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提出資料ツールで [一括アクション] > [ワークフローを適用] を使用する

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目的

提出資料ツールの [一括アクション] > [ワークフローを適用] オプションを使用して、提出資料ワークフロー テンプレートを一連の提出資料に適用して必要に応じてメンバーシップを編集すること。

背景

同じ提出資料ワークフローを複数の提出資料に適用する場合は、[一括アクション] > [ワークフローを適用] オプションを使用します。このオプションを使用すると、適用するワークフロー テンプレートを選択できます。必要に応じて、選択した提出資料でワークフローのメンバーシップを編集することもできます。

考慮すべきこと

  • 必要なユーザー権限:
    • プロジェクトレベルの提出資料ツールに対する「管理者」レベルの権限。
  • 前提条件:
  • サポートされているビュー:
    • [一括アクション] メニューは、提出資料ツールの [案件]、[パッケージ]、[仕様セクション]、および [アクション待ち] ビューでサポートされています。「提出資料ビューの間で切り替える」を参照してください。
    • [ゴミ箱] ビューでは、[一括アクション] メニューはグレー表示され使用できません。
  • 追加情報:
  • 制限事項:
    • 提出資料は「草案」ステータスでなければならず、提出資料ワークフローに既存の提出者または承認者が存在してはいけません。
    • 以下のステップでワークフローを変更しても、選択した提出資料にのみ適用され、テンプレートには影響しません。テンプレートのメンバーシップを編集するには、「提出資料ワークフロー テンプレートを管理する」を参照してください。

ステップ

  1. プロジェクトの [提出資料] ツールに移動します。
    これにより、提出資料ページの [案件] ビューが表示されます。このページには、プロジェクトの個々の提出資料がすべてリストアップされます (ゴミ箱に送信された提出資料は除きます)。
  2. 提出資料ワークフローを適用する「草案」ステータスの提出資料を見つけます:
    • リスト内のすべての提出資料を選択するには、左列上部のチェックボックスをオンにします。
      または
    • リスト内の提出資料の１つ以上を選択するには、目的の各提出資料の左側にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [一括アクション] > [ワークフローを適用] を選択します。
    注: [一括アクション] メニューは、[案件]、[パッケージ]、[仕様セクション]、および、[アクション待ち] ビューでサポートされています。ゴミ箱ではサポートされていません。
    これにより、一括編集ページが表示されます。「選択した提出資料」ボックスには、編集が適用される個々の提出資料が表示されます。
  4. 次のオプションから期日の動作を選択します:
    注: これらのオプションは、プロジェクトの提出資料ツール用に構成されたフィールドのセットで [提出期限] フィールドが有効になっている場合にのみ表示されます。[提出期限] が有効になっていない場合、これらのオプションは表示されず、ワークフローは自動的に [今日の日付から計算] オプションを使用します。
    • 今日の日付から計算する。このオプションでは、提出または回答までの日数を今日の日付に追加してワークフローの期日を計算します。
    • 各提出資料の提出期限から計算する。このオプションでは、ワークフローの最初の手順を各提出資料の提出期限に設定し、次の手順の期日はその日付から計算されます。
  5. 適用する提出資料ワークフロー テンプレートを選択します。テンプレートの作成方法については、「提出資料ワークフロー テンプレートを管理する」を参照してください。
  6. これらオプションを使用して、選択した案件の提出資料ワークフローを編集します:
    • [ステップを追加] をクリックし、ワークフローに新しいメンバーを追加します。
      注: この操作はテンプレートのメンバーシップには影響しません。選択した提出資料のワークフローを更新するだけです。
    • 項目の「×」をクリックすると、提出者や承認者が削除されます。
      注: 他のワークフロー オプションの詳細については、「提出資料ワークフローに提出者と承認者を追加する」を参照してください。
  7. [テンプレートを適用] をクリックします。
    これにより、ワークフロー テンプレートが選択した提出資料に適用されます。緑色のバナーが表示され、正常に編集された提出資料の総数が確認されます。編集が正常に保存されない場合は、赤色のバナーが表示されます。