提出資料のアップロードと提出
目的
提出資料ワークフローで提出者として提出資料をアップロードすること。
背景
建設プロジェクトの総合工事業者があなたを 提出資料ワークフローの「提出者」の役割に割り当てた場合、それはあなたが 提出資料に対してアクションを実行する必要があることを意味します。たとえば、提出資料の要件を満たすために、図面、プラン、またはその他の文書を提出資料の添付書類としてアップロードする必要がある場合があります。
通常、Procore の提出資料は提出資料管理者によって作成されます。 その人が提出資料案件に名前を付けて、提出資料の基本的なデータ入力を完了します。 また、提出資料管理者は、提出資料ワークフローの「提出者」または「承認者」としてプロジェクトチームのメンバーを指定します。
あなたが「提出者」として指定された場合、Procore は、総合工事業者が提出資料に対するあなたの回答を求めていることを通知するために、「提出資料にはアクションが必要です」という件名の自動電子メール メッセージを送信します。
契約の特定の要件によっては、添付書類 (文書、図面、プランなど) を提出資料にアップロードする必要がある場合があります。これらは後でレビューと承認のために送信されます。 このプロセスを支援するために、電子メール通知には「オンラインで表示」リンクが含まれています。また、アクションの要求に応答する前にダウンロードして確認する必要がある添付ファイルが含まれている場合もあります。
考慮すべきこと
- 必要なユーザー権限:
- 提出資料に対するアクションの依頼に回答するには: プロジェクトの提出資料ツールに対する「標準」レベルの権限。
- 要件:
- システムから自動電子メール通知が送信されるには、(1) プロジェクトの提出資料ツールに対する「標準」レベル以上の権限を付与された Procore ユーザー アカウントがあり、(2) 提出資料ワークフローで「提出者」に指定されている必要があります。さらに、提出資料を作成したユーザー (または「提出資料管理者」) が、提出資料の [作成して電子メールを送信] ボタンをクリックしている必要があります。
- 追加情報:
- 提出資料のステータスは「未着手」でなければなりません。
- プロジェクトの設定に応じて、提出資料のレビューのさまざまな段階で追加の電子メール通知を受信する場合があります。
ステップ
アクションの依頼に回答する
- 次のオプションの1つを選択します:
- 電子メール メッセージを開き、[ オンラインで表示 ] リンクをクリックします。 現在 Procore にログインしていない場合は、ログインするように求められます。
又は - Procore にログインし、プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。次に、「案件」ビューで提出資料を見つけ、提出資料の横にある [表示] をクリックします。あなたの名前は「アクション待ち」フィールドにリストアップされています。
- 電子メール メッセージを開き、[ オンラインで表示 ] リンクをクリックします。 現在 Procore にログインしていない場合は、ログインするように求められます。
- 提出資料の情報と含まれている添付書類をレビューします。
- 「提出資料ワークフロー」テーブルの自分の名前の横にある [回答] をクリックします。
- 随意:回答に含めるファイルを添付します。
- [ファイルを添付] をクリックして、Procore 内またはコンピューターからファイルを追加します。
- [マイ コンピュータ]、[写真]、[ドキュメント]、または [フォーム] オプションを使用して、含めるファイルを見つけて選択 (またはアップロード) します。表示されるオプションは、他のプロジェクト ツールに対するユーザー権限に応じて異なる場合があります。
- [添付] をクリックします。
- または
- コンピューターからファイルをドラッグ・アンド・ドロップします。
- [ファイルを添付] をクリックして、Procore 内またはコンピューターからファイルを追加します。
- [次へ] をクリックします。
- 次の情報を追加します:
- 回答。システムは回答として「提出済み」を自動的に選択するか、「提出済み」案件に対して構成されたカスタム回答を選択します。
注: ツールの詳細設定でカスタム回答が構成されている場合、自動的に選択される回答が異なる場合があります。 - コメント。オプション。回答に含めるコメントを入力します。
- 回答。システムは回答として「提出済み」を自動的に選択するか、「提出済み」案件に対して構成されたカスタム回答を選択します。
- [プレビュー] をクリックします。
- 情報をプレビューします。
ヒント
提出資料のワークフローに別のステップがある場合、次のステップのユーザー名が [ワークフローの次へ] フィールドに表示されます。 - 次のオプションの1つをクリックします:
- [回答] をクリックして情報を保存し、提出資料を提出します。
- 追加した情報を変更する必要がある場合は、[戻る] をクリックします。
- [キャンセル] をクリックしてウィンドウを閉じ、提出資料のページに戻ります。注: ウィンドウを閉じる前に追加した情報は保存されません。
回答を保存すると、システムは「(ワークフロー経由で) 提出者役割者が提出する」電子メール設定で選択されたユーザー種類に電子メール通知を送信します。 「提出資料が作成または更新されたときに電子メールを受け取るのは誰ですか?」を参照してください。
システムは、提出資料のワークフローの各ステップで必要なすべてのユーザーが回答するまで待機してから、アクション待ちを次のステップに移します。