ベスト プラクティス: 会社レベルの提出資料設定
注
プロジェクトの提出資料ツールの設定については、このページでベスト プラクティスを提案します。プロジェクトの提出資料ツールに関するチュートリアルや動画などを表示するには、こちらをクリックしてください。はじめに
チームが提出資料の作成を始める前に、会社レベルの設定がすべて完了していることを確認してください。これは、後で問題ややり直しが発生するのを防ぐのに役立ちます。準備はよいですか?
なぜ今これを行うべきなのでしょうか?
プロジェクトチームが最初から入力するデータを標準化するために、これらの構成を今から決めておくべきです。こうすることで、後で変更したり不足している情報を追加したりするために既存の提出資料を編集する必要がなくなります。提出資料は一括の編集が可能ですが、１つのプロジェクト内の特定のフィールドしか一括編集はできません。
カスタム提出資料の種類
Procore の提出資料ツールを使用すると、プロジェクトで承認ワークフローを必要とする可能性のあるあらゆる種類の文書をルーティングできます。提出資料の種類を使用すると、提出資料の個別のカテゴリーを作成して、それらの文書を整理できます。「カスタム提出資料の種類を作成する」を参照してください。プロジェクトチームは、提出資料を種類に基づいてフィルタリングして報告し、必要なデータを簡単に見つけることができます。
ベスト プラクティス
プロジェクトチームが使用できるように、追加の種類を作成することをおすすめします。以下に、おすすめの一般的な種類をいくつかご紹介します:
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なぜ今これを行うべきなのでしょうか?
カスタム提出資料タイプにより、提出資料がより効果的に整理されます。プロジェクトチームが提出資料の提出を始めたらすぐにカスタム提出資料タイプを利用できるように、プロジェクト開始時に開発する必要があります。すべての案件に該当しない提出資料を１つの種類にまとめるのではなく、必要に応じて種類ごとに提出資料を作成するのがベスト プラクティスです。これにより、プロジェクトチームは、特定の提出資料情報をすばやく見つけることができ、プロジェクトの提出資料基準を満たしていることを確認しやすくなります。
カスタム提出資料タイプを使用して、会社の要件に応じてカテゴリと命名基準を指定することができます。設計チームによって異なる用語が使用される可能性があるため、例えば、「製品情報」に多数のバージョンが存在することを避けるように、早い段階で設定することをお勧めします。
追加の検討事項: 提出資料ビルダー
提出資料ビルダーを使用して仕様から提出資料レジストリを作成する場合、提出資料の種類は Procore アカウントの種類と完全に一致する場合のみ自動的に入力されます。複数形は完全に一致しているとみなされます。例えば「Shop Drawing (施工図)」と「Shop Drawings (施工図)」は一致します。完全に一致する種類が特定できない場合、提出資料ビルダーは提出資料の種類として「その他」を選択します。提出資料ビルダーを使用した後にカスタム提出資料の種類を追加する場合、必要に応じて、既存の提出資料を新しい種類に手動で更新する必要があります。
「ベスト プラクティス: 提出資料ビルダー」を参照してください。
カスタム提出資料ステータス
Procore では提出資料に、未着手、終了、草案の３つの既定のステータスを設定しています。提出資料が提出・承認プロセスのどの段階にあるかを正確に示すために、ステータスを追加することもできます。
「未着手」提出資料とは、以下ようなものです:
- 依頼したがまだ受領されていない提出資料
- 受領され、レビュー (内部または外部) 中である提出資料
「終了」提出資料とは、以下ようなものです:
- 例外付き、または無しで承認された提出資料。
- 否認された提出資料、または「修正して再提出」とマークをつけた提出資料
ベスト プラクティス
会社のプロセスに合わせて、カスタム提出資料ステータスを追加することをお勧めします。「カスタム提出資料記録ステータスを作成する」を参照してください。以下は、いくつか標準的な提案です:
- 提出待機中 (「未着手」とみなされる)
- レビュー保留中 (「未着手」とみなされる)
- 承認済み/例外なし (「終了」とみなされる)
- 備考/例外付きで承認済み (「終了」とみなされる)
- 修正して再提出 (「終了」とみなされる)
- 否認 (「終了」とみなされる)
- 無効 (「終了」とみなされる)
- 記録専用 (「終了」とみなされる)
なぜ今これを行うべきなのでしょうか?
プロジェクトチームがすぐに選択肢にアクセスできるように、プロジェクト開始時にカスタム提出資料ステータスを追加してください。チームは、明確なステータスを使用して、提出資料が遅延の危険な状態にあるかどうか確認し、最新の承認されたバージョンであるかどうかを確認することができます。すべての改訂版のステータスが「終了」である場合、「承認済み/例外なし」や「否認」のようなカスタムのステータスがなければ、ユーザーが提出資料の最終版を見つけることは難しいかもしれません。
構成可能なフィールドのセット
構成可能なフィールドのセットを使用することで、プロジェクトチームが会社の処理に当てはまるフィールドのみを確認し、入力できるようにします。「新しい構成可能なフィールドのセットを作成する」を参照してください。
なぜ今これを行うべきなのでしょうか?
提出資料のプロセスを簡潔にし、チームが業務の必要性に基づいて最初から適切なデータを Procore に入力できるようにするには、プロジェクトの提出資料フィールドセットを早い段階で決定する必要があります。これにより、Procore の利用が促進され、提出資料を後で手作業で編集する必要が少なくなります。複数の提出資料を一度に編集することはできませんが、１つのプロジェクト内のあるフィールドを一括編集することは可能です。
カスタム フィールド
会社やプロジェクトに固有のデータは、カスタム フィールドを使用してチームが収集することができます。「新しいカスタム フィールドを作成する」を参照してください。
なぜ今これを行うべきなのでしょうか?
フィールドのセットと同様に、プロジェクトの開始時にカスタム フィールドを決定することで、プロジェクトチームが業務処理にとって重要なデータを収集していることを保証することができます。カスタム フィールドはプロジェクトを通していつでも追加することができますが、Procore は、すでに作成された提出資料のカスタム フィールドへデータをまとめて追加することはサポートしていません。
一般的な例
カスタム フィールド
- LEED 提出資料?(「チェックボックス」カスタム フィールド種類を使用する)
- 優先度 (「マルチ セレクト」カスタム フィールド種類を使用する)