文書管理ツールのワークフローで文書をレビューする

ワークフローの一環として文書のレビューを依頼された場合は、文書を表示し、マークアップなどのオプションにアクセスして、回答を入力できます。「 カスタム ワークフローに回答する」を参照してください。文書管理ツールのワークフローの詳細については、「 文書管理ツールのワークフローについて」を参照してください。

• 必要なユーザー権限:

  • 次の両方が必要です。

    • 文書管理ツールに対する「標準」または「管理者」レベルの権限。

    • ワークフローのステップの担当者として追加されました。「 文書管理ツールでの権限の仕組み」を参照してください。

• 追加情報:

  • 文書を表示する権限を持つすべてのユーザーは、ワークフローが関連付けられているかどうかに関係なく、その文書を表示できます。ただし、ワークフロー パネルが表示されるのは、ワークフローのステップに割り当てられているユーザーのみです。

1. プロジェクトの [ 文書管理 ] ツールに移動します。

2. [ 文書 ] タブが表示されていることを確認します。

3. 「レビュー中」コレクションにある [ 自分に割り当て 済み] という保存済みビューをクリックします。
   メモ： これらの文書には、下部の [すべての文書] など、他の保存済みビューからアクセスすることもできます。

4. 確認したい文書をクリックします。

5. ビューアで、ワークフローアイコンをクリックします。
   これにより、ワークフローパネルが開きます。

6. オプション： マークアップを追加する場合は、マークアップ ツールバーのツールを使用します。「 文書管理ツールでマークアップを追加する」を参照してください。

7. オプション： 「ワークフローマネージャーになれる」アクセス権限がある場合は、 垂直の省略記号 アイコンをクリックして、次のアクションにアクセスできます。

   • [担当者を管理]: ワークフローのこのステップ中に他の人に文書をレビューしてもらう必要がある場合は、追加の担当者を招待できます。追加の担当者を招待するための情報を入力します。

   • ワークフローの再開: ワークフローを再起動する必要がある場合は、ワークフローを先頭に戻すことができます。[ 再起動] をクリックして確認します。
     メモ： これにより、以前に完了したすべての手順を繰り返す必要があり、以前のコメントと添付ファイルが削除されます。案件の作成後にワークフロー ステップに追加された担当者も削除されます。新しいワークフローでは、最新のテンプレートと構成が使用されます。

   • 別のワークフロー テンプレートを適用する必要がある場合は、「 文書管理ツールでワークフローを開始する」を参照してください。

   • [ワークフロー テンプレートの表示]: クリックして、 ワークフロー テンプレートの図を表示します。詳細は、サイド パネルに表示されます。

8. 文書を確認し、回答を追加する準備ができたら、[ 応答] をクリックします。
   メモ： 複数の文書に対して同じ回答を提出する場合は、「一括回答」セクションを参照してください。

9. 回答を入力してください:

   • 回答: ドロップダウン メニューから回答を選択します。

   • 添付書類: 回答に添付書類を追加する場合:

     • [ ファイルをアップロードする] または [ プロジェクトから添付] をクリックします。また、コンピュータからその領域にファイルをドラッグ&ドロップすることもできます。

     • 1つ以上のファイルを選択し、[ 添付] をクリックします。

   • [回答理由]: 必要に応じて、回答を説明するコメントを入力します。

10. 回答を送信する準備ができたら、[ 送信] をクリックします。

    ヒント

    回答を提出すると、あなたの名前は文書管理リストビューの「保留中の担当者」列に表示されなくなります。これにより、現在のワークフロー ステップのアクションが完了したことが確認されます