財務管理ユーザー ガイド: 発注者

発注者様向け このユーザー ガイドは、プロジェクト発注者を対象に、Procore でプロジェクト会計ツールを使用して、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって金融処理を合理化する方法に関する情報を提供します。各ツールを構成し、推奨されるベスト プラクティスを使用して一般的なタスクを実行する方法を学習します。 このガイドのトピックには次のようなものがあります:

• 作業分解構成図 (WBS) を構成する方法。Procore は、費用コード、費用タイプ、およびオプションのサブプロジェクト セグメントを含む既定の作業分解構成図を提供します。作業分解構成図を使用すると、Procore のプロジェクト会計ツールで使用する会社レベルまたはプロジェクトレベルの予算コード構成を作成できます。詳細については、「作業分解構成図の構成」を参照してください。
• 正確なプロジェクト予算を追加またはインポートする方法。プロジェクトに予算項目を追加する方法、プロジェクトに予算ビューを構成して割り当てる方法、重要なプロジェクト費用を特定して追跡するための予測ビューを設定する方法について説明します。現場から収集したデータを使用して、プロジェクトの人件費を追跡し、予算に生産量を記録します。予算変更を作成して、ある予算項目から別の予算項目に資金を再割り当てする方法を学びます。「予算設定」を参照してください。
• プロジェクトのための1つ以上の資金調達を作成する方法。資金調達ツールを設定し、プロジェクトに複数の資金調達源または提供方法がある場合に留意すべき考慮事項について学びます。上流部門請求書プロセスを管理し、支払い受領記録を作成します。「資金調達」を参照してください。
• プロジェクトの委託契約・発注管理の方法。委託契約・発注管理ツールの構成設定と、下流部門協力者に対する委託契約・発注管理を作成する方法について学びます。これらの委託契約・発注管理に対して請求書を提出し、支払い発行記録に支払いを作成する請求書送付先を指定します。「委託契約・発注管理」を参照してください。
• プロジェクト変更の監視と管理を改善する方法。変更イベント ツールを使用して変更指示を管理するか、または変更イベント ツールを使用せずに変更指示を管理するかを選択します。契約の変更指示の階層設定を構成します。変更管理を現場に導入することで、承認の迅速化、コミュニケーションの正確化、リスクを冒しての作業の必要性を排除します。「変更イベントを使用した変更管理」および「変更イベントを使用しない変更管理」を参照してください。
• プロジェクトの協力者への請求書管理プロセスを管理する方法。請求周期を定義し、上流および下流部門協力者への請求書を作成および提出するためのプロジェクトが希望する方法を選択します。「請求書管理」を参照してください。
• 支払いを作成して記録する方法。上流および下流部門請求書が承認され完了したら、Procore で支払いを作成して支払いの記録を保持できます。上流部門支払いについては、「受け取った支払いのレコードを作成する」を参照してください。下流部門支払いについては、「委託契約・発注管理の「支払い済み」タブに新しい支払いを追加する」を参照してください。

多くの会社は、CSI MasterFormat に合わせて予算コード構成を設計しています。業界、組織、またはプロジェクト環境に固有の予算コード構成を実装することを決定する会社もあります。構造に関係なく、依頼を提出して Procore 担当者にセグメント項目をインポートしてもらうことも、Procore Imports アプリケーションを使用してインポート処理を迅速化して独自のインポートを実行することもできます。

作業分解構成図の詳細については、「作業分解構成図ランディングページ」を参照してください。「作業分解構成図について」を読み、「会社の既定の作業分解構成図を作成する」および「チームでプロジェクトの作業分解構成図を作成する」の手順を確認することをお勧めします。

Procore プロジェクトで Procore のプロジェクト会計ツールを設定するときの最初のステップは、会社の 作業分解構成図を作成することです。独自のプロジェクトレベルの作業分解構成図を作成するオプションもあります。

予算ツールには、プロジェクトに関連するすべての推定費用の詳細が表示されます。最初のステップは、Procore で予算を直接作成することです (または、既存の予算をインポートすることもできます)。発注者は通常、プロジェクト契約およびさまざまな請負業者に関連する費用を管理するための内部ツールとして予算を使用します。また、完成までの推定費用を追跡し、プロジェクト全体で予算を下回っているか上回っているかを示すためにも使用されます。ただし、プライバシー上の理由から、通常、予算情報は外部の協力者には隠されています。

