ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - 作成とレビュー
注
このページでは、提出資料パッケージの使用で推奨されるベスト プラクティスを説明します。プロジェクトの提出資料ツールに関するチュートリアルや動画などを表示するには、こちらをクリックしてください。はじめに
この記事では、提出資料パッケージを最大限に活用するために推奨される手順を提示します。
ステップ１: 提出資料パッケージと案件を作成する
オプション１: 提出資料インポート
提出資料案件とパッケージを同時に作成する最も簡単な方法は、提出資料の CSV インポートオプションを使用することです。インポートの最初の４列はパッケージ情報に固有です。インポートの際にはこのフィールドに記入する必要はありませんが、インポート時に記入しておくと時間の節約になります。
「パッケージ タイトル」 (列A) と「パッケージ番号」 (列B) には、会社にとって最も都合のよいフォーマットを使用できます。パッケージ タイトルの推奨については、先の記事「ベスト プラクティス: 提出資料パッケージ - 提出資料の案件分類」を参照してください。パッケージ番号は、パッケージをインポート、作成、または編集するときにユーザーが定義するフィールドであることに留意してください。Procore では現在、パッケージ上で複数の仕様セクションを選択できないため、「パッケージ仕様セクション番号」と「パッケージ仕様セクションの説明」 (列CとD) は１つの仕様セクションしか参照できません。
オプション２: 手動でパッケージを作成する
提出資料ビルダーを使用した場合、または提出資料案件だけを手動で作成した場合、フォローアップ ステップとして提出資料案件をパッケージにいつでも追加することができます。提出資料パッケージに提出資料を一括追加することは不可能であるため、可能な限り上記のオプション１を使用することを推奨します。手作業でパッケージを作成することを選択した場合、特定の仕様セクションで絞り込むことで、使用可能な選択肢の数を減らすことができます。
ステップ２: (オプション) パッケージ内の提出資料案件の番号付けを管理する
提出資料の受送信順序を知ることは困難であるため、提出資料を作成する際には、提出資料番号の一時的なプレースホルダーとして 0 を使用することをお勧めします。パッケージの「編集」ボタンは、提出資料案件を受け取ったらすぐに、ただしレビューのために送信する前にクリックしてください。この編集モードでは、提出資料番号をインラインで編集することができます。提出資料番号がセットされた後、次の段階に進んでパッケージを一括編集してから、レビューのために案件を送信します。
ステップ３: パッケージ内の提出資料案件を一括編集する
早い時期 (例えば、バイアウト前) に提出資料登録が作成されると、提出資料案件に含まれる既知の情報は一般に制限されます。提出資料パッケージの「一括編集」ボタンを使用すると、情報がわかり次第、パッケージ内の複数の提出資料案件に不足しているデータをすばやく追加することができます。同じ画面からワークフローを適用することもできます。パッケージを使用せず、リストビューの一括編集オプションを使用して同じことを行った場合、提出資料のグループごとに２つの別々のステップが必要になります。
ステップ4: ワークフローの対応開始と電子メール通知のダイジェスト化
提出資料パッケージの案件にワークフローが追加されると、ワークフローの最初の受信者に「要対応」電子メールを送信できるようになります。提出資料を１つずつ作成する場合、「作成して電子メールを送信」をクリックすると複数の電子メールが送信されますが、パッケージでは異なる方法を採用し、各ユーザーに送信する電子メールは１通のみです。
パッケージ内の少なくとも１つの提出資料にワークフローが追加された場合、パッケージ表示ページに新しい警告バナーが表示されます。管理者ユーザーは、このバナーを使用して、ワークフローの最初の担当者への１通の「要対応」電子メールを開始することができます。パッケージ機能を使用することで、提出資料の電子メール数を減らすことができるという大きなメリットがあります。
注
パッケージに含まれるすべての提出資料について、ワークフローが同一である必要はありません。提出者、承認者、期日がすべて異なる場合があり、各ユーザーは、ワークフローへの参加レベルに応じて自分だけのダイジェスト電子メールを受信します。パッケージの全提出資料案件について、同時に電子メールを送信することを推奨しました。いつでもパッケージに案件を追加することができますが、パッケージの警告バナーにある「今すぐ送信」をクリックすると、以前に送信した電子メールも再送信されるため、提出者や承認者が混乱する可能性があります。
ステップ５: 提出者の役割 - パッケージのレビューと回答
「要対応」電子メールは、「今すぐ送信」ボタンをクリックすると、受領者の回答が必要となるすべての提出資料 (この場合は４案件) を受領者に通知します。「Procore でレビュー」リンクをクリックすると、ユーザーは直接 Procore のページに移動し、必要な回答と文書を提出することができます。
下のレビュー ページの例では、Door 請負業者は、４つの案件すべてで「アクション待ち」とされています。このビューでは、ユーザーは１つのページからすべての案件を確認して回答することができ、これはパッケージを活用するもう１つの大きな利点です。各案件の「レビュー」をクリックすると、期日が表示され、ユーザーが回答、コメント、添付書類を入力するフィールドが表示されます。
ワークフローは個々の提出資料案件に含まれているため、パッケージ内の各提出資料の期日が同じである必要はありません。上記の例では、閉鎖保証書の提出資料案件が含まれていますが、その提出期限は何ヶ月も先です。Door 請負業者は、この時点でこの案件を提出する準備ができていない場合、この閉鎖案件によって遅延することなく他の３つの案件を提出することができます。提出するされるまでは、Door 請負業者は保証書の「アクション待ち」としてリストアップされ続けます。また、Door 請負業者には、提出期限までに提出しなかった場合、期限超過の電子メール通知も送信されます。こうすることで、閉鎖の成果物のスケジュールを維持することができます。プロジェクトの設計チームが「完全な」パッケージの受け取りを希望する場合は、閉鎖案件を別のパッケージに簡単に移動できます。
ステップ６: 承認者の役割 - パッケージのレビューと回答
承認者のプロセスは、上記の提出者のプロセスと同様です。レビューが必要なパッケージ内の３つの案件について、承認者は「要対応」電子メールを１通受け取ります。電子メールにある「Procore でレビュー」リンクをたどると、提出者の役割とほぼ同様のレビュー画面が表示されます。唯一の違いは、「回答」ドロップダウンと「前回の回答」セクションで利用できるオプションです。
ここでも、ワークフローは個々の提出資料案件に含まれているため、それぞれ別のユーザーに転送することも、個別に承認することもできます。回答を提出するまでは、提出資料の案件がどのように進もうとも、各ユーザーは「アクション待ち」としてリストアップされたままです。