メインコンテンツへスキップ
Procore

リソース計画で有効期限のあるタグを使用するにはどうすればよいですか?

  1. 最後の更新
  2. PDFとして保存

背景

タグは、リソース計画で作成して個人とプロジェクトの両方に追加できる特定の基準です。ユーザーの場合、タグに有効期限を保存できるため、トレーニングへの参加や認定の更新など、いつアクションを実行する必要があるかを追跡するのに役立ちます。一般的なタグには、CPR、フォーク リフト、OSHA、等が含まれます。通知プロファイルを構成すると、有効期限が切れるタグに関するアラートを受信したり、アクションが必要なタグ レポートを使用して有効期限を追跡したりできます。

答え

有効期限のあるタグを使用するには、次のステップに従います。

  1. リソース計画のタグの構成
  2. 人々にタグを割り当てる
  3. 通知プロファイルを構成して割り当てる
  4. 通知プロファイルをユーザーに割り当てる
  5. アクションが必要なタグ レポートをエクスポートする

1. リソース計画のタグを構成する

まず、追跡するタグを作成します。タグを構成する場合、有効期限を追跡するチェックボックスをオンにして、タグの有効期限が切れる前に警告する日数を入力します。

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon.
  3. Click Tags.
  4. Optional: To group tags in categories, click the Group Tags in Categories? toggle to ON.
    1. To create a new tag Category, click New in the 'Categories' section.
    2. Enter the Category Name.
    3. Click Save.
  5. In the Tags section, click New.
  6. Configure your tag with the following properties:
    1. Name*. Enter the name of the tag.
    2. Color. Enter the color of the tag.
    3. Require Expiration Date. Mark this checkbox if the tag requires an expiration date.
      Note: If requiring an expiration date, the expiration date needs to be added when adding the tag to a person's profile. This is commonly used to track a person's certifications. For more information, see How do I use tags with expiration dates?
    4. # Days Warning Ahead of Expiration. Enter the number of days in advance the person will be notified when their tag is expiring.
    5. Globally Accessible to All Groups. Mark this checkbox if you want to make this tag available in all groups. See Configure Groups for Resource Planning.
    6. Groups*. If you choose not to make the tag available to all groups, select which groups should have access to the tag.
    7. Abbreviations (5 Characters). Enter the tag's abbreviation.
    8. Categories. If you chose to categorize your tags, select the categories in which the tag should appear.
  7. Click Save.

2. 人々にタグを割り当てる

次に、タグを人々に割り当てて、有効期限を入力します。有効期限は、個人がクラスを受講する必要がある日付、または認定の有効期限が切れる日付にできます。

You can take the following actions from the following tools:

Manage Tags from the Resource Planning Tool

Add Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  7. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  8. Click Save.

Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click the edit icon-edit2.png icon.
  6. Update the tag information.
  7. Click Save.

Bulk Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Mark the checkboxes for the users you want to edit.
  4. Click the edit icon-edit2.png icon.
  5. Select the tag.
  6. If prompted, add the expiration date.
  7. Click Save.

Remove Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon.
  7. Click Delete to confirm.

Manage Tags from the Company Directory Tool

Add Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click Add Tags in the 'Tags' section.
  7. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  8. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  9. Click Save.

Edit Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the edit icon-edit2.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Update the tag information.
  8. Click Save.

Remove Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Click Delete to confirm.

3. 通知プロファイルを構成して割り当てる

タグの期限切れに関するアラートを受信するには、通知プロファイルを作成するか、既存のものを更新して、アラートを受信する必要があるユーザーにそのプロファイルを割り当てます。
注: ユーザーは一度に１つの通知プロファイルのみを持つことができます。

  1. 会社レベルの [リソース計画 ] ツールに移動します。
  2. [設定の構成] icons-settings-gear.png アイコンをクリックします。
  3. [通知プロファイル] を選択します。
  4. [新規] をクリックします。
  5. 通知プロファイルの名前を入力します。
  6. ユーザーが受信する必要があるタグに関する目的の通知を選択します。
  7. [保存する] をクリックします。

4. 通知プロファイルをユーザーに割り当てる

通知プロファイルを構成したら、アラートを受信する必要があるユーザーに割り当てます。「リソース計画で人々を編集する」を参照してください。

5. アクションが必要なタグ レポートをエクスポートする

期限切れになった、または警告期間内のタグのレポートを表示するには、 アクションが必要なタグ レポートをエクスポートします。

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click Reports and select Tags Requiring Action.
  3. From the drop-down list, choose the Category of tags.
  4. Mark the checkboxes for the Tags to include in the report.
    Note: You can only choose tags that are configured with an expiration date.
  5. Configure your report with the following options:
    • To 'Include Tags that are not expired but within their warning range,' move the toggle to the ON position. See How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?
      Note: If this toggle is OFF, only expired tags are included in your report.
    • To 'Show Employee Number,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Employee Job Title,' move the toggle to the ON position.
    • Select whether to display the tag by Name, Abbreviation, or Both.
    • To 'Show Expiration Date,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Time Until Expiration,' move the toggle to the ON position.
  6. Click the export icon-export-wfp.png icon, then select to download a CSV or PDF. 
    • If exporting a PDF, select the page orientation and paper size.
  7. Click Export CSV or Export PDF.
 Tip

If a report does not immediately download, you can check the status by navigating to Reports and Queued Download.

関連項目