提出資料を電子メールで転送する

目的

プロジェクトレベルの提出資料ツールから、提出資料に関する情報を含む電子メールを他の Procore ユーザーに転送すること。
重要: この記事のステップでは、提出資料に関する概要を含む電子メールを送信する方法を示します。

背景

提出資料ツールの電子メール機能を使用すると、提出資料ツールから自動的に生成される電子メール以外の電子メールを送信できます。電子メールが作成されたとき、承認者が回答したとき、承認者の回答が編集されたとき、および提出資料に変更が加えられたとき (添付書類が添付されたとき、提出資料のステータスが変更されたとき、など) に、承認者と配信先リストのメンバーに自動的に電子メールが送信されます。

考慮すべきこと

• 必要なユーザー権限:
  • ユーザーに電子メールを送信するには:
    • プロジェクトの提出資料ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。
  • 電子メールで送信された提出資料を受信するには:
    • プロジェクトの提出資料ツールに対する「読み取り専用」レベル以上の権限。
      手記：受信者は、プロジェクトのディレクトリ ツールにリストされている必要があります。
• 追加情報:
  • 受領者選択リストにない人物がいる場合は、提出資料ツールに対する「読み取り専用」以上の権限を持つプロジェクトレベルのディレクトリに追加します。 プロジェクト ディレクトリにユーザーを追加する権限がない場合は、ディレクトリ管理を担当するチームのメンバーにユーザーの追加を依頼してください。
    手記：新しく追加されたユーザーは、受信者リストから選択される前に、プロジェクトに参加するための招待を受け入れる必要はありません。

ステップ

1. プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。
2. 目的の提出資料を見つけます。
3. [表示] をクリックします。
4. 提出資料の [電子メール] サブタブをクリックします。
5. [電子メールを作成] をクリックします。
6. [新しい電子メールを作成] 領域で、次を行います:
   • 宛先。ドロップダウンリストから目的の受領者を選択します。 
   • CC。電子メールのカーボン コピーを受け取る目的の受領者を選択します。

   • 非公開。提出資料のプライバシー設定を示します。提出資料を「非公開」とマークすると、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザー、提出資料ワークフローのユーザー、提出資料の配信先リストのメンバーだけが、提出資料を見ることができます。権限テンプレートで 「同じ会社内のユーザーに関連する非公開提出資料を表示する」アクセス権限が有効になっているユーザーは、会社内の別のユーザーが提出資料に関連付けられる場合に「非公開」とマークされた提出資料を表示することもできます。「提出資料を非公開としてマークする」を参照してください。

   • タイトル。提出資料の内容を最も的確に要約した名称。

   • メッセージ: 電子メール メッセージの本文を入力します。
7. [送信] をクリックします。
   システムはすべての受領者に電子メールを送信します。電子メールのコピーと返信は、提出資料の電子メール サブタブに通信スレッドとして保存されます。

関連項目

• レビューのために提出資料を転送する