請求書送付先に代わって下請業者請求書を作成する

 重要
著者注: すべての請求書管理と支払いの変更を次の場所に記録します。 https://procoretech.atlassian.net/browse/ILR-466
 Procore 内部のみ

このページでは、下請業者請求書の最新化されたエクスペリエンスについて詳しく説明します。従来のエクスペリエンスをまだ使用している Procore クライアントの場合は、「請求書送付先に代わって下請業者請求書を作成する (レガシー)」を参照してください。

 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

目的

請求書送付先 に代わって 請求書管理者 として下 流部門請求書 を作成すること。

背景

会社またはプロジェクトが、外部の協力者に Procore プロジェクトへのアクセス権限を与えて独自の請求書を提出できるようにしたくない場合、チームは Procore の外部の請求書連絡先からデジタルまたは紙の請求書を収集できます。 収集された請求書管理者は、各請求書送付先に代わって Procore で請求書を作成できます。

考慮すべきこと

前提条件

このチュートリアルの手順を実行するには、請求書の委託契約・発注に次のものが必要です。

さらに、請求書管理者は請求書の請求周期を作成する必要があります。 「請求周期を管理する」を参照してください。

ステップ

  1. 新しい請求書ページを開く
  2. 一般情報カードを更新する
  3. [価値表] カードを更新します
  4. 支払詳細カードの更新
  5. 添付書類を追加する
  6. 請求書を保存する
  7. オプション: DocuSign© で請求書を送信する 

新しい請求書ページを開く

Users always create invoices in the project's Commitments tool. 

  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Find the commitment to create an invoice for in the 'Contracts' tab. 
  3. Click the Number link to open it. 

    open-a-commitment.png
     
  4. At the top of the commitment, click Create and choose Create Invoice from the menu.
     Tip
    Is the 'Create Invoice' option inactive? To learn why, hover your mouse cursor over the tooltip. This option only activates when Prerequisites are met. 
    create-create-invoice.png

    This opens the 'New Invoice for [Contract Number]' page so you can update the General Information card. 

一般情報カードを更新する

In the New Invoice page, update the General Information card. Once updated, continue by updating the Schedule of Values. 

 Note
The element circled in ORANGE is only available with Procore Pay. 

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • Learn how to update the General Information card as an invoice administrator: Show/Hide      

    • General Information Card

      This table details the elements in the 'General Information' card. An invoice administrator can update this information when creating or editing an invoice of behalf of an invoice contact. 

      Element Field Type Description Learn More
      Contract Company Read Only Shows the name of the subcontracting company designated as the 'Contract Company' on the commitment. To change the company name that appears:
      Status* Drop-down list Accept the default status (Draft) or select a different status from the drop-down list. 
      • When an invoice is ready for review, remember to change its status to Under Review.
      • Once reviewed, remember to change its status to Approved or Revise and Resubmit. 
      		 What are the default statuses for Procore invoices?
      Invoice # Alphanumeric text Procore automatically assigns invoice numbers in sequence using its default numbering system or the custom numbering system defined for your project's invoices.  Read Can I customize the numbering system for financial objects in Procore? before changing this number. 
      Billing Period* Drop-down list Accept the billing period that appears by default or select any billing period from the drop-down list. 

      Note: Invoice contacts and users with 'Standard' level permissions on the Commitments tool can only select a billing period when an invoice is NOT already associated with it.       		 Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Billing Date* Calendar control Shows the billing date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Period Start* Calendar control Shows the start date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Period End* Calendar control Shows the end date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control.

      Note: To help project managers track how invoices impact a project's budget, the 'Billing Period' date on an invoice aligns with the work performed on a project.      		 Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Billing Type: Progress Billing
             		 Option button Requires Procore Pay

      If the subcontractor is submitting progress billings for an ongoing project, choose this option.      		 When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Progress Conditional and Progress Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects.
      Billing Type: Final Billing
             		 Option button Requires Procore Pay

      If the subcontractor is submitting a one-time invoice or if this is the final invoice for an ongoing project, choose this option.       		 When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Final Conditional and Final Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects.
      Submitted Date Calendar control Select the date the invoice was submitted to your company by the subcontractor.  Typically, this is printed on the invoice that you received from the subcontracting company. 

Update the Payment Details Card

 Procore Internal ONLY

The Payment Details card is only visible for invoice administrators using Procore Pay. The content is marked locale-specific for en-US Support Site visitors only. 

The 'Payment Details' card appears next to the 'General Information card for invoice administrators with Procore Pay.

Payment Details Card

To change the payment due date for this invoice, select a new date from the Payment Due Date calendar.

 In Beta - Early Pay Programs

When a payee is enrolled in an Early Pay Program, this card shows the payee's Early Pay Program enrollment Status, Due Date, and Fee. See Review and Manage Early Pay Enrollments as a Payee. The Early Pay Program assigned to the Procore Project automatically determines the Due Date and Fee. See About Early Pay Programs.

payment-details-enrolled.png

[価値表] カードを更新します

添付書類を追加する

  1. 「添付書類」セクションまでスクロールします。
  2. 次のオプションから選択します:

    admin-view-attachments-section.png
    • [ ファイルを添付 ] ボタンをクリックします。 これにより、[ ファイルを添付 ] ダイアログ ボックスが開き、コンピューターからファイルをアップロードできます。 完了したら、[ 添付 ] ボタンをクリックします。
      又は
    • ドラッグ・アンド・ドロップ操作を使用して、コンピュータまたはネットワークから「添付書類領域」にファイルを移動します。

請求書を保存する

「新しい請求書」ページの下部にある [ 保存 ] ボタンをクリックします。
注: 下請業者請求書のワークフローが有効になっている場合は、「草案として保存」を選択して作業内容を保存し、同じワークフロー ステップにとどまることもできます。

DocuSign© で請求書を送信する

随意： プロジェクト チームが Procore + DocuSign© 統合を使用して請求書の署名を収集したい場合は、ページ上部の [DocuSign© で送信] ボタンをクリックします。このボタンを使用するには、プロジェクトで DocuSign© との統合が有効になっており (「DocuSign® 統合を有効にするにはどうすればよいですか?」を参照)、請求書のステータスが [承認済み]、[承認済み]、または [承認待ち] である必要があります。DocuSign© との統合と署名用のエンベロープの準備の詳細については、「DocuSign®」を参照してください。

send-to-docusign.png

 Tip
How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Send to DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

関連項目

 

If you would like to learn more about Procore's invoice management software and how it can help your business, please visit our construction invoice management software product page icon-external-link.png.
下流部門請求書を作成して、協力者の請求書送付先に代わって実行された作業に対する支払いをリクエストする方法。