文書管理: 一般的なよくある質問

現場ユーザーはモバイル デバイスで承認された建設図書をどのように表示できますか?

携帯ユーザーは、iOS および Android 用の Procore 携帯アプリケーションの文書管理ツールで承認された文書を表示できます。承認された文書のみにアクセスを制限できます。ユーザーが閲覧するために文書を開くと、その時点で文書が機器にダウンロードされます。

どのようなメタデータを自動的に入力できますか?

「ファイルを文書管理ツールにアップロードするときに Procore が自動的に入力できるデータは何ですか?」を参照してください。

文書にマークアップを追加できるのは誰ですか?

ワークフロー担当者のみがマークアップを .pdf 文書に追加できます。「文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

文書管理ツールはフォルダをサポートしていますか?

フォルダは、文書が唯一の信頼できる情報源を失う可能性が高まるため、文書管理ツールではサポートされていません。

フォルダと同様に視覚的な方法でファイルを整理するには、ユーザーが特定の文書にすばやく簡単にアクセスできるようにする「保存されたビュー」を作成できます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。従来のフォルダとは異なり、保存されたビューには、適用されたフィルターと文書のアクセス権限に基づいて、関連する文書が自動的に表示され、各文書の信頼できる単一の情報源が維持されます。

簡単に閲覧できるようにドキュメントをグループ化および整理するにはどうすればよいですか?

カスタムの「保存されたビュー」を作成して、いつでも特定のドキュメントにすばやく簡単にアクセスできます。「文書管理ツールで保存されたビューを作成する」を参照してください。すべてのユーザーは独自の個人ビューを作成でき、文書管理ツールに対する「管理者」権限を持つユーザーは、プロジェクトの全員が使用できるビューを作成できます。

保存されたビュー以外にも、ドキュメントを参照する方法がいくつかあります。

• フィルターを適用し、結果を並べ替えます。 「自分」でフィルタリングして、自分が作成または更新した文書を表示することもできます。「文書管理ツールでの文書の検索とフィルタリング」を参照してください。
• データ列を表示、非表示、または並べ替えます。 「文書管理ツールでビューを構成する」を参照してください。

新しいドキュメントが利用可能になったとき、ユーザーはどのように通知を受け取るのでしょうか?

承認ワークフロー ステップに割り当てられているユーザーは、文書を承認する番になると電子メールで通知されます。現時点では、文書管理ツールによって他の自動通知は送信されません。

ドキュメントにいつどのような変更が加えられたかを確認できますか?

はい、適切な権限を持つ管理者とユーザーは、文書の属性とメタデータに対するすべての変更を、それらの変更がいつ発生したかとともに表示できます。「文書管理ツールで文書の変更履歴を表示する」を参照してください。

文書管理ツールは図面ツールと統合されていますか?

いいえ、現在、図面ツールとの統合はありません。図面を文書管理ツールから図面ツールにアップロードする場合は、まず文書管理ツールから図面をダウンロードする必要があります。「文書管理ツールから文書をダウンロードする」および「図面をアップロードする」を参照してください。