文書管理: 一般的なよくある質問

Procore はなぜ、Documents 用の新しいツールを構築することにしたのですか?

Procore のオリジナルの文書ツールは、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって複数の関係者にサービスを提供できる機能として業界で依然として広く賞賛されていますが、Procore の顧客のニーズは急速に進化しています。これらのニーズの中には、ISO 19650 や 9001 などの規制要件によって推進されるものもあります。その他のニーズは、情報へのより良いアクセスと情報との共同作業をサポートするためにワークフローを最適化したいという要望によって引き起こされます。

この新しいソリューションの目標は、顧客のコンプライアンスとワークフローのニーズをサポートするだけでなく、Procore のプラットフォームとツールに完全に統合された方法でサポートすることです。これにより、顧客は建設前から終了までプロジェクトのライフサイクル全体にわたって情報を真に管理できるようになります。

Procore の文書と文書管理ツールの違いは何ですか?

2 つのツールの比較については、 「Procore の 'Documents' ツールと 'Document Management' ツールの違いは何ですか?」を参照してください。

現場ユーザーはモバイル デバイスで承認された建設図書をどのように表示できますか?

携帯ユーザーは、iOS および Android 用の Procore 携帯アプリケーションの文書管理ツールで承認された文書を表示できます。承認された文書のみにアクセスを制限できます。ユーザーが閲覧するために文書を開くと、その時点で文書が機器にダウンロードされます。

どのようなメタデータを自動的に入力できますか?

「ファイルを文書管理ツールにアップロードするときに Procore が自動的に入力できるデータは何ですか?」を参照してください。

文書にマークアップを追加できるのは誰ですか?

ワークフロー担当者のみがマークアップを .pdf 文書に追加できます。「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

文書管理ツールはフォルダをサポートしていますか?

フォルダは、文書が唯一の信頼できる情報源を失う可能性が高まるため、文書管理ツールではサポートされていません。

フォルダと同様に視覚的な方法でファイルを整理するには、ユーザーが特定の文書にすばやく簡単にアクセスできるようにする「保存されたビュー」を作成できます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。従来のフォルダとは異なり、保存されたビューには、適用されたフィルターと文書のアクセス権限に基づいて、関連する文書が自動的に表示され、各文書の信頼できる単一の情報源が維持されます。

簡単に閲覧できるようにドキュメントをグループ化および整理するにはどうすればよいですか?

カスタムの「保存されたビュー」を作成して、いつでも特定のドキュメントにすばやく簡単にアクセスできます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。すべてのユーザーは独自の個人ビューを作成でき、文書管理ツールに対する「管理者」権限を持つユーザーは、プロジェクトの全員が使用できるビューを作成できます。

保存されたビュー以外にも、ドキュメントを参照する方法がいくつかあります。

• フィルターを適用し、結果を並べ替えます。 「自分」でフィルタリングして、自分が作成または更新した文書を表示することもできます。「文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング」を参照してください。
• データ列を表示、非表示、または並べ替えます。 「文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

新しいドキュメントが利用可能になったとき、ユーザーはどのように通知を受け取るのでしょうか?

承認ワークフロー ステップに割り当てられているユーザーは、文書を承認する番になると電子メールで通知されます。さらに、文書管理ツールの管理者は、[アップロード] タブで新しい文書について個人または配信グループに通知するか、または特定の保存されたビュー基準を満たす新しい文書改訂版を誰かがアップロードしたときに通知するかを選択できます。たとえば、承認済みの電気図面の新しいバージョンがアップロードされたときにチームに通知します。受領者は電子メール通知内のリンクをクリックして、更新された図面を効率的に表示します。

ドキュメントにいつどのような変更が加えられたかを確認できますか?

はい、適切な権限を持つ管理者とユーザーは、文書の属性とメタデータに対するすべての変更を、それらの変更がいつ発生したかとともに表示できます。「文書管理ツールで文書の変更履歴を表示する」を参照してください。

文書管理ツールは図面ツールに接続しますか?

はい、図面ツールで文書管理ファイルを開くことができます。両方のツールで同じ文書を完全なアップロード プロセスにかけるのではなく、文書管理ツールで一度行います。次に、図面ツールのファイル セレクターからその文書を見つけ、すべてのメタデータが添付された状態ですばやく取り込みます。詳細については、「文書管理ファイルを図面ツールにインポートするとどうなりますか?」を参照してください。 

Document Management はサードパーティのアプリケーションと統合されていますか?

サード パーティ アプリケーションとの統合はまだありませんが、サード パーティ パートナーと緊密に連携して、文書管理ツールとの新しい統合を構築する予定です。

文書管理ツールは会社レベルの文書ツールと統合されていますか?

いいえ、会社レベルまたはプロジェクトレベルの文書ツールとの統合はありません。

文書ツールから文書管理ツールへのファイルの移行はありますか?

いいえ、文書と文書管理ツールの間でのデータの自動移行は行われません。２つのツール間でデータを転送したい場合は、文書ツールから文書をダウンロードし、文書管理ツールにアップロードする必要があります。