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Procore

大量のワークフロー担当者を置き換える

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バックグラウンド

大量の 担当者置換機能を使用すると、一度に複数のプロジェクトにわたって担当者を置き換えたり、委任したりできます。このツールは、Procore 管理者がプロジェクトごとにワークフローを手動で編集することなく、離職、再割り当て、一時休暇などの人事異動を処理できるように設計されています。プリセットと処理中のワークフローインスタンスの両方を自動的に更新することで、プロジェクトの継続性を確保し、ワークフローの停止を防ぐことができます。

考慮すべきこと

  • 代替タイプ: 長期的な変更の場合は「恒久的な交換」、短期の欠席の場合は「一時的な交換」から選択します。

  • ユーザー要件: 開始する前に、更新するプロジェクトのプロジェクト ディレクトリに代替ユーザーを追加する必要があります。製品にリマインダーが表示されますが、代替ユーザーのツールとユーザー権限は自動的に更新されないため、管理者はこのアクセスを自分で確認する必要があります。

  • データの整合性: Procore は、変更を適用する前に、新しい担当者のプロジェクト ディレクトリのアクセスと権限を自動的に検証します。

  • 視程 : アクティビティ ログを使用して、エラー追跡やステータスの更新など、すべての大量の変更の詳細な履歴を表示します。

  • 電子メール通知: 大量の実行が完了した後、電子メールの確認は送信されません。アクティビティログは信頼できる情報源です。

  • 自動元に戻す:「一時的な交換」は「交換終了日」に自動的に終了するため、手動による操作は必要ありません。

  • 必須ユーザー 権限 : ユーザーはワークフロー 管理者であるか、「担当者の入れ替え」詳細権限を持っている必要があります。

     携帯ユーザー向けの重要なお知らせ

    代替割り当ては携帯に同期されます。

    近日公開予定: 恒久的または一時的な交換アクティビティは、検証のために携帯のワークフロー履歴パネルに表示されます。

ステップス

  1. [会社レベル ワークフロー] ツールに移動します。

  2. [ 担当者の入れ替え ] タブを選択します。

  3. 右上にある 「担当者を置き換える 」ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します。

    • 一時的な代替: 医療休暇、育児休暇、休暇などの短期欠勤をカバーするには、このオプションを選択します。これにより、プロジェクト、プロジェクト ロール、およびワークフロー マネージャー ロール間のワークフロー 担当者が一時的に別のユーザーに置き換えられます。一時担当者に割り当てられたワークフローと役割は、代替終了日が過ぎると元の担当者に戻ります。これらの変更は、処理中のワークフローを含むすべてのワークフローに適用されます。ここでの変更は、ツールの役割の割り当て (請求書送付先や指定レビューアなど) には影響しません。

    • 恒久的な交代: 恒久的な再割り当ての場合、またはユーザーが会社を辞める場合は、このオプションを選択します。これにより、プロジェクト、プロジェクト ロール、およびワークフロー マネージャー ロール間のワークフロー 担当者が別のユーザーに完全に置き換えられます。これらの変更は、処理中のワークフローを含むすべてのワークフローに適用されます。ここでの変更は、ツールの役割の割り当て (請求書送付先や指定レビューアなど) には影響しません。

メモ： 各置換は個別のアクションです。複数の退会するユーザーを置き換えるには、個人ごとに個別のリクエストを送信する必要があります。

一時的な交換

こちらをクリックしてステップを表示します。

  1. [担当者管理] セクションに次の情報を入力します。

    • 現在の担当者: ワークフローに現在割り当てられているユーザーを選択します。

    • 一時的な担当者: 割り当てを引き継ぐユーザーまたは個人のグループを選択します。

    • [日付]: [交換開始日 ] と [ 交換終了日] を選択します。
      メモ：将来のインスタンスは、アクティブなウィンドウ中に代理に自動的に割り当てられます。交換期間が終了すると、割り当ては自動的に元のユーザーに戻ります。

    • 一時的な交換の理由: 一時的な交換の簡単な説明を入力します。これはワークフロー履歴パネルに表示されます。

    • プロジェクトの役割設定に変更を適用します。[はい] を選択して、プロジェクト ディレクトリのロール設定内のユーザーを置き換えます。これにより、派遣担当者は、その特定の職種に関連付けられた現在および将来のすべてのタスクを継承できるようになります。

    • ワークフロー管理者の役割に変更を適用する: ワークフロー管理者として指定されているインスタンスのユーザーを置き換えるには、[はい] を選択します。これにより、ワークフロー ステップが期限超過になった場合に、臨時担当者は自動電子メール通知を確実に受信できます。

