文書管理の入門 - 文書の権限

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概要

背景

単一の建設文書には、その存続期間中に数十回の改訂と数百回のマイナーバージョン更新が行われることがあります。これらの各改訂は、プロジェクトのさまざまな段階、目的、対象者に適しています。多くのプロジェクトでは、これらの改訂版はさまざまなフォルダーに分散しており、手動での権限管理が必要になります。ただし、Procore の文書管理ツールを使用すると、「コンテナ」内の個々の文書改訂版に対する権限を自動的に制御できます。ツールは、ステータス、段階、種類、分野などの改訂版の属性を使用して、権限を自動的に決定できます。

使い方

権限についての詳細はこちら

動画

注

ワークフローに関連する権限については、このガイドの次のセクションで説明します。

ベストプラクティス

文書管理ツールの権限を構成する前に、次の点を考慮してください:

プロジェクト文書への異なるレベルのアクセスを必要とする、プロジェクト上のユーザーロールの個別のセットとは何ですか?
これらのグループは何にアクセスでき、このアクセスを決定するにはどの文書フィールドが必要ですか?
- たとえば、プロジェクトマネージャーと文書コントローラーに、システム内のすべての文書改訂版に対する「管理者」アクセス権を付与し、現場チームには承認されたプロジェクト図面に対する「ビューア」アクセス権のみを付与することを検討できます。
文書管理ツール自体の設定を変更できるのは誰ですか?

例

Paul は文書管理チームのメンバーです。彼は会社の次の個人に権限を割り当てています:

Jake、彼の会社のもう一人の文書管理者。
彼の会社のプロジェクトマネージャー、Sarah。
コンクリート下請業者の職長を務める Matt。

プロジェクトのディレクトリツールで、Paul は、文書管理ツールのユーザーに割り当てる権限を「管理者」または「標準」レベルから選択します。

Paul は Jake と自分自身に「管理者」レベルの権限を割り当てます。
これにより、ツールを完全に制御できるようになり、文書ワークフローを対応開始および監視できるようになります。
Paul は Matt と Sarah に「標準」レベルの権限を割り当てます。
標準アクセスでツールを使用し、文書承認ワークフローに参加できます。ただし、ツール自体の設定を変更する権限はありません。

権限をさらに調整するために、Paul は、文書管理ツールで２つの異なる権限グループを使用します。

Paul は、Jake、Sarah、そして自分自身を「文書コントローラー」権限グループに追加します。
文書をアップロードして提出できるようになり、文書管理プロセスが合理化されます。
Paul は Matt を「コンクリート下請業者」権限グループに追加します:
彼には、文書のステータスに関係なく、彼の会社から発信されたすべての文書に対する「発注者」アクセス権が付与されます。さらに、他の分野に関連する建設用に発行された図面や技術提案に対する「ビューア」アクセス権も付与されます。