクセス]: 保存されたビューのアクセス オプションを選択します。
      注: 文書管理ツールに対する「管理者」権限を持つユーザーのみが、プロジェクト内の全員のビューを作成できます。
      • 自分だけが表示できる個人用の保存されたビューを作成するには、[自分] を選択します。
      • プロジェクトの全員が表示できる保存されたビューを作成するには、[プロジェクト内の全員] を選択します。
  8. [作成] をクリックします。
    新たな保存されたビューが [保存されたビュー] パネルに追加されます。保存されたビューの名前をクリックすると、いつでも文書のフィルタリング済みリストを表示できます。