• 予算を設定する
• 予算をインポートする
• 予算を読み込む

会社レベルの管理者ツールを使用すると、予算ビュー (「Procore の標準予算ビューとは何ですか?」を参照) を設定できます。これは、予算を構成および表示するカスタム手法です。カスタム予算ビューには、[当初予算]、[予算変更]、[修正予算]、[予算変更保留]など、さまざまなデータ列を含めることができます。

• 新しい予算ビューを構成する

予算ツールの詳細については、「予算ランディングページ」を参照してください。

Procore のプロジェクト会計ツールは、各ツールの項目に割り当てられた関連予算コードを通じて予算ツールにデータを送信します。その結果、Procore の完了までの予測機能を使用して、各項目の推定追加費用を正確に予測できるようになります。

• 完了までの予測機能を使用する

予算ツールの詳細については、「予算ランディングページ」を参照してください。

[Budget Changes (予算変更)] 列を使用すると、予算の資金を再割り当てして、予算項目間でお金を移動できます。たとえば、ある予算コードでは予算内に収まったために費用削減があるが、別の予算コードでは予算を超えることが予想される場合、前者の予算コードから資金を引き出し、後者の予算コードに予備費として追加できます。予算変更は、予算ツールにのみ表示されるため、外部のチーム メンバーまたは建材業者には内部の予算調整が表示されません。しかし、建設の過程全体を通じて予算項目のバランスを戦略的に調整して、確実に予算内に収めるためのより良い方法が得られます。

• 予算変更を作成する

予算ツールの詳細については、「 予算ランディングページ」を参照してください。

Procore の高度なキャッシュフロー予測ビューを使用すると、カスタマイズされた高度なキャッシュフロー予測ビューを作成し、それらのビューをプロジェクト予算に割り当てることで、会社は予算値を先の数か月にわたって分散して、プロジェクトチームが潜在的な費用条件を評価できるようにすることができます。注意すべき重要な点は、以下のとおりです:

• 会社の Procore 管理者は、会社レベルの管理者ツールでシステムの既定の「Procore 標準予測」ビュー (「Procore 標準予測ビューについて」を参照) を使用して、カスタマイズされたキャッシュフロー予測テンプレートを作成できます。
• 列を構成し、ビューをプロジェクトに割り当てる手順は、予算ビューの作成に使用する手順と似ていますが、予算ツールで使用できる新しい [キャッシュフロー予測] タブで使用するために特別に調整されています。ガイドラインについては、「新しいキャッシュフロー予測ビューを設定する」を参照してください。

直接費は、委託契約・発注管理に関連せずに事業で発生する費用です (償還可能な経費や諸経費など)。ユーザーが Procore で作成できるさまざまな種類の直接費には、請求書、支出、賃金があります。請求書は、建材業者から受領しますが、その建材業者との委託契約・発注に関連付けられていない費用です。支出は、コンピュータ、電話、交通費など、会社からプロジェクトに割り当てられた費用を追跡するために使用されます。また、毎月の賃金費用を追跡し、予算コードごとに分類して、賃金が予算に毎月反映されるようにすることもできます。

• 直接費を作成する

直接費管理ツールの詳細については、「直接費管理ランディングページ」を参照してください。

上流部門の予算承認要件を持つ発注者 (または社内総合工事業者) は、多くの場合、上流部門の契約と請求書を設定するために資金調達ツールを使用する価値を見出します。予算が設定され、プロジェクトの予算ツールに表示されれば、プロジェクトの資金調達を作成できます。ここで、すべての未収金請求書 (上流部門請求とも呼ばれます) と資金調達の変更指示を作成および管理することができます。

プロジェクトの予算と資金調達が同一である場合、または資金調達が予算の区分レベルの概要である場合、予算を使用して資金調達を作成できます。多くの場合、内部予算と外部資金調達では詳細なレベルが異なるため、資金調達は、単なる区分レベルの予算の概要ではありません。

Procore で価値表 (SOV) を直接設定することも、インポートすることもできます。構成の完了後、プロジェクト ユーザーが、変更指示または発注者への請求書を作成できるようにするには、資金調達が承認される必要があります。Procore で資金調達を管理したくない場合は、資金調達ツールを削除できます。「プロジェクト ツールの追加と削除」を参照してください。

