提出資料を電子メールで転送する

目的

プロジェクトレベルの提出資料ツールから、提出資料に関する情報を含む電子メールを他の Procore ユーザーに転送すること。
重要: この記事のステップでは、提出資料に関する概要を含む電子メールを送信する方法を示します。

背景

提出資料ツールの電子メール機能を使用すると、提出資料ツールから自動的に生成される電子メール以外の電子メールを送信できます。電子メールが作成されたとき、承認者が回答したとき、承認者の回答が編集されたとき、および提出資料に変更が加えられたとき (添付書類が添付されたとき、提出資料のステータスが変更されたとき、など) に、承認者と配信先リストのメンバーに自動的に電子メールが送信されます。

考慮すべきこと

• 必要なユーザー権限:
  • プロジェクトの提出資料ツールに対する「標準」と「管理者」レベルの権限。
• 追加情報:
  • 提出資料を電子メールで送信できるのはプロジェクト ディレクトリに存在するユーザーにのみです。
  • リストにユーザーが欠落している場合は、プロジェクト管理者 (つまり、プロジェクトのディレクトリ ツールに対する「管理者」権限を持つユーザー) にユーザーを追加するよう依頼してください。
    注: 新しく追加されたユーザーは、個人のリストで選択可能なオプションになる前に、プロジェクトへの参加の招待を受け入れる必要はありません。

ステップ

1. プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。
2. 目的の提出資料を見つけます。
3. [表示] をクリックします。
4. 提出資料の [電子メール] サブタブをクリックします。
5. [電子メールを作成] をクリックします。
6. [新しい電子メールを作成] 領域で、次を行います:
   • 宛先。ドロップダウンリストから目的の受領者を選択します。 
   • CC。電子メールのカーボン コピーを受け取る目的の受領者を選択します。

   • 非公開。提出資料のプライバシー設定を示します。提出資料を「非公開」とマークすると、提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限を持つユーザー、提出資料ワークフローのユーザー、提出資料の配信先リストのメンバーだけが、提出資料を見ることができます。権限テンプレートで 「同じ会社内のユーザーに関連する非公開提出資料を表示する」アクセス権限が有効になっているユーザーは、会社内の別のユーザーが提出資料に関連付けられる場合に「非公開」とマークされた提出資料を表示することもできます。「提出資料を非公開としてマークする」を参照してください。

   • タイトル。提出資料の内容を最も的確に要約した名称。

   • メッセージ: 電子メール メッセージの本文を入力します。
7. [送信] をクリックします。
   システムはすべての受領者に電子メールを送信します。電子メールのコピーと返信は、提出資料の電子メール サブタブに通信スレッドとして保存されます。

関連項目

• レビューのために提出資料を転送する