文書管理ツールで保存されたビューを編集する

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目的

プロジェクトの文書管理ツールで保存されたビューを編集すること。

バックグラウンド

保存されたビューは、文書管理ツールの文書にすばやくアクセスするための検索フィルターの保存されたセットです。保存されたビューは、文書を視覚的に整理すると同時に、特定の文書タイプの最新の承認済みバージョンのみを表示したい電気技師向けの保存されたビュー「公開された電気図面」など、特定のコンテキストのニーズも満たします。従来のフォルダーとは異なり、保存されたビューでは、ユーザーがアップロード場所を指定する必要はありません。同じ文書の過去、現在、将来の改訂版を自動的に吸収します。

管理者はプロジェクトの全員に対して保存されたビューを作成でき、個々のユーザーは自分だけに表示される保存されたビューを作成できます。保存された各ビューは、プロジェクト管理者によって決定された独自のフィルターセットを持つ親カテゴリであるコレクション内に保持されます。

コレクションのフィルターは、その中の保存されたビューに対して選択できるフィルターに影響します。たとえば、「レビュー中」コレクション内に「電気」保存ビューを構築する場合、コレクションは既に IR-レビュー中 ステータスの文書を除くすべての文書を除外しているため、保存されたビューは、分野ドロップダウンメニューからフィルター E-Electrical を追加するだけで済みます。「レビュー中」コレクションによって除外されるため、ユーザーは DR-Draft ステータスを追加できません。つまり、コレクションと保存されたビューには親子関係があります。保存されたビュー (子) は、コレクション (親) のフィルターを採用します。

考慮すべきこと

必要なユーザー権限:
- 独自の保存されたビュー表示を編集するには、文書管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。
- プロジェクトの保存されたビューを編集するには、文書管理ツールに対する「管理者」レベルの権限。
追加情報:
- 「プロジェクト関係者全員」用に作成された保存されたビューは、個人の表示に変更できません。

ステップ

プロジェクトの [文書管理] ツールに移動します。
[ 文書] タブが表示されていることを確認します。
保存されたビューパネルで、更新するビューをクリックします。
手記： [保存されたビュー] パネルが非表示の場合は、表の上部にある [保存されたビューを表示]アイコンをクリックします。
次のアクションが利用可能です:

保存されたビューフィルターを更新する

作成した保存済みビューに表示される文書に変更を加える場合は、次のステップに従ってください。管理者が作成した保存済みビューのフィルターを変更することもできますが、新しいフィルターを保存するには、新しい保存済みビューを作成する必要があります。

保存されたビューの名前をクリックします。
[ その他のフィルター] メニューから、フィルターを追加または削除して、ビューに表示する文書を変更します。
- 変更が加えられると、保存されたビューの名前の横に [更新] ボタンが表示され、代わりにまったく新しい保存されたビューを作成する場合は [作成] ボタンがアクティブになります。
- [更新] ボタンが表示されない場合、保存されたビューは自分が作成したものではないため、編集できません。
- 最新改訂版/すべての改訂版フィルターの場所など、フィルタリングの詳細については、「文書の検索とフィルタリング」を参照してください。
保存されたビューの名前の横にある [ 更新 ] をクリックします。変更は保存されたビューに自動的に適用されます。

保存されたビューの列を更新する

列の設定を保存して、保存されたビューの一部にすることができます。列を変更し、保存されたビューの名前の横に表示される [更新] ボタンをクリックします。表示する列、その順序、左または右に固定する列などの設定を保存できます。詳細なガイドラインに従い、「文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

保存されたビューの名前または説明を編集する

保存されたビューの名前または説明を変更する場合は、次のステップに従ってください。文書管理ツールに対する「管理者」権限がある場合は、保存されたビューをプロジェクトの全員に表示されるように変更することもできます。

[保存されたビュー] セクションで、詳細を編集する保存されたビューの横にある 垂直の省略記号 アイコンをクリックします。
手記： このアイコンを表示して保存されたビューの詳細を編集するには、保存されたビューの作成者またはプロジェクトの管理者である必要があります。
[ 名前と説明の編集] をクリックします。
これにより、「保存されたビューの更新」ウィンドウが開きます。
必要に応じて [名前] フィールドと [説明] フィールドを更新します。
手記： 文書管理ツールに対する「管理者」権限がある場合は、「表示アクセス」フィールドで「プロジェクト内の全員」を選択することで、個人の保存されたビューをプロジェクトの全員が表示できるビューに変更することもできます。ただし、プロジェクト表示を個人表示に戻すことはできません。
「更新」をクリックします。