  2. [選択したプロジェクトとツール] セクションで [編集] をクリックして、更新に含めるプロジェクトとツールをフィルタリングします。現在のワークフロー 担当者を置き換えるプロジェクトとツールを選択します。既定の設定では、担当者が使用できるすべてのプロジェクトとツールが選択されます。
    メモ：このリストには、現在の担当者にアクティブなワークフロー ステップがあるすべてのプロジェクトが含まれます。

  3. [ 送信 ] をクリックして更新を確認し、実行します。
    メモ：

    • アクティビティ ログを確認して、ステータスを表示します。

    • ツールとユーザー権限は自動的に更新されず、アクセスを確認するためのリマインダーが表示されます。

    • アクティビティ ログからいつでも日付を編集したり、一時的な委任をキャンセルしたりできます。一時的な委任が取り消されると、それ以降のすべての割り当ては元のユーザーに戻ります。未完了のステップも元に戻ります。

ワークフロー履歴の視程

履歴サイドパネルには、誰かが別の人の「代理」として応答したときに表示されます。

恒久的な交換

こちらをクリックしてステップを表示します。

  1. [担当者管理] セクションに次の情報を入力します。

    • 現在の担当者 : 置き換えるユーザーを選択します。

    • 新しい担当者: 代わりのユーザーを選択します。

    • 交換の理由: 交換の簡単な理由を入力します。これはワークフロー履歴パネルに表示されます。

    • プロジェクトの役割設定に変更を適用します。[はい] を選択して、プロジェクト ディレクトリのロール設定内のユーザーを置き換えます。これにより、派遣担当者は、その特定の職種に関連付けられた現在および将来のすべてのタスクを継承できるようになります。

    • ワークフロー管理者の役割に変更を適用する: ワークフロー管理者として指定されているインスタンスのユーザーを置き換えるには、[はい] を選択します。これにより、ワークフロー ステップが期限超過になった場合、交代担当者は自動電子メール通知を確実に受信できます。

  2. [選択したプロジェクトとツール] セクションで [編集] をクリックして、更新に含めるプロジェクトとツールをフィルタリングします。現在のワークフロー 担当者を置き換えるプロジェクトとツールを選択します。既定の設定では、担当者が使用できるすべてのプロジェクトとツールが選択されます。
    メモ：このリストには、現在の担当者にアクティブなワークフロー ステップがあるすべてのプロジェクトが含まれます。

  3. [ 送信 ] をクリックして更新を確認し、実行します。
    メモ：

    • アクティビティ ログを確認して、ステータスを表示します。新しい担当者は電子メール通知を受信します。

    • ツールとユーザー権限は自動的に更新されず、アクセスを確認するためのリマインダーが表示されます。

ワークフロー履歴の視程

  • 置換するたびに、ワークフロー履歴に「ユーザー X がユーザー Y に置き換えられました (大量の)」と書き込まれます。

  • 元の案件 作成者は、交換物と一緒にワークフロー履歴に表示されます。

アクティビティ ログでステータスを表示する

すべてのアクションはアクティビティログに記録され、これは永続的または一時的なすべての大量の 担当者変更の信頼できる唯一の情報源です。

  1. [会社レベル ワークフロー] ツールに移動します。

  2. [ 担当者の入れ替え ] タブを選択します。

  3. [ アクティビティ ログ ] セクションまで下にスクロールします。

  4. 最近のリクエストのステータスを確認します。ログには次のステータスが表示されます。

    • 停止： 終了日前に手動で停止された一時的な交換

    • 期限 切れ： 終了日に達し、アクティブではなくなった一時的な交換

    • 今後： 将来の日付で現在アクティブではない一時的な交換品

    • アクティブ： 現在アクティブな一時的な交換

    • 完了： 実行された恒久的な交換

    • 失敗 しました： 問題が発生しました。もう一度やり直してください。

    • 処理： 交換はシステムによって処理されています

  5. エントリーの横にある [表示] をクリックすると、詳細が表示されます。
    メモ： ディレクトリまたは権限の問題が原因でプロジェクトの更新に失敗した場合、ログには特定のエラーのフラグが立てられます。

  6. 要求のステータスに応じて、次のアクションを実行できます。

    • 再試行： プロジェクトの更新が失敗した場合は、根本的なディレクトリの問題を解決し、「アクティビティの詳細」画面から直接、失敗した項目の [ 再試行 ] をクリックします。

    • 交換の停止: アクティブな置換の場合は、[置換の停止] ボタンをクリックして置換を直ちに終了し、割り当てを元のユーザーに戻します。

    • 編集： [ 編集 ] ボタンをクリックして、置換を変更します。

メモ： 恒久的な置換の場合、置換が現在のワークフロー ステップに影響を与えると、アクションがワークフロー履歴サイド パネルに記録されます。