• 資金調達を作成する
• CSV ファイルから資金調達の価値表をインポートする
• 資金調達を承認する

資金調達ツールの詳細については、「資金調達ツール」を参照してください。

資金調達ツールが無効になっている場合は、以下のリンクを参照してください:

• 会社の Procore アカウントでクライアント契約、資金調達、または元請契約ツールが無効になっている場合、予算ビューを調整するにはどうすればよいですか?
• クライアント契約、資金調達、または元請契約のツールが無効になっている場合、Procore 標準予測ビューを調整するにはどうすればよいですか?

資金調達が承認されると (または、上流部門の予算承認要件がないためにプロジェクトから資金調達ツールを削除することを選択した場合)、契約を設定できます。Procore には、発注書と下請契約の２種類の契約があります。

Procore の変更イベント ツールは、追加費用が発生する可能性があるあらゆる作業プロジェクト向けに設計されました。このツールを使用すると、実際の費用になる前に、チームが変更に伴う潜在的な費用をより深く理解するのに役立つ変更イベントを作成できます。変更イベントを作成した後、ツールを使用して見積依頼書 (RFQ) を作成できます。見積依頼書は、価格設定のために適切な下流部門協力者に送信されます。

見積依頼書が作成され、請負業者が見積もりで回答した後、チームは、提出された見積もりに基づいて変更指示を作成することもできます。変更指示の階層数 (１階層、２階層、または３階層) を設定することで、変更管理ワークフローを構成できます。変更指示の階層が増えると、ワークフローはより複雑になりますが、制御できる量は増えます。「プロジェクト会計のさまざまな変更指示の階層設定とは何ですか?」を参照してください。

委託契約・発注契約を構築した後、追加費用を考慮して変更指示を作成できます。ほとんどの発注者は、2階層の変更指示階層の使用開始を好みますが、1階層、2階層、または3階層の設定を使用するように構成するオプションも存在します。変更指示の階層が増えると、ワークフローはより複雑になりますが、制御できる量は増えます。

プロジェクトが進行し、契約が作成および承認されると、請求を依頼する協力者の招待を開始できます。Procore には２種類の請求書があります:

• 出資金請求書。お客様が銀行から資金調達を受けているプロジェクト発注者で、下請業者請求書を作成する必要がある場合、Procore の事前入力機能を使用して発注者への請求書を作成できます。Procore では、発注者への請求書で利用可能な事前入力機能を使用して、プロジェクトの承認された下請業者請求書、関連する直接費、および承認済み委託契約・発注の変更指示からすべての請求額を自動的に取り込む発注者への請求書を作成できます。Procore は、下請業者請求書または支払申請を作成する必要がある場合、そのデータを PDF にコンパイルすることもできます。
• 下請業者または請負業者の請求書。Procore の委託契約・発注管理ツールで下流契約を管理している場合 (請負業者、下請業者、その他の専門業者など)、下流部門請求書を作成することもできます。これらの請求書は、下流部門協力者が、プロジェクトの進行に応じて完了した作業に対して請求するために使用されます。

Procore での請求書管理についての詳細はこちら:

• 請求期間の管理
• 請求書送付先を発注書または下請契約に追加する
• 出資金請求書を作成する
• 下請業者に代わって請求書を作成します (この文脈では、「下請業者」とは請負業者または総合工事業者を指します)

詳細については、「委託契約・発注管理ランディングページ」および「資金調達ランディングページ」を参照してください。

発注者への請求書と下請業者請求書が承認および完了すれば、Procore で支払いを作成して、受け取り済みの支払い記録を保存できます。

• 資金調達側で作成された発注者への請求書を追跡します:
  • 出資金請求書に対する受領済みの支払いを作成する
• 委託契約・発注管理側で行われた下請業者請求書を追跡します。[発行済み支払い] タブを継続的に更新すると、予算報告書の「これまでの支払い」列が自動的に更新され、その変更が反映されます。
  • 委託契約・発注の [発行済み支払い] タブに新しい支払いを追加する

詳細については、「委託契約・発注管理ランディングページ」および「元請契約ランディングページ」を参照してください。