文書管理: 一般的なよくある質問

Procore はなぜ、Documents 用の新しいツールを構築することにしたのですか?

Procore のオリジナルの文書ツールは、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって複数の関係者にサービスを提供できる機能として業界で依然として広く賞賛されていますが、Procore の顧客のニーズは急速に進化しています。これらのニーズの中には、ISO 19650 や 9001 などの規制要件によって推進されるものもあります。その他のニーズは、情報へのより良いアクセスと情報との共同作業をサポートするためにワークフローを最適化したいという要望によって引き起こされます。

この新しいソリューションの目標は、顧客のコンプライアンスとワークフローのニーズをサポートするだけでなく、Procore のプラットフォームとツールに完全に統合された方法でサポートすることです。これにより、顧客は建設前から終了までプロジェクトのライフサイクル全体にわたって情報を真に管理できるようになります。

Procore の文書と文書管理ツールの違いは何ですか?

2 つのツールの比較については、 「Procore の 'Documents' ツールと 'Document Management' ツールの違いは何ですか?」を参照してください。

現場ユーザーはモバイル デバイスで承認された建設図書をどのように表示できますか?

携帯ユーザーは、iOS および Android 用の Procore 携帯アプリケーションの文書管理ツールで承認された文書を表示できます。承認された文書のみにアクセスを制限できます。ユーザーが閲覧するために文書を開くと、その時点で文書が機器にダウンロードされます。

どのようなメタデータを自動的に入力できますか?

「ファイルを文書管理ツールにアップロードする際に Procore が自動的に入力できるデータは何ですか?」を参照してください。

文書にマークアップを追加できるのは誰ですか?

ワークフロー担当者のみがマークアップを .pdf 文書に追加できます。「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

文書管理ツールはフォルダをサポートしていますか?

フォルダは、文書が唯一の信頼できる情報源を失う可能性が高まるため、文書管理ツールではサポートされていません。

フォルダと同様に視覚的な方法でファイルを整理するには、ユーザーが特定の文書にすばやく簡単にアクセスできるようにする「保存されたビュー」を作成できます。「 文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。従来のフォルダとは異なり、保存されたビューには、適用されたフィルターと文書の権限に基づいて、関連する文書が自動的に表示され、各文書の信頼できる単一の情報源が維持されます。

簡単に閲覧できるようにドキュメントをグループ化および整理するにはどうすればよいですか?

カスタムの「保存されたビュー」を作成して、いつでも特定のドキュメントにすばやく簡単にアクセスできます。「 文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。すべてのユーザーは独自の個人ビューを作成でき、文書管理ツールに対する'管理者'権限を持つユーザーは、プロジェクトの全員が使用できるビューを作成できます。

保存されたビューの他に、文書を参照する方法もいくつかあります。

• フィルターを適用し、結果を並べ替えます。「自分」でフィルタリングして、自分が作成または更新した文書を表示することもできます。「文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング」を参照してください。

• 任意のデータ列を表示、非表示、または並べ替えます。「 文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

新しいドキュメントが利用可能になったとき、ユーザーはどのように通知を受け取るのでしょうか?

承認ワークフロー ステップに割り当てられているユーザーは、文書を承認する番になると電子メールで通知されます。さらに、文書管理ツールの管理者は、[アップロード] タブで新しい文書について個人または配信グループに通知するか、または特定の保存されたビュー基準を満たす新しい文書改訂版を誰かがアップロードしたときに通知するかを選択できます。たとえば、承認済みの電気図面の新しいバージョンがアップロードされたときにチームに通知します。受信者は電子メール通知内のリンクをクリックして、更新された図面を効率的に表示します。

ドキュメントにいつどのような変更が加えられたかを確認できますか?

はい、適切な権限を持つ管理者とユーザーは、文書の属性とメタデータに対するすべての変更を、それらの変更がいつ発生したかとともに表示できます。「文書管理ツールで文書の変更履歴を表示する」を参照してください。

文書管理ツールは図面ツールに接続しますか?

