ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - 作成とレビュー
注
このページでは、提出資料パッケージの使用で推奨されるベスト プラクティスを説明します。プロジェクトの提出資料ツールに関するチュートリアルや動画などを表示するには、こちらをクリックしてください。はじめに
この記事では、提出資料パッケージを最大限に活用するために推奨される手順を提示します。
ステップ１: 提出資料パッケージと案件を作成する
オプション１: 提出資料インポート
提出資料案件とパッケージを同時に作成する最も簡単な方法は、提出資料の CSV インポートオプションを使用することです。インポートの最初の４列はパッケージ情報に固有です。インポートの際にはこのフィールドに記入する必要はありませんが、インポート時に記入しておくと時間の節約になります。
「パッケージ タイトル」 (列A) と「パッケージ番号」 (列B) には、会社にとって最も都合のよいフォーマットを使用できます。パッケージ タイトルの推奨については、先の記事「ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - 提出資料の案件分類」を参照してください。パッケージ番号は、パッケージをインポート、作成、または編集するときにユーザーが定義するフィールドであることに留意してください。Procore では現在、パッケージ上で複数の仕様セクションを選択できないため、「パッケージ仕様セクション番号」と「パッケージ仕様セクションの説明」 (列CとD) は１つの仕様セクションしか参照できません。
オプション２: 手動でパッケージを作成する
提出資料ビルダーを使用した場合、または提出資料案件だけを手動で作成した場合、フォローアップ ステップとして提出資料案件をパッケージにいつでも追加することができます。提出資料パッケージに提出資料を一括追加することは不可能であるため、可能な限り上記のオプション１を使用することを推奨します。手作業でパッケージを作成することを選択した場合、特定の仕様セクションで絞り込むことで、使用可能な選択肢の数を減らすことができます。
ステップ２: (オプション) パッケージ内の提出資料案件の番号付けを管理する
提出資料の受送信順序を知ることは困難であるため、提出資料を作成する際には、提出資料番号の一時的なプレースホルダーとして 0 を使用することをお勧めします。パッケージの「編集」ボタンは、提出資料案件を受け取ったらすぐに、ただしレビューのために送信する前にクリックしてください。この編集モードでは、提出資料番号をインラインで編集することができます。提出資料番号がセットされた後、次の段階に進んでパッケージを一括編集してから、レビューのために案件を送信します。
ステップ３: パッケージ内の提出資料案件を一括編集する
早い時期 (例えば、バイアウト前) に提出資料登録が作成されると、提出資料案件に含まれる既知の情報は一般に制限されます。提出資料パッケージの「一括編集」ボタンを使用すると、情報がわかり次第、パッケージ内の複数の提出資料案件に不足しているデータをすばやく追加することができます。同じ画面からワークフローを適用することもできます。パッケージを使用せず、リストビューの一括編集オプションを使用して同じことを行った場合、提出資料のグループごとに２つの別々のステップが必要になります。
ステップ4: ワークフローの対応開始と電子メール通知のダイジェスト化
提出資料パッケージの案件にワークフローが追加されると、ワークフローの最初の受信者に「要対応」電子メールを送信できるようになります。提出資料を１つずつ作成する場合、「作成して電子メールを送信」をクリックすると複数の電子メールが送信されますが、パッケージでは異なる方法を採用し、各ユーザーに送信する電子メールは１通のみです。
パッケージ内の少なくとも１つの提出資料にワークフローが追加された場合、パッケージ表示ページに新しい警告バナーが表示されます。管理者ユーザーは、このバナーを使用して、ワークフローの最初の担当者への１通の「要対応」電子メールを開始することができます。パッケージ機能を使用することで、提出資料の電子メール数を減らすことができるという大きなメリットがあります。
注
パッケージに含まれるすべての提出資料について、ワークフローが同一である必要はありません。提出者、承認者、期日がすべて異なる場合があり、各ユーザーは、ワークフローへの参加レベルに応じて自分だけのダイジェスト電子メールを受信します。パッケージの全提出資料案件について、同時に電子メールを送信することを推奨しました。いつでもパッケージに案件を追加することができますが、パッケージの警告バナーにある「今すぐ送信」をクリックすると、以前に送信した電子メールも再送信されるため、提出者や承認者が混乱する可能性があります。
ステップ５: 提出者の役割 - パッケージのレビューと回答
Once you click the "Send Now" button, the "Action Required" email shows the recipient all submittals that now require their response (4 items in this example). They can click the "Review in Procore" link to go directly to the page in Procore where they can submit their requested response and documents.
下のレビュー ページの例では、Door 請負業者は、４つの案件すべてで「アクション待ち」とされています。このビューでは、ユーザーは１つのページからすべての案件を確認して回答することができ、これはパッケージを活用するもう１つの大きな利点です。各案件の「レビュー」をクリックすると、期日が表示され、ユーザーが回答、コメント、添付書類を入力するフィールドが表示されます。
ワークフローは個々の提出資料案件に含まれているため、パッケージ内の各提出資料の期日が同じである必要はありません。上記の例では、閉鎖保証書の提出資料案件が含まれていますが、その提出期限は何ヶ月も先です。Door 請負業者は、この時点でこの案件を提出する準備ができていない場合、この閉鎖案件によって遅延することなく他の３つの案件を提出することができます。提出するされるまでは、Door 請負業者は保証書の「アクション待ち」としてリストアップされ続けます。また、Door 請負業者には、提出期限までに提出しなかった場合、期限超過の電子メール通知も送信されます。こうすることで、閉鎖の成果物のスケジュールを維持することができます。プロジェクトの設計チームが「完全な」パッケージの受け取りを希望する場合は、閉鎖案件を別のパッケージに簡単に移動できます。
ステップ６: 承認者の役割 - パッケージのレビューと回答
承認者のプロセスは、上記の提出者のプロセスと同様です。レビューが必要なパッケージ内の３つの案件について、承認者は「要対応」電子メールを１通受け取ります。電子メールにある「Procore でレビュー」リンクをたどると、提出者の役割とほぼ同様のレビュー画面が表示されます。唯一の違いは、「回答」ドロップダウンと「前回の回答」セクションで利用できるオプションです。
ここでも、ワークフローは個々の提出資料案件に含まれているため、それぞれ別のユーザーに転送することも、個別に承認することもできます。回答を提出するまでは、提出資料の案件がどのように進もうとも、各ユーザーは「アクション待ち」としてリストアップされたままです。