通信事項を作成する
目的
伝達ツールを使用して一般的な伝達を作成すること。
背景
通信ツールを使用すると、一般的な通信などの特定の通信タイプに基づいた通信事項を作成できます。この記事では、伝達事項作成チュートリアルの伝達タイプとして一般的な伝達を使用しますが、このチュートリアル全体で「一般的な伝達」という名前を作成する他の伝達タイプに置き換えて、その伝達タイプの伝達事項を作成する方法を学習することができます。さらに、伝達を非公開に設定して、伝達にアクセスできる協力者の数を制限することもできます。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 項目の伝達タイプに対する「標準」レベル以上の権限。
または - 権限テンプレートで「項目の作成」アクセス権限が有効になっている、項目の伝達タイプに対する「読み取り専用」レベルの権限。
- 項目の伝達タイプに対する「標準」レベル以上の権限。
- ワークフローが適用され、作成および発行された案件の相違点:
- 「ステータス」: ワークフローからの情報を自動入力する読み取り専用フィールド。
- 「期日」: ワークフローによって決定された日付が自動入力され、名前が「現在のステップ期日」に変更される読み取り専用フィールド。
- 「担当者」: ワークフローによって決定された現在のステップに割り当てられたユーザーが自動入力される読み取り専用フィールド。 フィールドの名前は「現在のステップの担当者」に変わりますが、「担当者」フィールドはワークフロー全体のすべての担当者を一覧表示するレポート可能な単一フィールドのままです。
- 「配信メンバー」: ワークフロー テンプレート内の配信メンバーはここに自動的に入力され、ワークフローの開始後に削除することはできません。 伝達事項では、追加の配信メンバーの手動選択が許可されており、必要に応じて削除できます。 通知はワークフロー配信先リストのメンバーにのみ送信され、伝達事項 配信先リストのメンバーには送信されません。
前提条件
- 会社レベルで「一般的な伝達」の伝達タイプが必要です。「新しい通信タイプを作成する」または「通信タイプを編集する」を参照してください。
ステップ
- プロジェクトの [伝達] ツールに移動します。
- [+ 作成] をクリックし、ドロップダウンリストから [一般的な伝達] を選択します。
- [新しい一般的な伝達] ページで、必要な情報をフォームに記入します。
注: アスタリスク (*) は入力必須フィールドを示します。- 番号: この伝達事項を識別するための固有の番号です。接頭辞と番号は、他のツールにリンクされている場合、および伝達事項がリストされている他の場所にあるリストビューの伝達に表示されます。
- *ステータス:次のオプションのいずれかを選択します。
手記： ワークフローが伝達事項に適用される場合、項目が作成され発行されると、ワークフロー テンプレートによってステータスが制御されます。- 未着手: 伝達は未着手です。
- 終了成功: 伝達は終了し、成功しました。
- 終了: 失敗: 伝達は終了し、失敗したか、承認されませんでした。
- カスタム ステータス: カスタム ステータスが作成されている場合は、それを選択できます。「伝達の種類のカスタム ステータスを管理する」を参照してください。
- 件名: 件名は、他のツールや、伝達事項がリストされている他の場所と同様にリンクされている場合に、リストビューの伝達に表示される伝達事項のタイトルです。
- 非公開: 伝達を非公開にするには、[非公開] を選択します。非公開伝達は、伝達の作成者、[送信元] にリストされているユーザー、[担当者] にリストされているユーザー、[配信] にリストされているユーザー、および会社またはプロジェクトレベルの「管理者」権限を持つユーザーにのみ表示されます。
注
- 一般的な伝達タイプで「同じ会社内のユーザーがアクセスできる非公開項目の表示」というアクセス権限が有効になっている場合、項目にリストされているユーザーと同じ会社に所属するユーザーも非公開項目を表示できます。
