文書管理の入門 - 伝達ツールを使用した文書配信

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概要

背景

文書や通信をデジタルで共有する方法が多数あるため、プロジェクトの通信を明確に記録することが困難になる場合があります。Procore の外部で手動で文書を添付して電子メールで送信すると、古い改訂版を参照するリスクが高まり、必要なときに通信を見つけて参照することが難しくなります。

Procore の伝達ツールは、プロジェクト文書を共有し、コミュニケーションの正式な記録を維持するための中心的な場所として機能します。文書管理ファイルは、Webまたはモバイルから伝達事項に直接添付してリンクできるため、文書に簡単にアクセスできるとともに、通信の履歴が明確になります。

使い方

文書に関連する内容を配信したり話し合ったりする必要がある場合は、Procore の伝達ツールを使用して、文書管理ツールから文書を添付して共有できます。たとえば、承認された図面パッケージを共有するために、送付伝票の伝達の種類を作成する場合があります。

伝達事項を通じて文書を共有すると、Procore を通じて正式な記録システムが維持されるようになります。添付書類 (コピーではない) は文書管理ツールから直接リンクされるため、文書の完全な履歴、コンテキスト、および権限が保持されます。

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動画

ベストプラクティス

プロジェクトの伝達テンプレートを構成する前に、次の点を考慮してください:

プロジェクトチームでは、建設文書に関するどのような種類の正式なコミュニケーションが必要であり、いつそれを発行する必要があるでしょうか。
伝達ツールをご存知ですか?もしそうなら、現在どのように使用していますか? また、文書管理ツールを使い始めると、どのように変化する可能性がありますか?
誰がコミュニケーションを送信し、管理すべきか?
伝達ツールに必要な権限を考慮してください。案件の伝達タイプに対する「標準」レベル以上の権限です。または、権限テンプレートで「案件を作成する」アクセス権限が有効になっている、案件の伝達タイプに対する「読み取り専用」レベルの権限。

例

機械施工図パッケージの承認を無事に取得した機械下請業者、M's Mechanical 社について考えてみましょう。この情報を現場チームに配信することが重要です。これにより、すべてのプロジェクトメンバーが最新の発行済み図面について十分な情報を得て、最新のプランセットを使用して作業できるようになります。

これを実現するために、M's Mechanical 社は、送付伝票の会社レベルの管理者ツールに新しい伝達の種類を作成します。詳細を入力した後、この伝達の種類をプロジェクトに割り当てます。

伝達ツールでは、新しい伝達事項を作成し、送付伝票種類を選択します。必要な情報を記入し、承認された機械施工図を添付します。

伝達が作成され発行されると、これらの新しく承認された図面は、適切な文書管理権限を持つすべてのプロジェクトチームメンバーに電子メールですぐに配布されます。たとえば、伝達担当者は、添付文書にアクセスするために、承認された機械施工図にアクセスできる必要があります。