文書管理入門 - 命名基準
概要
背景
すべてのプロジェクトで一貫した文書命名基準により、チームは各文書の作成者と目的を簡単に把握できます。Procore の文書管理ツールは、各改訂版の属性を使用して命名基準を自動的に適用し、メタデータ (属性) を自動入力して、アップロード プロセスを簡素化します。 アップロードを以前の改訂版に関連付けるか、完全に新しい文書にするかを決定します。
使い方
文書管理ツールでは、文書属性コードを使用して文書の命名基準を適用できます。既存のものと同じ名前と形式で新しい改訂版がアップロードされると、システムはそれらの改訂版を一意の名前を持つ単一の文書コンテナにまとめてスタックします。これにより、ファイルの重複のリスクが軽減され、全員が最新の情報を使用して作業できるようになります。
文書管理ツールの [設定の構成] ページで、フィールドを追加または削除し、並べ替えて、プロジェクトの一部またはすべての文書に使用できるカスタムされた命名基準を作成できます。
重要
文書管理ツールは文書名とフォーマット (例:PDF) を使用して後続の改訂版を自動的に識別するので、命名基準に文書コンテナを一意に識別するフィールドの完全なセットが含まれていることが重要ですが、その中の個々の改訂版は含まれている必要はありません。
同じ文書の改訂版を単一の文書コンテナ内で追跡したい場合は、命名基準には、ステータス、改訂版コード、作成者、日付などの改訂版固有のフィールドを含めないでください。
ベストプラクティス
新しいプロジェクトでは、できるだけ早く文書命名基準の構造を設定することが重要です。これにより、将来の不整合やリファクタリングを回避できます。
文書管理ツールの命名基準をセットする前に、次の点を考慮してください:
- どの種類の文書に命名基準を適用する必要がありますか?
- 特に追加のコンテキストなしで文書を見つけた場合、チームが文書の目的を最もよく理解するために、名前内の情報の組み合わせと順序はどのようなものでしょうか?
- 名前にどのような情報を組み合わせることで、個々の文書が一意に識別され、誤って重複することがなくなるでしょうか?
- たとえば、それほど複雑でないプロジェクトでは、図面と技術提出物のみがプロジェクト種類-分野-番号 (例: ABC-DR-A-101 または ABC-TS-C-202) などのファイル名になりますが、レポートやトラッカーなどの他のすべての文書は元のファイル名を保持できます。
例
英国ロンドンにある「Duke Hospital (DH)」というプロジェクトを管理しており、そのプロジェクトが ISO 19650 標準に準拠しているとします。図面に対して、次の構造化された命名法を確立しました:
プロジェクト - 作成者 - ボリューム/システム - 場所 - 種類 - 分野 - 番号。
ボリューム/システムの指定が「ZZ」で番号が「401」である４階の建築図面を考えてみましょう。この図面は、プロジェクトの設計者である John Moore & Associates (JMA) によって発行されました。
命名法に従って、この図面のファイルには次のラベルが付けられます: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
文書管理ツールでこの命名基準をセットしておけば、アップロード時にこれらの各フィールドが要求され、文書の名前が自動的に生成されます。さらに、この文書がその名前のままシステムにアップロードされた場合、これらの文書フィールドはすべて、手動で操作することなく、自動的に改訂版にタグ付けされます。
この体系的な命名手順により、明確さと一貫性が確保され、Duke Hospital のような複雑なプロジェクトでもプロジェクト文書の識別と整理が容易になります。
次のレッスン: 命名基準 - 構成する
構成する
文書管理ツール内の命名基準について学習したので、Procore で次のアクションを実行する準備が整いました:
アクション項目
動画
注: このガイドの次のセクションでは、この命名基準に関連付ける文書タイプを決定します。