- 会社レベルまたはプロジェクトレベルで「管理者」レベルの権限を持つユーザーに対して非公開な伝達事項を非表示にしたい場合は、Procore の担当者に連絡してください。これにより、伝達事項に明確に含まれない限り、ユーザーが非公開項目を表示したり回答したりできないようになります。(会社がオーストラリアまたはニュージーランドに拠点を置いている場合、この追加レベルのプライバシーは既定で有効になります)。
- 伝達事項を表示するときに、「権限」タブを使用して、誰が非公開項目に対する権限を持っているかをいつでも確認できます。
- 担当者： 一般的な伝達に応答する責任を、ディレクトリ内のユーザーから 1 人以上のプロジェクトチーム メンバーに割り当てます。 「読み取り専用」レベル以上の権限を持つユーザーを配信先リストに追加します。 ユーザーの権限レベルに応じて、伝達に応答できます。
手記： 伝達事項にワークフローが適用されている場合、このフィールドは「現在のステップの担当者」に置き換えられ、読み取り専用になります。 - 期日: 回答の期限となる日付を入力するか、カレンダーから選択します。
手記： 伝達事項にワークフローが適用されている場合、このフィールドは「現在のステップ期日」に変わり、読み取り専用になります。 - 送信元: 伝達事項の送信元となる人物を追加します。
- 配信メンバー: 「読み取り専用」レベル以上の権限を持つユーザーを配信先リストに追加します。 ユーザーの権限レベルに応じて、電子メールの「 CC 」フィールドと同様に、伝達に返答できます。
手記： ワークフローが適用されている場合、伝達事項が発行されると、ワークフロー テンプレート内の配信メンバーが自動的にここに入力され、削除できません。 伝達事項に配信メンバーを手動で追加 (または削除) して、項目へのアクセス権を付与します。 ただし、通知はワークフロー配信先リストのメンバーにのみ送信され、伝達事項の配信先リストには送信されません。 - *スケジュールへの影響: この伝達事項の件名がスケジュールに影響を与えるかどうかを選択します。
- 「はい」: スケジュールは既知の方法で影響を受けます。
- 「はい (不明)」: はい、スケジュールは影響を受けていますが、影響の詳細や範囲はまだ不明です。
- 「いいえ」: スケジュールは影響を受けません。
- 「未定」: 未定。スケジュールに影響があるかどうかはわかりません。
- 「適用外」: スケジュールはこの伝達事項に関連しません。
- サブプロジェクト: 伝達事項に接続するサブプロジェクトを選択します。
- 費用コード: 伝達事項に割り当てる費用コードを選択します。
- 専門分野: 伝達事項に関連付ける１つ以上の専門分野を選択します。
- 場所：ドロップダウンリストから伝達に関連する場所を選択します。
手記：ユーザーが場所を作成できるように Procore が構成されている場合 (「ユーザーによるツール内での場所の作成を許可または禁止する」を参照)、リストの下部にある [追加 新しい場所] をクリックできます。 - 説明: 伝えたい一般的な伝達に関する詳細を入力します。
- 添付書類: この一般伝達の通信に含める該当するファイルを添付します。各伝達事項の添付書類の最大数は 2,500 ファイルです。伝達事項への回答に含まれる添付書類は、この最大数にはカウントされません。「統合添付書類ビューアでサポートされているファイルの種類と形式は何ですか?」を参照してください。
- 次のいずれかのボタンをクリックします。
- 草案として保存: 作業内容を草案バージョンで保存し、後日一般的な伝達にリストされているユーザーに発行できるようにしたい場合は、このボタンをクリックします。
または - 作成と発行:この伝達を、電子メールで通知される一般的な伝達にリストされているユーザーに発行する場合は、このボタンをクリックします。
手記： ワークフローが伝達事項に適用されている場合、項目を作成すると割り当てられたワークフローの開始が自動的にトリガーされることを理解するように求められます。
- 草案として保存: 作業内容を草案バージョンで保存し、後日一般的な伝達にリストされているユーザーに発行できるようにしたい場合は、このボタンをクリックします。