はい、図面ツールで文書管理ファイルを開くことができます。両方のツールで同じ文書を完全なアップロード プロセスにかけるのではなく、文書管理ツールで一度行います。次に、図面ツールの ファイル セレクター からその文書を見つけ、すべてのメタデータが添付された状態ですばやく取り込みます。詳細はこちら:「文書管理ファイルを図面ツールにインポートするとどうなりますか?」を参照してください。

Document Management はサードパーティのアプリケーションと統合されていますか?

サード パーティ アプリケーションとの統合はまだありませんが、サード パーティ パートナーと緊密に連携して、文書管理ツールとの新しい統合を構築する予定です。

文書管理ツールは会社レベルの文書ツールと統合されていますか?

いいえ、会社レベルまたはプロジェクトレベルの文書ツールとの統合はありません。

文書ツールから文書管理ツールへのファイルの移行はありますか?

いいえ、文書と文書管理ツールの間でのデータの自動移行は行われません。２つのツール間でデータを転送したい場合は、文書ツールから文書をダウンロードし、文書管理ツールにアップロードする必要があります。

文書管理でファイルを表示するときにキーボード ショートカットを使用できますか?

はい。文書管理の統合ビューアは、ナビゲーション、測定ツール、マークアップの作成、およびパネルの切り替え (情報提供依頼、観察事項、残工事項目など) の包括的なキーボード ショートカットをサポートしています。文書の表示中に使用可能なショートカットの完全なリストを表示するには、キーボードの ? を押します。「統合ビューアで使用できるキーボード ショートカットは何ですか?」を参照してください。

文書ワークフロー履歴をエクスポートできますか?

はい。「ワークフロー履歴の表示」権限を持つユーザーは、[文書] タブから直接、個々の案件のワークフロー履歴を PDF または CSV 形式で、または大量の (一度に最大 300 個の文書) エクスポートできます。

マークアップを含む文書を大量のダウンロードできますか?

はい。[文書] タブで複数の文書を選択し、[マークアップを含む>文書をダウンロード] をクリックできます。公開マークアップ、非公開マークアップ (自分が作成したもののみ)、またはワークフロー マークアップをエクスポートすることを選択できます。

文書管理は Procore プロジェクト テンプレートをサポートしていますか?

はい。文書管理が有効になっている Procore プロジェクト テンプレートから新しいプロジェクトを作成すると、システムは保存されたコレクション、保存されたビュー (「プロジェクト内の全員」と共有)、カスタム 権限グループ設定、文書フィールドのセット/カスタム フィールド、命名基準、既定のワークフロー、および作成者を自動的に引き継ぎます。
メモ: 権限グループへの個々のユーザー割り当てと通知設定はコピーされないため、プロジェクトの作成後に手動で構成する必要があります。

[アップロード] タブから削除されたアップロード済みファイルまたはプレースホルダーを復元できますか?

はい。アップロードまたはプレースホルダーを削除すると、案件が論理的に削除され、ゴミ箱内のプレースホルダーとアップロードコレクションに移動されます。元のファイルのメタデータ (アップロード日、アップローダー、ファイルサイズ、パス) は保持されるため、[アップロード] タブの権限を持つ許可されたユーザーは、いつでもごみ箱ファイルを表示およびダウンロードできます。

文書管理のパッケージとは何ですか?

パッケージは、関連するドキュメントとプレースホルダーを、一意のパッケージレベルのメタデータ、当事者意識を持つことの詳細、およびリアルタイム進行状況測定基準(コンテンツの完了、プレースホルダーのフルフィルメント、ワークフロー ステータスなど)とともにグループ化するために使用される専用のコンテナです。

文書をパッケージに追加すると、その権限は変わりますか?

いいえ。パッケージ内の文書へのアクセスは、既存の文書レベルの権限によって厳密に管理されます。ユーザーがアクセス権限のないファイルを含むパッケージを表示すると、それらのファイルは非表示になり、進行状況の統計は自動的に再計算され、表示可能な文書のみが反映されます。

1つの文書を複数のパッケージに属することはできますか?

はい。ファイルを複製したり、ネイティブのワークフローに干渉したりすることなく、単一のドキュメントバージョンまたはプレースホルダーを複数のパッケージに同時に追加できます。