文書管理ツールでプレースホルダーを作成および管理する
バックグラウンド
プレースホルダーを使用すると、プロジェクトチームは文書構造を事前に計画できます。標準のアップロードとは異なり、プレースホルダーは将来のファイルのコンテナとして機能します。ファイルがプレースホルダーにアップロードされて送信されると、標準ドキュメントに移行します。
考慮すべきこと
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必要な権限: 文書管理ツールの「プレースホルダーの作成」権限。
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命名基準: 命名基準が有効になっている場合、ファイル名が正しく生成されるように、特定のフィールド (例: 説明、プロジェクトの作成者) が必須になります。
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命名基準に関連付けられたフィールドは、[アップロード] タブでは編集できません。コンテナ詰めエラーを防ぐために、[文書] タブで編集する必要があります。
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ファイル形式: 最終的にアップロードされるファイルの形式は、プレースホルダーの作成時に指定した「ファイル形式」と一致する必要があります。
ステップス
権限の構成
プレースホルダーを作成する前に、以下のプロジェクト設定を確認してください。
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プロジェクトレベルの 管理者 ツールに移動します。
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関連する 権限テンプレートを選択します。
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文書管理ツールを見つけます。
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[ プレースホルダーを作成] のチェックボックスをオンにします。
プレースホルダーのインポートと作成
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文書管理ツールを開きます。
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[追加]をクリックし、 [.csv または .xlsx で作成]を選択します。
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[ テンプレートをダウンロードする ] リンクをクリックし、ファイルを保存します。
注: ファイルをインポートする前に、文書管理ツールの「設定」の「アップロード要件」で、 命名標準 が「なし」に設定されていることを確認してください。 -
必要な情報を入力し、[ファイルの アップロード] をクリックします。
注: 命名基準で 「なし 」を選択した場合は、「 名前」、「 種類」、および 「ファイル形式」の 3 つのフィールドに入力するだけで済みます。 -
必要なファイルを選択し、「 インポート」をクリックします。
メモ： インポートが失敗した場合は、 エラーシートをダウンロードし、強調表示された重複または欠落しているフィールドを修正して、再アップロードします。
担当者を追加
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[ アップロード] または [ 文書 ] タブでプレースホルダーを見つけます。
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プレースホルダー担当者を選択: ユーザーを選択して担当者を追加します。現在、プレースホルダーの担当者とプレースホルダー作成者には、ファイルをアップロードする権限があります。
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期日を設定する: 期限を割り当てて、提出せずに日付が過ぎた場合に「期日を過ぎました」という警告をトリガーします。
プレースホルダーをドキュメントに変換する
注:
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プレースホルダーの担当者またはプレースホルダー作成者のみがこのアクションを実行できます。
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これはフェーズ 1 であり、フェーズ 2 では追加の参照と拡張ドキュメントが予定されています。
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[ アップロード] タブまたは [ プレースホルダー コレクション ] ビューに移動します。
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特定のプレースホルダーを選択します。
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[ アップロード] をクリックしてファイルを添付します。
メモ： ファイルは、メタデータで定義されている形式 (.pdf など) と一致する必要があります。 -
メタデータを確認し、「 送信」をクリックします。案件のステータスが「プレースホルダー」から「文書」に変わり、ファイルが [ 文書 ] タブに移動します。
ビューとフィルター
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アイテムコンテンツフィルター: 「ドキュメント」と「プレースホルダー」を切り替えて、リストビューを絞り込みます。
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コレクション:
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自分に割り当て済み: 自分のアカウントに特別に割り当てられたプレースホルダーを表示します。
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自分の会社に割り当て済み: 組織内の任意のユーザーに割り当てられたプレースホルダーを表示します。
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すべて表示 (コンテナ詰め): [すべて表示] をクリックすると、1 つのコンテナ内で同じ名前と形式を共有するすべての改訂版またはプレースホルダーが表示されます。